铜陵学院采购制度

PAGE铜陵学院采购制度一、总则1.目的为了规范铜陵学院的采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和学校实际情况，制定本制度。2.适用范围本制度适用于铜陵学院各部门、各单位使用财政性资金、自有资金及其他资金进行的货物、工程和服务采购活动。3.基本原则合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定，严格按照法定程序进行。公开、公平、公正原则：采购信息应公开透明，采购过程应公平对待所有供应商，确保采购结果公正合理。效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，提高资金使用效益。诚信原则：采购当事人应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责1.采购管理部门铜陵学院设立采购管理部门，负责全校采购工作的统一管理和协调。其主要职责包括：制定和完善学校采购管理制度、流程和标准。根据学校需求，编制年度采购计划，并组织实施。建立和管理供应商库及采购信息平台。审核采购项目的采购方式、采购文件等。监督采购活动的执行情况，处理采购过程中的投诉和质疑。2.采购需求部门采购需求部门负责提出采购项目的需求，包括货物的规格、数量、技术要求，工程的建设内容、质量标准，服务的范围、要求等，并对采购项目的技术、质量等负责。其主要职责包括：根据学校事业发展规划和实际工作需要，提出采购项目申请。参与采购文件的编制和审核，提供技术支持和需求说明。配合采购管理部门进行采购项目的评审、验收等工作。3.采购评审小组采购评审小组由学校相关部门人员、专业技术人员等组成，负责对采购项目的供应商资格、采购文件、投标文件等进行评审，提出评审意见和建议。其主要职责包括：审查供应商的资格条件和信誉情况。对采购文件进行审查，提出修改意见。对投标文件进行评审，推荐中标候选人或成交供应商。参与采购项目的谈判、询价等工作。4.采购监督部门铜陵学院设立采购监督部门，对采购活动进行全程监督。其主要职责包括：监督采购管理制度和流程的执行情况。受理采购过程中的投诉和举报，对违规行为进行调查处理。对采购项目的资金使用情况进行监督检查。三、采购预算管理1.预算编制采购需求部门应根据学校事业发展规划和年度工作计划，结合实际需求，编制采购项目预算。采购预算应明确采购项目的名称、内容、数量、金额等，并按照学校财务预算编制的要求和程序进行申报。2.预算审核采购管理部门对采购需求部门提交的采购预算进行审核，重点审核预算的合理性、准确性和完整性。审核通过后的采购预算报学校财务部门，纳入学校年度财务预算。3.预算执行采购项目应严格按照批准的预算执行，不得超预算采购。如因特殊原因需要调整预算的，应按照学校预算调整的规定和程序进行申报和审批。四、采购方式1.公开招标公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标，从中择优选择中标供应商的采购方式。达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式采购。2.邀请招标邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.竞争性谈判竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，从中确定成交供应商的采购方式。符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。4.单一来源采购单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物或者服务的采购方式。符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式采购：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。5.询价询价是指采购人向三家以上潜在的供应商发出询价单，对供应商一次性报出的价格进行比较，从中确定成交供应商的采购方式。采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。五、采购程序1.采购申请采购需求部门根据实际工作需要，填写《铜陵学院采购项目申请表》，详细说明采购项目的名称、规格、数量、技术要求、预算金额、采购方式等内容，并提交相关证明材料。采购申请应经部门负责人审核签字后，报采购管理部门。2.采购审批采购管理部门收到采购申请后，对采购项目的必要性、可行性、采购方式等进行审核。审核通过后，报学校分管领导审批。重大采购项目需报学校党委常委会或校长办公会审议批准。3.采购文件编制采购管理部门根据采购项目的特点和要求，组织编制采购文件。采购文件应包括采购公告或采购邀请书、采购需求、采购评审标准、采购合同文本等内容。采购文件应明确采购项目的技术规格、质量标准、交货时间、售后服务等要求，确保采购项目的质量和效益。4.发布采购信息采购管理部门按照规定的采购方式，通过学校官网、政府采购网等渠道发布采购信息。公开招标采购项目应发布招标公告，邀请招标采购项目应发布投标邀请书，竞争性谈判、单一来源采购和询价采购项目应发布采购公告或采购邀请书，并注明采购项目的名称、内容、采购方式、供应商资格条件、采购文件获取方式、投标截止时间、开标时间及地点等信息。5.供应商报名与资格审查供应商应在规定的时间内，按照采购文件的要求报名参加采购项目。采购管理部门对报名供应商的资格条件进行审查，审查合格的供应商方可参与采购项目的投标或谈判等活动。6.采购评审采购评审小组按照采购文件规定的评审标准和方法，对供应商的投标文件或谈判响应文件进行评审。评审过程应客观、公正、公平，记录评审过程和结果，并出具评审报告。评审报告应包括采购项目基本情况、评审过程、评审结果、推荐的中标候选人或成交供应商等内容。7.中标（成交）供应商确定采购管理部门根据评审报告，确定中标（成交）供应商，并向中标（成交）供应商发出中标（成交）通知书。同时将中标（成交）结果通知所有未中标的供应商。8.采购合同签订采购需求部门与中标（成交）供应商按照中标（成交）通知书和采购文件的要求，签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括货物的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等内容。采购合同签订后，报采购管理部门备案。9.采购项目验收采购项目完成后，采购需求部门应组织相关人员对采购项目进行验收。验收内容应包括货物的数量、质量、规格、性能等，工程的建设质量、进度、安全等，服务是否满足合同要求等。验收合格后，采购需求部门应出具验收报告，并报采购管理部门备案。六、采购合同管理1.合同签订采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。合同内容应符合法律法规和采购文件的要求，包括采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务、付款方式等条款。采购合同签订后，双方应严格履行合同约定。2.合同履行采购需求部门和中标（成交）供应商应按照采购合同的约定履行各自的义务。采购需求部门应及时提供必要的协助和支持，确保采购项目顺利实施。中标（成交）供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求提供货物、工程或服务，并承担相应的违约责任。3.合同变更与解除采购合同履行过程中，如因特殊原因需要变更或解除合同的，双方应协商一致，并签订书面协议。变更或解除合同的协议应报采购管理部门备案。因变更或解除合同给对方造成损失的，应依法承担相应的赔偿责任。4.合同纠纷处理采购合同履行过程中如发生纠纷，双方应首先通过协商解决。协商不成的，可以按照合同约定的争议解决方式，通过仲裁或诉讼等途径解决。在纠纷处理过程中，双方应继续履行合同中无争议的部分。七、采购资金支付1.支付申请采购项目验收合格后，中标（成交）供应商应按照采购合同的约定，向采购需求部门提交支付申请。支付申请应包括采购合同编号、采购项目名称、金额、已支付金额、本次申请支付金额等内容，并附验收报告、发票等相关证明材料。2.支付审核采购需求部门对中标（成交）供应商提交的支付申请进行审核，审核通过后报采购管理部门。采购管理部门对支付申请的合规性进行审核，审核通过后报学校财务部门。学校财务部门按照财务管理制度和采购合同的约定，对支付申请进行审核，审核无误后办理支付手续。3.支付方式采购资金支付应按照采购合同的约定和学校财务管理制度的规定进行。支付方式包括银行转账、支票、汇票等。对于金额较大的采购项目，应采用银行转账方式支付。八、采购档案管理1.档案内容采购档案应包括采购项目申请、采购审批文件、采购文件、供应商报名材料、投标文件、谈判文件、评审报告、中标（成交）通知书、采购合同、验收报告、发票等与采购项目相关的所有文件和资料。2.档案整理与归档采购管理部门负责采购档案的整理和归档工作，并按照档案管理的要求，建立采购档案目录，对采购档案进行分类、编号、装订、存储等管理。采购档案应妥善保管，保存期限按照国家有关规定执行。3.档案查阅与使用因工作需要查阅采购档案的，应填写《铜陵学院采购档案查阅申请表》，经采购管理部门负责人批准后，方可查阅。查阅采购档案应在指定地点进行，查阅人员不得擅自复制、涂改、抽取、销毁采购档案。九、监督与检查1.内部监督采购监督部门应加强对采购活动的日常监督检查，重点检查采购制度的执行情况采购程序的合规性、采购文件的编制与审核、采购评审过程的公正性、采购合同的签订与履行等情况。对发现的问题及时督促整改，对违规行为依法依规进行处理。2.外部监督铜陵学院应接受财政、审计、纪检监察等部门的监督检查，积极配合相关部门开展工作，如实提供采购项目的有关资料和情况。对外部监督检查提出的意见和建议，应认真研究，及时整改落实。十、违规处理1.供应商违规处理供应商在采购活动中如有下列违规行为，采购管理部门应视情节轻重，采取警告、列入不良行为记录名单、暂停参加铜陵学院采购活动等措施，并依法依规追究其法律责任：提供虚假材料谋取中标（成交）的。采取不正当手段诋毁、排挤其他供应商的。与采购人、其他供应商或者采购代理机构恶意串通的。向采购人、采购评审小组成员行贿或者提供其他不正当利益的。在采购过程中与采购人进行协商谈判的。拒绝有关部门监督检查或者提供虚假情况的。2.采购人员违