长沙市政府采购内控制度

PAGE长沙市政府采购内控制度一、总则（一）目的为了加强长沙市政府采购内部控制，规范采购行为，提高采购资金使用效益，防范采购风险，依据《中华人民共和国政府采购法》及其实施条例等相关法律法规，结合本市实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于长沙市政府采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动应当严格遵守国家法律法规和相关政策规定。2.公正性原则：采购过程应公平、公正，确保所有符合条件的供应商都有平等参与竞争的机会。3.公开性原则：采购信息应全面、及时、准确地公开，接受社会监督。4.效益性原则：在保证采购质量的前提下，追求采购资金使用效益的最大化。5.内部控制原则：建立健全内部管理制度，明确各部门职责，加强流程控制，防范采购风险。二、采购预算管理（一）预算编制1.需求部门：各采购需求部门应根据本部门工作需要和事业发展规划，科学合理地编制政府采购预算，明确采购项目的名称、规格型号、数量、技术参数、预算金额等内容。2.财务部门：财务部门负责对采购需求部门提交的采购预算进行审核，确保预算编制符合财政资金管理要求和单位财务状况。审核内容包括预算的合理性、准确性、完整性以及与单位整体预算的衔接性等。3.采购部门：采购部门参与采购预算的编制工作，提供采购市场信息和价格参考，协助需求部门和财务部门完善采购预算编制。（二）预算执行1.严格执行预算：采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得擅自调整预算。如因特殊情况确需调整预算的，应按照规定的程序报经批准。2.动态监控：建立采购预算执行动态监控机制，财务部门和采购部门应定期对采购预算执行情况进行跟踪分析，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。（三）预算调整1.调整情形：在采购预算执行过程中，如遇下列情形之一的，可以申请调整预算：采购项目发生变更；市场价格波动较大；政策调整等。2.调整程序：采购需求部门提出预算调整申请，详细说明调整的原因、内容和金额等；采购部门对调整申请进行审核，提出审核意见；财务部门对调整申请进行财务审核；报经单位领导审批后，按照规定程序报财政部门备案。三、采购组织与实施（一）采购方式选择1.公开招标：达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式。公开招标应按照法定程序进行，发布招标公告，接受潜在供应商报名，组织开标、评标、定标等活动。2.邀请招标：符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。邀请招标应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。3.竞争性谈判：符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。竞争性谈判应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购事项进行谈判。4.单一来源采购：符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。单一来源采购应与供应商进行协商，确定成交价格。5.询价：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府采购项目，可以采用询价方式采购。询价应向三家以上供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。（二）采购流程1.采购申请：采购需求部门根据工作需要，填写政府采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术参数、预算金额、采购方式等内容，并提交相关证明材料。采购申请表应经部门负责人审核签字。2.采购审批：采购申请表提交至采购部门，采购部门对采购申请进行初审，审核内容包括采购申请的合规性、采购方式的合理性、预算金额的准确性等。初审通过后，报单位领导审批。3.采购文件编制：采购部门根据采购方式和采购项目特点，编制采购文件。采购文件应包括采购公告（招标邀请书）、采购需求、采购合同条款、评标标准等内容。采购文件应符合法律法规和行业标准要求，确保公平、公正、公开。4.发布采购信息：按照规定的程序和渠道发布采购信息，公开招标项目应发布招标公告，邀请招标项目应向特定供应商发出招标邀请书，竞争性谈判、单一来源采购、询价项目应发布采购公告。采购信息应在指定的政府采购信息发布媒体上发布，确保信息的及时、准确、全面。5.供应商报名及资格审查：对于公开招标、邀请招标项目，采购部门接受潜在供应商报名，并对供应商资格进行审查。资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉状况等。只有资格审查合格的供应商才能参与投标。6.开标、评标、定标：按照采购文件规定的时间、地点组织开标、评标、定标活动。开标时，供应商应按时提交投标文件，采购部门应当众拆封投标文件，宣读投标人名称、投标价格等内容。评标时，评标委员会应按照评标标准对投标文件进行评审，推荐中标候选人。定标时，采购人根据评标委员会的推荐意见，确定中标供应商。7.签订采购合同：中标供应商确定后，采购部门应及时与中标供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格型号及数量、价格、交货时间、地点、质量标准、验收方式等内容。采购合同应符合法律法规和采购文件要求，确保合同的合法性、有效性和可操作性。8.履约验收：采购项目完成后，采购需求部门应组织对供应商履约情况进行验收。验收内容包括货物的数量、质量、规格型号、技术参数等是否符合采购合同要求，工程是否按照设计要求和施工标准完成，服务是否达到约定的标准和要求等。验收合格后，采购需求部门应出具验收报告。四、采购监督与管理（一）内部监督1.采购部门内部监督：采购部门应建立健全内部监督机制，对采购活动的各个环节进行监督检查。设立专门的监督岗位，负责对采购项目的执行情况进行日常监督，及时发现和纠正采购过程中存在的问题。2.单位内部审计监督：单位内部审计部门应定期对政府采购活动进行审计监督，审查采购项目的合法性、合规性、效益性等。审计内容包括采购预算执行情况、采购方式选择、采购文件编制、开标评标定标过程、采购合同签订及履行情况等。对审计发现的问题，应及时提出整改意见，并督促相关部门进行整改。3.纪检监察监督：单位纪检监察部门应加强对政府采购活动的监督，严肃查处采购过程中的违法违纪行为。对违反政府采购法律法规和单位内部管理制度的单位和个人，依法依规追究责任，并视情节轻重给予相应的党纪政纪处分。（二）外部监督1.财政部门监督：财政部门是政府采购的监督管理部门，负责对长沙市政府采购活动进行监督检查。财政部门应加强对采购预算编制、采购方式审批、采购文件备案、采购合同签订及履行等环节的监督管理，确保政府采购活动符合法律法规和政策要求。对违反政府采购法律法规的行为，财政部门应依法依规进行处理。2.审计部门监督：审计部门依法对政府采购活动进行审计监督，审查政府采购项目的财务收支情况、资金使用效益等。审计部门应加强与财政部门、采购单位等的沟通协作，形成监督合力，共同推进政府采购工作规范有序开展。3.社会监督：鼓励社会各界对政府采购活动进行监督，建立健全政府采购投诉举报制度。任何单位和个人发现政府采购活动中存在违规行为的，可以向财政部门、纪检监察部门等投诉举报。财政部门、纪检监察部门等应及时受理投诉举报，并依法依规进行调查处理，并将处理结果及时向社会公开。五、采购档案管理（一）档案内容政府采购档案应包括采购项目从预算编制到采购合同履行完毕全过程的相关文件资料，主要包括：采购预算文件、采购申请表、采购审批文件、采购文件（采购公告、招标邀请书、采购需求、采购合同条款、评标标准等）、投标文件、开标评标定标记录、采购合同、验收报告、质疑答复文件、投诉处理文件等。（二）档案整理与归档1.整理要求：采购部门应指定专人负责政府采购档案的整理工作，按照档案管理的要求，对采购项目的文件资料进行分类整理，确保档案资料的完整性、准确性和规范性。2.归档时间：采购项目完成后，采购部门应及时将整理好的档案资料移交单位档案管理部门进行归档。档案管理部门应按照规定的期限妥善保管政府采购档案，不得擅自销毁或丢失。（三）档案查阅与利用1.查阅权限：单位内部人员因工作需要查阅政府采购档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负