采购原材料询价制度规定

PAGE采购原材料询价制度规定一、总则（一）目的为规范公司采购原材料询价行为，确保采购过程的公开、公平、公正，降低采购成本，提高采购效率，保证原材料质量，特制定本制度规定。（二）适用范围本制度适用于公司所有原材料采购询价活动，包括但不限于生产所需的各类零部件、半成品、包装材料等。（三）基本原则1.合法性原则：采购询价活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保交易合法合规。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，不得偏袒任何一方，保证询价过程和结果的公正性。3.公开透明原则：询价信息应尽可能公开，接受公司内部监督，确保采购活动的透明度。4.成本效益原则：在保证原材料质量的前提下，通过合理询价降低采购成本，提高公司经济效益。二、询价流程（一）需求提出1.各部门根据生产计划、库存情况等，提前向采购部门提交原材料采购申请，明确所需原材料的规格、型号、数量、质量要求、交货时间等详细信息。2.采购申请应经过部门负责人审核签字，确保需求的合理性和准确性。（二）供应商筛选1.采购部门根据采购申请，从公司供应商名录或市场调研中筛选出潜在供应商。供应商应具备合法经营资质、良好的商业信誉、稳定的生产能力和质量保证体系。2.对于新的供应商，采购部门应进行严格的资质审查，包括营业执照、税务登记证、生产许可证、产品质量认证等相关证件的审核，并实地考察其生产经营状况。（三）询价文件准备1.采购部门根据原材料需求和供应商情况，编制询价文件。询价文件应包括询价函、采购规格书、质量标准、交货要求、付款方式等内容。2.询价函应明确询价的目的、要求供应商提供的报价明细（包括产品单价、总价、运费、税费等）、报价截止日期等关键信息。3.采购规格书应详细描述原材料的技术参数、性能指标、外观要求等，确保供应商准确理解采购需求。（四）询价发出1.采购部门将询价文件以书面形式（如邮件、传真、信函等）发送给筛选后的潜在供应商，并要求其在规定时间内回复报价。2.在询价发出前，采购人员应确保询价文件内容完整、准确，避免因文件问题导致供应商误解或报价不准确。（五）报价接收与整理1.采购部门负责接收供应商的报价文件，并对报价进行初步审核。审核内容包括报价的完整性、准确性、是否符合询价文件要求等。2.对于不符合要求的报价，采购部门应及时与供应商沟通，要求其重新报价或补充相关信息。3.将审核通过的报价进行整理，列出各供应商的报价明细，形成报价比较清单。（六）询价评估1.采购部门组织相关人员（如采购人员、技术人员、质量人员等）对供应商的报价进行评估。评估内容包括价格合理性、产品质量、交货期、售后服务等方面。2.技术人员负责对原材料的技术参数、性能指标进行评估，确保其满足公司生产要求；质量人员对供应商的质量保证能力进行审查，评估其产品质量可靠性；采购人员综合考虑价格、交货期等因素，进行整体性价比分析。3.在评估过程中，可采用打分法或综合比较法等方式，对各供应商进行量化评价，确定最优供应商候选名单。（七）谈判与确定供应商1.根据询价评估结果，采购部门与最优供应商候选名单中的供应商进行谈判。谈判内容包括价格、交货期调整、质量改进措施、售后服务承诺等。2.通过谈判，争取获得更有利的采购条件，如降低价格、缩短交货期、提高质量保证等。3.谈判达成一致后，确定最终供应商，并签订采购合同。采购合同应明确双方的权利义务、产品规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。三、询价管理（一）询价记录1.采购部门应建立完善的询价记录档案，对每次询价活动的相关文件、资料进行整理归档。询价记录应包括询价文件、供应商报价、报价评估记录、谈判记录、采购合同等。2.询价记录应妥善保存，保存期限根据公司档案管理规定执行，以便日后查询和审计。（二）信息保密1.在询价过程中，采购人员及相关工作人员应对涉及公司商业机密、采购需求、供应商信息等予以保密。2.未经公司批准，不得向任何第三方透露询价过程中的敏感信息，防止信息泄露给公司带来不利影响。（三）监督与审计1.公司内部审计部门负责对采购原材料询价制度的执行情况进行监督和审计。定期检查询价记录、采购合同等文件，确保询价活动符合制度规定。2.对于发现的违规行为，审计部门应及时提出整改意见，并追究相关人员的责任。四、供应商管理与合作（一）供应商评价1.采购部门应定期对供应商进行评价，评价内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务、合作配合度等方面。2.建立供应商评价指标体系，采用定量与定性相结合方式对供应商进行综合评价。评价结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。3.根据供应商评价结果，对表现优秀的供应商给予奖励和更多合作机会，对表现不佳的供应商提出改进要求或减少合作份额，对不合格供应商予以淘汰。（二）供应商培训与沟通1.采购部门应定期组织供应商培训，向其传达公司的采购政策、质量要求、技术标准等信息，提高供应商对公司需求的理解和响应能力。2.建立与供应商的定期沟通机制，及时了解供应商的生产经营状况、产品质量情况、交货期执行情况等，协调解决合作过程中出现的问题。3.通过沟通与合作，促进供应商不断改进产品质量和服务水平，与公司建立长期稳定的合作关系。五、附则（一）解释权本制度规定由公司采购部门负责解释修订。在执行过程中，如有未尽事宜或对制度内容存在疑问，由采购部门负责解答和处理。（二）修订与更新1.随着公司业务发