采购双审制度

PAGE采购双审制度一、总则（一）目的为了加强公司采购管理，规范采购行为，确保采购活动合法合规、公平公正、高效透明，保障公司利益，特制定本采购双审制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购项目，包括但不限于物资采购、服务采购、工程采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不得偏袒任何一方。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。4.透明原则：采购活动应保持透明，接受公司内部监督和相关部门的检查。二、采购双审流程（一）采购申请审核1.需求部门提交申请：需求部门根据业务需要填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预算、用途等信息。2.部门负责人初审：需求部门负责人对采购申请进行初审，重点审核采购需求的合理性、必要性以及预算的准确性。初审通过后，在申请表上签字并提交至采购部门。审核要点：采购需求是否与公司业务目标相符，是否存在重复采购或不必要的采购。预算编制是否合理，是否符合公司财务规定和相关项目预算标准。对采购项目的描述是否清晰准确，技术规格、质量要求等是否明确。3.财务部门预算审核：财务部门收到采购申请表后，对采购预算进行审核。审核内容包括预算的合理性、资金来源的合规性等。审核要点：采购预算是否在公司年度预算范围内，是否有足够的资金支持。资金来源是否合法合规，是否符合公司财务管理制度。对于重大采购项目，是否进行了专项预算评估和审批。4.采购部门综合审核：采购部门对采购申请进行综合审核，结合采购需求和市场情况，评估采购的可行性和必要性。审核要点：采购项目是否符合公司采购政策和流程，是否需要进行招标、询价等采购方式。市场供应情况是否满足采购需求，是否有足够的供应商可供选择。采购时间是否合理，是否会影响公司业务的正常开展。（二）采购过程审核1.采购计划制定：采购部门根据审核通过的采购申请，制定采购计划。采购计划应明确采购方式、采购时间、采购责任人等信息。2.采购方式选择：根据采购项目的特点和金额大小，选择合适的采购方式，如公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源采购等。公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的项目。采购部门应发布招标公告，邀请符合条件的供应商参加投标。邀请招标：适用于具有特定资格要求或供应商数量有限的项目。采购部门应向特定的供应商发出邀请书，邀请其参加投标。竞争性谈判：适用于技术复杂或性质特殊，不能确定详细规格或具体要求的项目；招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目；不能事先计算出价格总额的项目。采购部门应与不少于三家的供应商进行谈判，确定成交供应商。询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的项目。采购部门应向不少于三家的供应商发出询价单，要求其报价，根据报价情况确定成交供应商。单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的项目；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。采购部门应与单一供应商进行协商，确定采购价格和条款。3.供应商选择与审核：采购部门负责供应商的选择和审核工作。供应商筛选：根据采购项目的要求，从公司供应商库或市场上筛选出潜在供应商。供应商资质审核：对潜在供应商的资质、信誉、业绩、生产能力等进行审核。审核内容包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证、业绩证明等。实地考察：对于重要的采购项目，采购部门应组织相关人员对供应商进行实地考察，了解其生产经营情况、质量管理情况、售后服务情况等。4.采购合同审核：采购部门与供应商签订采购合同前，请公司法律部门对合同条款进行审核。合同条款审核：法律部门重点审核合同的合法性、完整性、准确性、严密性等。审核内容包括合同主体资格、合同标的、数量、质量、价格、交货时间地点、付款方式、违约责任、争议解决方式等。风险评估：法律部门对合同履行过程中可能存在的风险进行评估，并提出防范措施和建议。5.采购执行监督：采购部门负责采购项目的执行监督工作。进度跟踪：定期跟踪采购项目的执行进度，及时解决执行过程中出现的问题。确保供应商按时交货、安装调试、验收等。质量检验：按照合同要求对采购货物或服务进行质量检验。对于不合格的货物或服务，应及时要求供应商进行整改或退换货。变更管理：如果采购项目发生变更，采购部门应及时与供应商协商变更事宜，并报相关部门审批。变更内容包括采购数量、规格、价格、交货时间等。（三）采购验收审核1.验收申请：采购项目完成后，采购部门应及时通知需求部门进行验收申请。需求部门填写验收申请表，详细说明采购项目的验收标准、验收方法、验收时间等信息。2.验收小组组成：由需求部门、采购部门、质量部门、使用部门等相关人员组成验收小组，对采购项目进行验收。验收小组应不少于三人。3.验收实施：验收小组按照验收申请表中的验收标准和方法，对采购项目进行实地验收。验收内容包括货物的数量、规格、质量、性能、服务等方面。4.验收报告编制：验收小组验收完成后，编制验收报告。验收报告应包括验收项目的基本情况、验收依据、验收标准、验收方法、验收结果、验收结论等内容。验收报告应由验收小组成员签字确认。5.验收审核：采购部门将验收报告提交至财务部门进行审核。财务部门重点审核验收结果是否符合合同要求，是否与采购发票金额一致等。审核通过后，办理付款手续。三、采购双审责任划分（一）需求部门责任1.负责提出准确、合理的采购需求，确保采购项目与公司业务目标相符。2.对采购申请进行初审，审核采购需求的合理性、必要性以及预算的准确性。3.参与采购项目验收工作，提供验收标准和意见。（二）采购部门责任1.负责采购项目的组织实施，包括采购计划制定、采购方式选择、供应商选择与审核、采购合同签订、采购执行监督等工作。2.对采购申请进行综合审核，结合采购需求和市场情况，评估采购的可行性和必要性。3.建立和维护供应商库，定期对供应商进行评估和更新。4.负责采购项目的档案管理，保存采购过程中的相关文件和资料。（三）财务部门责任1.对采购预算进行审核，确保采购资金的合理性和合规性。2.参与采购合同审核，重点审核付款条款和财务风险。3.根据验收报告办理付款手续，确保付款的准确性和及时性。（四）法律部门责任1.对采购合同进行审核，确保合同的合法性、完整性、准确性、严密性等。2.对采购项目可能存在的法律风险进行评估，并提出防范措施和建议。（五）验收小组责任1.按照验收标准和方法，对采购项目进行实地验收。2.编制验收报告，对验收结果负责。四、采购双审监督与检查（一）内部审计监督公司内部审计部门定期对采购双审制度的执行情况进行审计监督。审计内容包括采购申请审核流程、采购过程审核情况、采购验收审核情况、采购双审责任落实情况等。（二）纪检监察监督公司纪检监察部门对采购活动中的违规违纪行为进行监督检查。对于发现问题的，依法依规进行处理，并追究相关人员的责任。（三）供应商反馈监督建立供应商反馈机制，鼓励供应商对采购过程中的问题进行反馈。采购部门应及时处理供应商反馈的问题，并将处理结果反馈给供应商。五、采购双审制度的培训与宣传（一）培训计划人力资源部门制定采购双审制度培训计划，定期组织相关人员进行培训。培训内容包括采购双审制度的目的、流程、责任划分、监督检查等方面。（二）培训方式培训方式包括内部培训、外部培训、在线学习等多种形式。内部培训由公司内部专家或经验丰富的员工进行授课；外部培训邀请专业机构或专家进行培训；在线学习通过公司内部网络平台提供相关学习资料和课程，供员工自主学