采购双人询价制度

PAGE采购双人询价制度一、总则1.目的为规范公司采购行为，确保采购过程的公正、透明、高效，降低采购成本，保证采购物资和服务的质量，特制定本采购双人询价制度。2.适用范围本制度适用于公司内所有物资采购、服务采购等相关活动，包括但不限于原材料采购、设备采购、办公用品采购、外包服务采购等。3.基本原则公正透明原则：采购询价过程应公开、公平、公正，确保所有潜在供应商都有平等机会参与，避免暗箱操作。成本效益原则：在保证采购物资和服务质量的前提下，通过合理询价、比较，选择性价比最优的供应商，降低采购成本。质量优先原则：优先选择能够提供符合公司质量要求的物资和服务的供应商。合规合法原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规及公司相关规定。二、询价流程1.采购申请各部门根据实际需求填写采购申请表，详细注明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等信息，并经部门负责人审核签字。采购申请表提交至采购部门，采购部门对申请内容进行初步审核，确认采购需求是否合理、必要，对于不符合规定或不合理的申请，采购部门有权退回并要求申请部门重新修改完善。2.成立询价小组采购部门根据采购项目的性质、金额等因素，组建至少由两名成员组成的询价小组。询价小组成员应具备采购相关专业知识和经验，熟悉市场情况，且与供应商无利益关联。询价小组设组长一名，负责组织协调询价工作，确保询价过程的顺利进行。3.选择询价对象询价小组通过多种渠道收集潜在供应商信息，包括但不限于供应商名录、行业网站、供应商推荐、市场调研等。根据采购项目的特点和要求，从收集的供应商信息中筛选出若干家符合条件的供应商作为询价对象。选择的供应商应具有良好的信誉、稳定的生产能力和质量保证体系，能够提供满足公司需求的物资和服务。4.发出询价文件询价小组向选定的供应商发出询价文件，询价文件应包含采购物资或服务的详细规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点、报价要求等内容。询价文件应明确规定供应商的报价截止时间，并要求供应商在报价时提供详细的报价明细，包括产品单价、总价、运费、税费等各项费用。5.供应商报价供应商在收到询价文件后，应按照要求认真填写报价单，并在规定的报价截止时间前将报价单反馈给询价小组。供应商的报价应真实、准确，不得虚报价格或提供虚假信息。如有发现供应商存在报价不实等违规行为，询价小组有权取消其参与本次采购的资格。6.询价评估询价小组对各供应商的报价进行详细评估和比较，评估内容包括价格水平、产品质量、交货期可靠性、售后服务等方面。价格评估应综合考虑报价的合理性、与市场行情的比较等因素，避免单纯以价格最低作为唯一选择标准。对于质量要求较高的采购项目，应重点评估供应商的质量保证能力；对于交货期要求严格的项目，应评估供应商按时交货的可靠性。询价小组成员应根据各自的专业知识和经验，对供应商的报价及相关情况进行分析讨论，形成询价评估意见。7.确定供应商根据询价评估结果，询价小组确定最终的供应商。选择供应商应综合考虑各方面因素，确保选择的供应商能够提供性价比最优的物资和服务。确定供应商后，采购部门应及时与供应商签订采购合同，并明确双方权利义务、采购物资或服务的规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式等条款。三、询价小组职责1.组长职责负责组织询价小组开展询价工作，制定询价计划和工作流程。协调小组成员之间的工作，确保询价过程顺利进行，并及时解决询价过程中出现的问题。对询价结果进行审核和把关，确保选择的供应商符合公司利益和采购要求。代表询价小组向公司领导汇报询价工作进展情况及最终结果。2.成员职责参与询价文件的编制和审核工作，确保询价文件内容准确、完整、清晰，符合采购项目要求。按照询价计划和工作流程，积极收集潜在供应商信息，选择合适的询价对象，并及时发出询价文件。认真分析和比较各供应商的报价及相关情况，参与询价评估工作，提供专业意见和建议。协助组长完成其他与询价工作相关的任务，如与供应商沟通、实地考察供应商等。四、供应商管理1.供应商准入建立供应商准入制度，明确供应商应具备的基本条件，包括合法经营资质、良好的信誉、稳定的生产能力、质量保证体系、售后服务能力等。采购部门负责收集供应商的相关资料，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证证书、业绩证明等，并对供应商资料进行审核。对于符合准入条件的供应商，采购部门将其纳入公司供应商名录，并定期更新维护。2.供应商考核建立供应商考核机制，定期对供应商的供货质量、交货期、价格水平、售后服务等方面进行考核评价。考核方式可包括定期评估、不定期抽查、客户反馈等。采购部门负责制定供应商考核标准和评分细则，根据考核结果对供应商进行分类管理。对于考核优秀的供应商，给予一定的奖励和优先合作机会；对于考核不合格的供应商，及时发出整改通知，要求其限期整改，整改后仍不符合要求的，取消其供应商资格。3.供应商信息管理建立供应商信息数据库，并指定专人负责维护管理。供应商信息数据库应包括供应商基本信息、联系方式、经营范围、产品目录、报价记录、交货记录、考核评价记录等内容。采购部门应及时更新供应商信息数据库，确保信息的准确性和完整性。同时，应定期对供应商信息进行分析总结，为采购决策提供参考依据。五、监督与检查1.内部监督公司内部审计部门负责对采购双人询价制度的执行情况进行定期审计监督，检查询价过程是否合规、公正，采购决策是否合理、透明。审计部门有权调阅采购相关文件、资料，询问相关人员，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。公司纪检监察部门负责对采购活动中的违规违纪行为进行监督检查，严肃查处采购过程中的腐败现象，维护公司利益。2.外部监督接受供应商及其他利益相关方的监督，对于供应商及其他相关方提出的质疑和投诉，公司应认真对待，及时调查处理，并将处理结果反馈给相关方。主动接受政府监管部门、行业协会等外部机构的监督检查，积极配合相关工作，确保公司采购活动符合法律法规和行业标准要求。六、违规处理1.对于在采购询价过程中违反本制度规定的行为，如询价小组成员与供应商串通谋取私利、供应商提供虚假报价或信息等，公司将视情节轻重给予相应的处罚。2.对违规的询价小组成员，公司将给予警告、罚款、降职、撤职等处分；情节严重的，将依法追究其法律责任。3.对违规的供应商，公司将取消其供应商资格，没收其履约保证金，并要求其承担因此给公司造成的损失；情节严重的，将依法追究其法律责任。4.对于因违