银行采购管理制度

PAGE银行采购管理制度一、总则（一）目的为规范银行采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于银行内部各部门及分支机构的采购活动，涵盖各类物资采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不偏袒、不歧视。3.公开透明原则：采购信息应公开透明，除涉及商业秘密外，采购流程、采购结果等应向相关部门和人员公开。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。5.诚信原则：采购活动各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构银行设立采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会由行领导、相关部门负责人等组成，其职责包括：1.审议采购政策、制度和流程。2.审批重大采购项目的采购方案。3.监督采购活动的执行情况。（二）采购管理部门及其职责银行指定专门的采购管理部门，负责采购活动的组织、协调和管理。采购管理部门的职责如下：1.制定和完善采购管理制度、流程和标准。2.编制采购计划，组织采购项目的实施。3.建立和管理供应商库，负责供应商的选择、评估和管理。4.负责采购合同的签订、履行和监督。5.协调处理采购过程中的争议和纠纷。6.根据采购项目的特点和需求，选择合适的采购方式，并组织实施。（三）需求部门及其职责各需求部门负责提出采购需求，配合采购管理部门开展采购工作。其职责包括：1.根据业务发展需要，准确提出采购需求，包括采购物资或服务的规格、数量、质量要求等。2.参与采购项目的评审和验收工作。3.提供采购项目相关技术支持和业务指导。（四）监督部门及其职责银行内部审计、纪检监察等部门负责对采购活动进行监督检查。其职责包括：1.监督采购管理制度的执行情况。2.检查采购项目的合规性、公正性和效益性。3.受理对采购活动的投诉和举报，对违规行为进行调查处理。三、采购计划管理（一）采购计划的编制1.各需求部门应根据业务发展规划、预算安排和实际工作需要，定期编制采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额、采购时间等内容。2.采购管理部门负责汇总各需求部门的采购计划，结合银行整体资源状况和资金安排，对采购计划进行审核和平衡，编制年度采购计划和月度采购计划。3.采购计划应报采购决策委员会审批后实施。（二）采购计划的调整1.在采购计划执行过程中，因业务发展变化、市场环境变化等原因需要调整采购计划的，需求部门应及时提出调整申请，并说明调整原因和调整内容。2.采购管理部门对调整申请进行审核，报采购决策委员会审批后，对采购计划进行相应调整。四、采购方式选择（一）公开招标1.公开招标是指招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标。2.达到下列标准之一的采购项目，应当采用公开招标方式：货物类：单项采购金额达到[X]万元以上。服务类：单项采购金额达到[X]万元以上。工程类：单项采购金额达到[X]万元以上。3.采用公开招标方式的采购项目，采购管理部门应按照相关法律法规和行业标准，编制招标文件，并发布招标公告。招标公告应在指定的媒体上发布，公告期不得少于[X]个工作日。4.潜在投标人应在规定的时间内报名并购买招标文件。采购管理部门对报名的潜在投标人进行资格审查，确定合格投标人名单。5.采购管理部门组织开标、评标和定标工作。评标委员会由招标人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，推荐中标候选人。招标人根据评标委员会的推荐意见，确定中标人，并向中标人发出中标通知书。（二）邀请招标1.邀请招标是指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式的采购项目，采购管理部门应从供应商库中选择不少于[X]家符合条件的供应商，向其发出投标邀请书。投标邀请书应明确采购项目的基本情况、投标要求、投标时间等内容。4.被邀请的供应商应在规定的时间内投标。采购管理部门组织开标、评标和定标工作，评标和定标程序与公开招标相同。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人或采购代理机构通过与多家供应商（不少于三家）进行谈判，最后从中确定中标供应商的一种采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.采用竞争性谈判方式的采购项目，采购管理部门应成立谈判小组，谈判小组由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为三人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。谈判小组制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。4.采购管理部门邀请不少于三家符合条件的供应商参加谈判。谈判小组与供应商分别进行谈判，在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应以书面形式通知所有参加谈判的供应商。5.谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价。谈判小组根据谈判文件规定的评定成交的标准，对供应商的最后报价进行评审，确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3．采用单一来源采购方式的采购项目，采购管理部门应组织相关人员进行论证，形成论证意见。论证意见应包括采购项目的必要性、单一来源供应商的唯一性、采购价格的合理性等内容。4．采购管理部门将论证意见报采购决策委员会审批。经审批同意后，采购管理部门与单一来源供应商进行谈判，确定采购价格和合同条款，签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采用询价方式的采购项目，采购管理部门应向不少于三家符合条件的供应商发出询价通知书，询价通知书应包括采购项目的基本情况、询价要求、报价时间等内容。4.供应商应在规定的时间内报价。采购管理部门对供应商的报价进行比较，选择报价最低且符合采购要求的供应商作为成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书。五、采购流程（一）采购申请需求部门根据采购计划，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、采购时间等内容，并提交相关证明材料。采购申请表应经部门负责人审核签字后，报采购管理部门。（二）采购审批采购管理部门收到采购申请表后进行初审，并根据采购项目的金额和性质进行分级审批：1.对于金额较小的采购项目，由采购管理部门负责人审批。2.对于金额较大的采购项目，采购管理部门初审后报采购决策委员会审批。（三）采购实施1.确定采购方式：采购管理部门根据采购项目的特点和需求，按照本制度规定的采购方式选择标准，确定采购方式。2.编制采购文件：采购管理部门根据采购方式和采购项目的要求编制采购文件，采购文件应包括采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同草案等内容。3.发布采购信息：对于公开招标、邀请招标等采购方式，采购管理部门应在指定的媒体上发布采购信息；对于竞争性谈判、单一来源采购、询价等采购方式，采购管理部门应向符合条件的供应商发出采购文件或询价通知书。4.组织采购活动：采购管理部门按照采购文件的要求组织开标、评标、谈判、询价等采购活动，确保采购活动的公平、公正、公开。5.确定中标或成交供应商：采购评审小组根据采购文件规定的评标标准和方法进行评审，确定中标或成交供应商，并向中标或成交供应商发出中标或成交通知书。（四）合同签订采购管理部门与中标或成交供应商签订采购合同，采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、质量要求、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等条款。采购合同签订后，应报法律合规部门审核备案。（五）验收付款1.验收：采购项目到货后，需求部门应及时组织验收。验收人员应按照采购合同和相关标准对采购物资或服务的数量、质量、规格等进行验收，并填写验收报告。验收合格的，验收人员应签字确认；验收不合格的，应及时与供应商协商解决。2.付款：采购管理部门根据验收报告和采购合同，办理付款手续。付款申请应经采购管理部门负责人审核签字后，报财务部门审核付款。财务部门应按照合同约定的付款方式和时间进行付款。六、供应商管理（一）供应商准入1.采购管理部门建立供应商库，明确供应商准入条件。供应商准入条件应包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、售后服务等方面。2.潜在供应商向采购管理部门提交供应商准入申请，提供相关证明材料。采购管理部门对供应商准入申请进行审核，实地考察供应商的生产经营情况，符合准入条件的，将其纳入供应商库。（二）供应商评估1.采购管理部门定期对供应商进行评估，评估内容包括供应商的供货质量、交货期执行情况、价格水平、售后服务等方面。2.评估方式可采用问卷调查、实地考察、数据分析等多种方式。采购管理部门根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。（三）供应商淘汰对于出现下列情形之一的供应商，采购管理部门应将其从供应商库中淘汰：1.提供的产品或服务质量不合格，且经过整改仍不符合要求的。2.交货期严重延误，影响银行正常业务开展的。3.价格不合理，且拒绝调整的。4.售后服务差，客户投诉较多的。5.存在商业贿赂等违法违规行为的。（四）供应商激励采购管理部门对优秀供应商给予适当的激励措施，如优先采购、增加采购份额、给予价格优惠等，以提高供应商的积极性和合作意愿良好的合作关系。七、采购风险管理（一）风险识别与评估采购管理部门应定期对采购活动进行风险识别与评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约风险、采购价格波动风险、采购质量风险、法律合规风险等，并评估风险发生的可能性和影响程度。（二）风险应对措施1.供应商违约风险：加强对供应商的管理和监督，在采购合同中明确违约责任条款，要求供应商提供履约保证金或担保。2.采购价格波动风险：建立采购价格监测机制，关注市场价格动态，与供应商协商签订价格调整条款，或采用套期保值等方式规避价格风险。3.采购质量风险：加强采购过程中的质量控制，严格验收程序，要求供应商提供质量保证承诺和售后服务承诺。4.法律合规风险：加强对采购人员的法律法规培训，确保采购活动符合法律法规和行业标准要求，在采购合同签订前进行法律审核。（三）风险监