采购印章使用管理制度

PAGE采购印章使用管理制度一、总则1.目的为加强公司采购印章的管理，规范采购印章的使用，防范采购业务风险，维护公司合法权益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司及所属各部门在采购活动中涉及采购印章的使用与管理。3.定义采购印章是指公司在采购业务中用于签订采购合同、协议、文件等具有法律效力的书面材料时所使用的印章，包括但不限于合同专用章、法人章（法定代表人章）等。二、采购印章的刻制与备案1.印章刻制公司采购印章的刻制由行政部门统一负责，根据公司实际需求及相关规定，选择具有资质的印章制作单位进行刻制。2.备案登记印章刻制完成后，行政部门应及时将印章的样式、规格、启用时间等信息进行详细登记，并报公司法定代表人备案。同时，将印章的备案信息抄送财务部门、采购部门等相关部门。三、采购印章的保管1.保管原则采购印章应遵循专人保管、分人分印的原则，确保印章的安全与使用规范。2.保管人员职责负责采购印章的日常保管，确保印章存放安全，防止印章被盗用、丢失或损坏。严格按照本制度规定的使用流程和审批权限使用印章，对印章使用情况进行详细登记。定期对印章进行检查，如发现印章有损坏、变形等情况，应及时报告并申请更换。3.保管地点采购印章应存放在安全可靠的专用保险柜或保管箱内，存放地点应具备防火、防盗、防潮等条件。四、采购印章的使用1.使用范围采购印章仅用于公司采购业务相关的合同签订、协议签署、文件往来等正式书面材料，不得用于其他非采购业务用途。2.使用流程申请：采购业务经办人员根据采购业务需要，填写《采购印章使用申请表》，详细注明用印事项、用印文件名称、份数、用印时间等信息，并签字确认。审批：对于一般性采购合同、协议等文件的用印，由采购部门负责人审核签字后，报分管采购业务的副总经理审批。对于重大采购项目合同、涉及金额较大的采购协议等重要文件的用印，需经采购部门负责人审核、分管采购业务副总经理审核后，报公司总经理审批。用印：经审批同意后，保管人员凭《采购印章使用申请表》在用印文件上加盖采购印章，并在《采购印章使用登记表》上记录用印时间、文件名称、用印份数、审批人等信息。3.使用要求用印文件必须内容完整、格式规范、审批手续齐全，确保用印文件的真实性、合法性和有效性。采购印章应加盖在文件规定的盖章位置，确保印章清晰、端正，不得模糊、重叠或加盖在空白处。严禁在空白合同、协议、纸张等材料上预先加盖采购印章。五、采购印章使用的监督与检查1.内部监督公司审计部门定期对采购印章的使用情况进行审计检查，重点检查印章使用是否符合本制度规定的流程和审批权限，用印文件是否真实、合法有效等。采购部门应建立内部自查机制，定期对本部门采购印章的使用情况进行自查，发现问题及时整改，并将自查情况上报公司管理层。2.外部监督积极接受政府相关部门、供应商及其他外部机构对公司采购印章使用情况的监督检查，对于提出的问题和建议，应认真对待并及时整改。六、采购印章的停用与销毁1.停用情形因公司采购业务调整、印章损坏等原因，采购印章不再使用时，应及时办理停用手续。根据法律法规或公司规定，需对采购印章进行更换或停用的其他情形。2.停用程序采购部门填写《采购印章停用申请表》，详细说明停用原因、停用时间等信息，并经采购部门负责人、分管采购业务副总经理审核后，报公司总经理审批。审批通过后，由行政部门负责收回停用的采购印章，并进行封存。3.销毁程序对于需销毁的采购印章，由行政部门会同审计部门、采购部门等相关部门共同进行鉴定，确认印章已无使用价值后，填写《采购印章销毁申请表》，报公司总经理审批。审批通过后，由行政部门选择具有资质的销毁机构进行销毁，并在销毁现场进行监督，确保印章彻底销毁。销毁完成后，销毁机构出具销毁证明，行政部门将销毁证明存档备案。七、违规责任追究1.对于违反本制度规定使用采购印章的行为，公司将视情节轻重，对相关责任人给予批评教育、警告、罚款、降职、撤职等处分；给公司造成经济损失或其他不良影响的，相关责任人应承担相应的赔偿责任；构成犯罪的，依法移送司法机关追究刑事责任。2.因保管不善导致采购印章被盗用、丢失或损坏的，保管人员应及时报告，并采取相应的补救措施。如因保管人员未