长宁区采购复印机制度

PAGE长宁区采购复印机制度总则目的为规范长宁区复印机采购行为，确保复印机采购工作的科学性、合理性、公正性和透明度，提高复印机采购资金使用效益，满足区内各部门办公需求，特制定本制度。适用范围本制度适用于长宁区行政区域内各机关、事业单位、社会团体等组织（以下统称“各单位”）复印机的采购活动。基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保采购活动合法合规。2.需求导向原则：根据各单位实际办公需求，合理确定复印机的规格、型号、数量等，避免盲目采购。3.公平公正原则：采购过程中遵循公平、公正的原则，保障各供应商平等参与竞争，维护市场秩序。4.效益优先原则：在满足办公需求的前提下，注重采购成本效益，提高资金使用效率。采购预算管理预算编制1.各单位应根据本单位办公业务量、复印机使用状况等因素，科学合理地编制复印机采购预算。预算编制应明确复印机的功能要求、数量、预计采购金额等内容。2.采购预算应纳入本单位年度财务预算体系，按照规定的程序进行申报、审核和批准。预算调整1.在预算执行过程中，如因特殊情况需要调整复印机采购预算，各单位应按照本单位财务预算调整的相关规定，提出调整申请。2.调整申请应详细说明调整的原因、调整的内容以及对预算执行的影响等，并经本单位内部审批后，报相关财政部门或主管部门审核批准。采购需求确定需求调研1.各单位应定期开展复印机使用需求调研，了解本单位各部门复印机的使用频率、复印量、纸张规格、色彩需求等实际情况，并收集使用人员的意见和建议。2.需求调研可采用问卷调查、实地访谈、召开座谈会等多种方式进行，确保调研结果真实、准确、全面。需求分析与评估1.根据需求调研结果，各单位应组织相关人员对复印机的需求进行分析和评估，结合本单位办公业务发展规划，确定复印机的功能、性能、配置等具体要求。2.在需求分析与评估过程中，可以邀请专业技术人员、设备使用人员等参与，充分听取各方意见，确保需求确定的科学性和合理性。需求文件编制1.各单位应根据需求分析与评估结果，编制复印机采购需求文件。需求文件应包括项目概述、采购需求明细、技术规格要求、售后服务要求等内容。2.采购需求明细应明确复印机的品牌、型号、数量、颜色、纸张处理能力、复印速度、打印速度、扫描分辨率等具体参数；技术规格要求应详细描述复印机的功能特点、性能指标、兼容性等；售后服务要求应明确售后服务内容、响应时间、维修期限等。采购方式选择公开招标1.符合下列情形之一的复印机采购项目，应采用公开招标方式：采购金额达到规定标准以上：采购复印机单项或批量金额达到长宁区政府集中采购目录及标准规定的公开招标限额标准的项目。采购项目具有较大影响力：涉及重要办公业务、社会关注度高的复印机采购项目。2.公开招标应按照《中华人民共和国政府采购法》及相关法律法规规定的程序进行，通过发布招标公告、发售招标文件、开标、评标、定标等环节，确定中标供应商，并签订采购合同。邀请招标1.符合下列情形之一的复印机采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性：因复印机的技术复杂或者有特殊要求，只能从有限范围的供应商处采购的项目。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大：公开招标方式所需时间和费用与采购项目的价值不成比例，且采用邀请招标方式更能满足采购需求的项目。2.采用邀请招标方式的，采购人应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书，按照规定的程序进行开标、评标、定标等工作。竞争性谈判1.符合下列情形之一的复印机采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立：公开招标或邀请招标失败后，需要重新组织采购的项目。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求：复印机的技术参数具有一定的复杂性，难以在采购文件中明确详细规格或具体要求的项目。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要：因工作急需，需要尽快采购复印机以满足办公需求的项目。不能事先计算出价格总额：复印机采购项目的价格受到多种因素影响，难以事先准确计算出价格总额的项目。2.采用竞争性谈判方式的，采购人应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、价格、服务等条款进行谈判，并确定成交供应商。单一来源采购1.符合下列情形之一的复印机采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购：复印机的品牌、型号等具有唯一性，市场上只有一家供应商能够提供的项目。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购：因突发紧急事件，急需采购复印机以保障办公正常运转，且无法从其他供应商处及时采购的项目。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十：为保证复印机的使用配套性和服务一致性，需要从原供应商处继续采购少量复印机的项目。2.采用单一来源采购方式的，采购人应组织专业人员进行论证，并报经财政部门或主管部门批准后，与单一供应商协商确定成交价格，并签订采购合同。询价1.采购复印机单项或批量金额较小，且规格、标准统一，可以采用询价方式采购。2.采用询价方式的，采购人应向三家以上的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。采购程序采购申请与审批1.各单位根据复印机采购需求确定情况，填写复印机采购申请表。采购申请表应包括采购项目名称、采购预算金额、采购需求明细、采购方式建议等内容。2.采购申请表经本单位内部相关部门审核、主管领导审批后，报财政部门或主管部门备案（如需）。采购委托与代理1.各单位自行采购复印机的，应按照本制度规定的采购程序组织实施采购活动。2.各单位委托集中采购机构或采购代理机构采购复印机的，应与受托机构签订委托代理协议，明确双方的权利和义务。受托机构应按照委托代理协议及相关法律法规规定，组织实施采购活动。采购文件编制与发布1.根据采购方式的不同，编制相应的采购文件。采购文件应包括采购公告（招标公告、谈判公告、询价公告等）、招标文件、谈判文件、询价通知书等。2.采购文件应明确采购项目的基本情况、采购需求、采购程序、评审标准、合同条款等内容，确保供应商能够清楚了解采购项目要求。3.采购文件应按照规定的程序进行审核、批准后，及时发布。公开招标、邀请招标的采购公告应在指定的媒体上发布；竞争性谈判、询价等采购项目的采购文件应向符合资格条件的供应商发出。供应商资格审查1.采购人或采购代理机构应按照采购文件规定的资格条件，对供应商进行资格审查。资格审查内容包括供应商营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或统一社会信用代码证）、法定代表人授权书、产品代理授权书、业绩证明材料、售后服务承诺等。2.通过资格审查的供应商应具备承担采购项目的能力、良好的商业信誉和健全的财务会计制度，具有履行合同所必需的设备和专业技术能力，有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录，在经营活动中没有重大违法记录等。开标、谈判、询价等采购活动组织1.公开招标、邀请招标项目应按照规定的时间、地点组织开标活动。开标时，应邀请所有投标人参加，由投标人或其推选的代表检查投标文件密封情况，经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。2.竞争性谈判项目应组织谈判小组与供应商进行谈判。谈判小组应与供应商就采购项目的技术、价格、服务等条款进行谈判，并要求供应商在规定时间内进行报价和最终报价。谈判过程中，谈判小组应记录谈判情况，并要求供应商对谈判过程中提出异议的内容进行书面澄清或说明。3.询价项目应组织询价小组向供应商发出询价通知书，要求供应商一次报出不得更改的价格。询价小组应根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。评审与定标1.公开招标、邀请招标项目应组建评标委员会进行评标。评标委员会应按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审，并向采购人推荐中标候选人。采购人根据评标委员会推荐的中标候选人确定中标供应商。2.竞争性谈判项目谈判小组应根据谈判情况，对供应商的报价、技术方案、服务承诺等进行综合评审，并按照谈判文件规定的成交标准确定成交供应商。3.询价项目询价小组应根据询价情况，对供应商的报价进行比较和评估，确定成交供应商。采购合同签订1.采购人应在中标、成交供应商确定之日起三十日内，按照采购文件确定的事项与中标、成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目概况、采购标的、数量、价格、质量标准、履行期限、地点和方式、验收要求、售后服务、违约责任等条款。2.采购合同签订后，采购人应将采购合同副本报财政部门或主管部门备案（如需）。采购验收验收准备1.采购人应在复印机到货前，制定验收方案。验收方案应包括验收人员组成、验收时间安排、验收内容和标准、验收程序等内容。2.验收人员应包括采购人代表、专业技术人员、设备使用人员等，确保验收工作的专业性和公正性。验收实施1.复印机到货后，采购人应按照验收方案组织验收。验收内容包括复印机的品牌、型号、规格、数量是否与采购合同一致，外观是否完好，设备性能是否符合采购文件要求，随机附件、资料是否齐全等。2.验收过程中，验收人员应按照验收标准进行检查和测试，并填写验收报告。验收报告应包括验收项目、验收结果、验收结论等内容。验收结果处理1.验收合格的，采购人应出具验收合格证明，并按照采购合同约定支付采购款项。2.验收不合格的，采购人应及时与供应商联系，要求供应商限期整改或更换设备。整改或更换后的设备经再次验收合格后，采购人应支付采购款项；如供应商拒绝整改或更换，采购人应按照采购合同约定追究供应商的违约责任。售后服务管理售后服务要求1.采购人应在采购文件中明确复印机的售后服务要求，包括售后服务内容、响应时间、维修期限、保修期限、技术培训等。2.售后服务内容应包括复印机的日常维护保养、故障维修、配件更换、软件升级等；响应时间应明确供应商接到维修通知后到达现场的时间；维修期限应规定复印机维修所需的最长时间；保修期限应按照国家相关规定和行业惯例确定；技术培训应包括对采购人使用人员的操作培训、维护培训等。售后服务监督与考核1.采购人应建立售后服务监督机制，定期对供应商的售后服务质量进行检查和评估。检查和评估内容包括售后服务响应时间、维修质量、配件供应情况、技术培训效果等。2.采购人可根据售后服务监督与考核结果，对供应商进行相应的奖惩。对售后服务质量好的供应商，可在后续采购项目中给予优先考虑；对售后服务质量差的供应商，可责令其限期整改，情节严重的，可终止采购合同，并追究其违约责任。采购档案管理档案内容1.复印机采购档案应包括采购项目的相关文件、资料、记录等，具体内容如下：采购申请与审批文件：采购申请表、内部审核意见、主管领导审批文件等。采购文件：采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书、投标文件、报价文件、谈判记录、询价记录等。供应商资格审查文件：供应商营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或统一社会信用代码证）、法定代表人授权书、产品代理授权书、业绩证明材料、售后服务承诺等。开标、谈判、询价等采购活动记录：开标记录、谈判记录、询价记录等。评审与定标文件：评标委员会评标报告、谈判小组谈判报告、询价小组询价报告、中标通知书、成交通知书等。采购合同：采购合同正本、副本。验收文件：验收方案、验收报告、验收合格证明等。售后服务文件：售后服务协议、售后服务记录、售后服务监督与考核文件等。其他相关文件：与采购项目有关的其他文件、资料，如会议纪要、往来函件等。档案整理与保管1.采购人应指定专人负责复印机采购档案的整理和保管工作。采购档案应按照项目类别、时间顺序进行分类整理，建立档案目录，便于查询和检索。2.采购档案应妥善保管，保管期限按照国家相关规定执行。一般情况下，采购档案的保管期限为自采购项目结束之日起十五年。档案查阅与使用1.因工作需要查阅采购档案的，应填写档案查阅申请表，经采购人相关部门负责人批准后，方可查阅。查阅人员应在指定地点查阅档案，并遵守档案查阅的相关规定，不得擅自涂改、抽取、销毁档案内容。2.如需复印、复制采购档案内容的，应经采购人档案管理部门负责人批准，并按照规定办理相关手续。复印、复制的档案内容应与原件一致，并加盖档案管理部门印章。监督与检查内部监督1.各单位应建立健全复印机采购内部监督机制，加强对采购活动的全过程监督。内部监督部门应定期对采购项目进行检查，重点检查采购程序是否合规、采购文件是否规范、采购过程是否公正、采购结果是否合理等。2.内部监督部门在检查过程中发现问题的，应及时提出整改意见，并督促相关部门进行整改。对违反采购制度的行为，应按照本单位有关规定追究相关人员的责任。财政监督1.财政部门应加强对复印机采购项目的监督管理，对采购活动进行不定期检查。检查内容包括采购预算执行情况、采购方式选择是否合规、采购