采购制度及询价制度

PAGE采购制度及询价制度一、总则（一）目的为规范公司采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，防范采购风险，特制定本制度。本制度适用于公司内部所有采购活动，包括物资采购、服务采购等。（二）适用范围本制度适用于公司各部门因生产、经营、管理等需要而进行的各类采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：在采购过程中，应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不得偏袒任何一方。3.公开透明原则：采购信息应公开透明，确保供应商能够平等获取采购信息，参与采购竞争。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。5.诚实守信原则：采购活动各方应诚实守信，履行各自的义务，不得欺诈、隐瞒或提供虚假信息。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。采购决策委员会负责审议重大采购项目，制定采购战略和政策，监督采购活动的执行情况。（二）采购执行部门公司设立采购部门，负责具体的采购业务操作。采购部门应配备专业的采购人员，明确各岗位的职责和权限，确保采购工作的顺利开展。采购人员应具备良好的职业道德、专业知识和业务能力，熟悉采购流程和相关法律法规。（三）其他相关部门职责1.需求部门：负责提出采购需求，明确采购物资或服务的规格、数量、质量要求等，并对采购结果进行验收。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的使用，参与采购合同的审核，确保采购资金的安全和合理使用。3.审计部门：负责对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购合同执行情况以及采购资金使用的合理性等，防范采购风险。三、采购流程（一）采购计划制定1.需求预测：需求部门应根据公司的生产经营计划、市场需求变化等因素，对所需采购的物资或服务进行预测，提前做好采购准备工作。2.采购申请：需求部门根据预测结果，填写采购申请表，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等内容，并提交给采购部门。采购申请表应经部门负责人审核签字后生效。3.采购预算编制：财务部门根据需求部门提交的采购申请表，结合公司的财务状况和预算安排，编制采购预算。采购预算应明确采购项目的资金来源、金额上限等内容，确保采购活动在预算范围内进行。（二）供应商选择与管理1.供应商开发：采购部门应通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。对于潜在供应商，采购部门应进行初步调查和评估，了解其生产经营状况、产品质量、价格水平、售后服务等方面的情况，筛选出符合公司要求的供应商，并邀请其参与公司供应商资格评审。2.供应商资格评审：采购部门组织相关部门对供应商进行资格评审，评审内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证、业绩信誉等方面情况。评审合格的供应商纳入公司合格供应商名录。3.供应商日常管理：采购部门应定期对供应商进行评估和考核，评估指标包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。对于表现优秀的供应商，给予适当的奖励和优先合作机会；对于表现不佳的供应商，采购部门应及时与其沟通，要求其限期整改，如整改后仍不符合要求，应取消其合格供应商资格。（三）采购询价与报价1.询价准备：采购部门根据采购需求，向已纳入合格供应商名录的供应商发出询价通知书，明确采购物资或服务的规格、数量、质量要求、交货期、交货地点等内容，并要求供应商在规定时间内报价。2.报价收集与整理：采购部门收集供应商的报价单，对报价进行整理和分析。在分析报价时，应综合考虑产品质量、价格、交货期、售后服务等因素，确保选择到性价比最优的供应商。3.询价记录与存档：采购部门应对询价过程进行详细记录，包括询价通知书的发出时间、供应商的报价情况、与供应商的沟通记录等内容，并将相关资料存档，以备查阅。（四）采购合同签订1.合同起草：采购部门根据询价结果，选择合适的供应商，并与其协商起草采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资或服务的名称、规格、数量、质量标准、价格、交货期、交货地点、付款方式、售后服务等条款。2.合同审核：采购合同起草完毕后，应提交给财务部门、审计部门等相关部门进行审核。审核内容包括合同条款的合法性、合规性、完整性、合理性等方面。对于审核中发现问题，采购部门应及时与供应商沟通协商，进行修改完善后重新提交审核直至通过。3.合同签订：采购合同经审核通过后，由公司法定代表人或其授权代表与供应商签订合同。合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给需求部门、财务部门等相关部门，以便各部门按照合同要求履行各自职责。（五）采购订单下达1.订单生成：采购部门根据签订的采购合同，生成采购订单。采购订单应明确采购物资或服务的具体内容、数量、交货期、交货地点等信息，并发送给供应商。2.订单跟踪与催货：采购部门应定期跟踪采购订单的执行情况，及时了解供应商备货、生产进度、运输情况等信息。对于临近交货期仍未发货的供应商，采购部门应及时与其沟通催货，确保按时交货。3.订单变更管理：如因特殊原因需要变更采购订单的内容，采购部门应及时与供应商协商，并签订订单变更协议。订单变更协议应明确变更的内容、原因、双方的责任和义务等条款。（六）采购验收1.验收准备：需求部门在接到采购物资或服务到货通知后，应组织相关人员做好验收准备工作，包括制定验收方案、准备验收工具、安排验收人员等。验收人员应熟悉采购物资或服务的规格、数量、质量要求等内容，具备相应的专业知识和技能。2.验收实施：验收人员按照验收方案对采购物资或服务进行验收，验收内容包括物资数量、规格、型号、外观质量、性能指标、技术文件等方面。对于需要进行检验检测的物资或服务，应委托具有资质的第三方机构进行检验检测，并出具检验检测报告。3.验收结果处理：验收合格的采购物资或服务，需求部门应填写验收报告，并办理入库手续；验收不合格的采购物资或服务，需求部门应及时与供应商沟通协商，要求其采取补货、换货、退货、降价处理等措施，直至验收合格。如因供应商原因导致验收不合格给公司造成损失的，公司有权按照合同约定要求供应商承担相应的赔偿责任。（七）采购付款1.付款申请：采购部门在收到供应商开具的发票及相关验收报告后，应及时填写付款申请表，详细说明采购项目名称金额、付款方式、付款期限等内容，并提交给财务部门审核。付款申请表应经采购部门负责人审核签字后生效。2.付款审核：财务部门根据采购合同、验收报告、发票等相关资料，对付款申请表进行审核。审核内容包括采购项目的真实性、合法性、合规性、付款金额的准确性、付款方式的合理性等方面。对于审核通过的付款申请，财务部门应按照公司财务管理制度和资金安排情况办理付款手续。3.付款记录与存档：财务部门应对采购付款情况进行详细记录，包括付款日期、付款金额、付款方式、供应商名称等内容，并将相关资料存档，以备查阅。四、询价制度（一）询价范围公司采购物资或服务金额达到一定标准以上的项目，应进行询价采购。具体询价金额标准由公司根据实际情况另行规定。（二）询价方式选择1.公开询价：对于通用性较强、市场竞争较为充分的采购项目，采购部门应采用公开询价方式，通过公司官网、采购平台、行业媒体等渠道发布询价公告，邀请符合条件的供应商参与询价。2.定向询价：对于专业性较强、供应商数量有限的采购项目，采购部门可采用定向询价方式，向已纳入合格供应商名录的供应商发出询价通知书，邀请其参与询价。（三）询价文件编制1.询价通知书内容：询价通知书应包括采购项目的基本情况、采购物资或服务的规格、数量、质量要求、交货期、交货地点、报价要求、评标标准等内容。询价通知书应明确、详细、准确，避免出现模糊不清或歧义性条款。2.询价文件格式规范：询价文件应采用统一格式，包括封面、目录、正文、附件等部分。正文部分应按照询价通知书内容要求进行编写，附件部分应包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、产品质量认证证书、业绩证明材料等相关资料。（四）询价过程管理1.询价时间安排：采购部门应根据采购项目的紧急程度和复杂程度，合理安排询价时间。询价时间应确保供应商有足够的时间准备报价文件，并能在规定时间内提交报价。2.询价沟通与答疑：在询价过程中，采购部门应与供应商保持密切沟通，及时解答供应商提出的疑问。对于供应商提出的共性问题，采购部门应统一进行回复，并将回复内容以书面形式发送给所有供应商。3.询价记录与存档：采购部门应对询价过程进行详细记录，包括询价通知书的发出时间、供应商的报价情况、与供应商沟通的记录等内容，并将相关资料存档，以备查阅。（五）询价结果评审1.评审标准制定：采购部门应根据采购项目的特点和要求，制定合理的询价结果评审标准。评审标准应包括价格、质量、交货期、售后服务等方面内容，并明确各评审因素的权重。2.评审过程组织：采购部门组织相关部门对供应商的报价文件进行评审。评审过程应遵循公平、公正、公开的原则，确保评审结果客观准确。评审人员应认真审阅报价文件，对各供应商的报价、产品质量、交货期、售后服务等方面情况进行综合评价，并填写评审意见。3.评审结果确定：采购部门根据评审人员的评审意见，确定询价结果。询价结果应包括中标供应商、中标价格、中标产品或服务的规格、数量、质量要求、交货期、交货地点等内容。对于评审过程中发现的问题，采购部门应及时与供应商沟通协商，进行整改完善后重新确定询价结果。（六）询价监督与管理1.内部监督：公司审计部门应对询价采购活动进行监督，检查询价程序的合规性、评审过程的公正性、询价结果的合理性等方面情况。对于发现的问题，审计部门应及时提出整改意见，并督促采购部门进行整改。2.外部监督：公司应积极接受外部监督，如供应商的投诉、行业监管部门的检查等。对于外部监督提出的问题，公司应认真对待，及时进行整改，并将整改情况反馈给相关部门。五、附则