银泰商业集团采购制度

PAGE银泰商业集团采购制度一、总则（一）目的本采购制度旨在规范银泰商业集团（以下简称“集团”）的采购行为，确保采购活动的合法性、合规性、经济性和有效性，保障集团业务的顺利开展，实现集团利益最大化。（二）适用范围本制度适用于集团总部及下属各子公司、分公司的采购活动，包括但不限于商品采购、服务采购、工程采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.合规性原则：严格按照集团内部规定和流程进行采购操作，确保采购过程透明、公正、公平。3.经济性原则：在满足业务需求的前提下，充分考虑采购成本，通过合理的采购策略和谈判技巧，降低采购价格，提高采购效益。4.有效性原则：采购的商品、服务和工程应符合集团业务要求，具备良好的质量和性能，能够有效支持集团业务的开展。5.诚信原则：在采购活动中，坚持诚实守信，与供应商建立良好的合作关系，维护集团的商业信誉。二、采购组织与职责（一）采购决策机构集团设立采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会由集团高层管理人员、相关部门负责人等组成，其职责包括：1.审议采购战略和政策；2.审批重大采购项目的采购方案；3.协调采购过程中的重大问题；4.监督采购制度的执行情况。（二）采购执行部门集团设立采购中心，作为采购活动的执行部门。采购中心负责具体的采购业务操作，其职责包括：1.制定采购计划和预算；2.寻找、筛选和评估供应商；3.组织采购谈判和合同签订；4.跟踪采购合同的执行情况；5.处理采购过程中的相关问题。各部门职责1.需求部门：负责提出采购需求，明确采购商品、服务或工程的规格、数量、质量要求等，并对采购结果进行验收。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的使用，参与采购合同的审核，确保采购资金的安全和合理使用。3.法务部门：负责审核采购合同，提供法律意见，确保采购合同的合法性和有效性，处理采购过程中的法律纠纷。4.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，检查采购制度的执行情况，防范采购风险。三、采购流程（一）采购需求提出1.需求部门根据业务发展需要，填写《采购需求申请表》，详细说明采购商品、服务或工程的名称、规格、数量、质量要求、交货时间、预算金额等信息。2.《采购需求申请表》经需求部门负责人审核签字后，提交给采购中心。（二）采购计划制定1.采购中心收到《采购需求申请表》后，对需求进行汇总和分析，结合库存情况、市场供应情况等因素，制定采购计划。2.采购计划应明确采购项目的名称、规格数量采购时间、采购方式等内容，并报采购决策委员会审批。（三）供应商选择与评估1.采购中心根据采购计划，通过多种渠道寻找潜在供应商，如供应商推荐、行业网站、招标平台等。2.对潜在供应商进行资格审查，包括营业执照、资质证书、业绩情况、信誉状况等，筛选出符合要求的供应商名单。3.采购中心组织相关人员对入围供应商进行实地考察或评估，了解供应商的生产能力、质量控制、售后服务等情况，并填写《供应商评估表》。4.根据供应商评估结果，建立供应商档案，对供应商进行分类管理，选择优质供应商作为长期合作对象。（四）采购谈判与合同签订1.采购中心与选定的供应商进行采购谈判，就采购价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款进行协商达成一致后，起草采购合同草案。2.采购合同草案经法务部门审核通过后，提交给采购决策委员会审批。3.采购决策委员会审批通过后，采购中心与供应商签订正式采购合同，并加盖集团公章。（五）采购执行与验收1.采购中心根据采购合同的约定，向供应商下达采购订单，跟踪采购订单的执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。2.需求部门在收到采购商品、服务或工程后，按照合同约定的质量标准进行验收。验收合格后，填写《验收报告》；验收不合格的，采购中心应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取整改措施或重新提供货物，直至验收合格。（六）采购付款1.采购中心根据采购合同和验收报告，填写《付款申请单》并附上相关凭证，提交给财务部门审核。2.财务部门审核通过后，按照合同约定的付款方式和时间，办理付款手续。四、采购方式（一）招标采购1.适用范围：对于金额较大、技术复杂、竞争激烈的采购项目，应采用招标采购方式。2.招标程序：采购中心发布招标公告，邀请潜在供应商参加投标；供应商报名并领取招标文件；采购中心组织开标、评标和定标，确定中标供应商；采购中心与中标供应商签订采购合同。（二）竞争性谈判采购1.适用范围：对于采购时间紧迫、采购需求规格和技术要求复杂且存在一定不确定性的采购项目，可采用竞争性谈判采购方式。2.谈判程序：采购中心确定谈判供应商名单，并向其发出谈判邀请；供应商提交响应文件，采购中心组织谈判小组与供应商进行谈判；谈判小组根据谈判情况，确定成交供应商；采购中心与成交供应商签订采购合同。（三）询价采购1.适用范围：对于采购金额较小、规格标准统一、市场货源充足的采购项目，可采用询价采购方式。2.询价程序：采购中心向多家供应商发出询价函，要求供应商报价；供应商在规定时间内提交报价文件；采购中心对供应商的报价进行比较和评估选择报价最低且符合要求的供应商作为成交供应商；采购中心与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用范围特殊情况下，如只能从唯一供应商处采购、发生不可预见的紧急情况等，可采用单一来源采购方式。2.采购程序：采购中心提出单一来源采购申请，说明采购理由和供应商情况；采购申请经采购决策委员会审批通过后，采购中心与供应商进行协商谈判，签订采购合同。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购中心定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在风险，如供应商违约、质量问题、价格波动、法律纠纷等。2.根据风险发生的可能性和影响程度，对风险进行评估和排序，确定重点关注的风险领域。（二）风险应对措施1.对于供应商违约风险，采购中心应在采购合同中明确违约责任条款，加强对供应商的监督和管理，定期对供应商进行评估和考核，确保供应商按时、按质履行合同义务。2.对于质量问题风险，采购中心应加强对采购商品、服务和工程的质量控制，要求供应商提供质量保证文件，在验收环节严格把关，对不合格产品及时进行处理。3.对于价格波动风险，采购中心应密切关注市场价格动态，建立价格预警机制，通过与供应商协商签订价格调整条款、采用套期保值等方式，降低价格波动对采购成本的影响。4.对于法律纠纷风险，采购中心应加强对采购合同的审核和管理，确保合同条款合法合规有效，在发生法律纠纷时，及时咨询法务部门意见，通过合法途径解决纠纷。（三）风险监控与预警1.采购中心建立风险监控机制定期对采购风险进行监控和评估及时发现风险变化情况并采取相应的应对措施。2.采购中心设置风险预警指标如供应商交货延迟率、产品不合格率、采购成本超支率等当指标达到预警值时及时发出预警信号提醒相关部门采取措施防范风险。六、采购监督与审计（一）内部监督1.审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购制度的执行情况，包括采购流程的合规性、采购合同的签订与执行情况、采购资金的使用情况等。2.审计部门发现问题后，应及时提出整改意见，要求采购中心和相关部门进行整改，并跟踪整改情况。（二）外部监督1.集团应积极接受政府有关部门的监督检查，配合相关部门开展的专项检查、审计等工作。2.集团应