采购关联关系制度

PAGE采购关联关系制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司采购活动中关联关系的管理，确保采购过程的公平、公正、公开，防止因关联关系影响采购决策，维护公司利益，提高采购效率和质量。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门、子公司、分公司在采购货物、工程和服务过程中涉及的关联关系管理。（三）基本原则1.公平公正原则采购活动应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不得因关联关系给予特殊待遇或歧视。2.回避原则与采购项目存在关联关系的人员应主动回避，不得参与采购决策、评审等相关工作。3.诚信原则各方应诚实守信，如实披露关联关系，不得隐瞒或虚假陈述。二、关联关系定义及范围（一）关联关系定义1.直接关联关系采购人员与供应商存在直接的亲属关系，如配偶、父母、子女、兄弟姐妹等。采购人员与供应商存在直接的经济利益关系，如持有供应商的股份、担任供应商的董事、监事、高级管理人员等。2.间接关联关系采购人员与供应商通过其他关联方存在间接的亲属关系或经济利益关系。采购人员所在部门与供应商存在业务往来或利益关系，可能影响采购公正性。（二）关联关系范围1.货物采购中的关联关系包括原材料、设备、办公用品等货物的采购过程中涉及的关联关系。2.工程采购中的关联关系涵盖工程项目的建设、安装、装修等采购活动中的关联关系。3.服务采购中的关联关系涉及咨询服务、技术服务、物流服务等服务采购环节的关联关系。三、关联关系识别与披露（一）识别要求1.在采购项目启动初期，采购部门应组织相关人员对可能存在的关联关系进行全面识别。2.识别过程应包括对采购人员自身、其直系亲属、所在部门及相关利益主体与潜在供应商之间关系的审查。（二）披露方式1.供应商应在参与采购活动时，主动填写并提交《供应商关联关系声明》，如实披露与公司采购人员及相关部门的关联关系。2.采购人员在知晓自身或其亲属与供应商存在关联关系时，应及时向所在部门负责人报告，并填写《采购人员关联关系披露表》。（三）审查与确认1.采购部门收到供应商和采购人员的关联关系披露信息后，应进行认真审查。2.对于存在疑问或不确定的关联关系，采购部门可要求相关方提供进一步的证明材料或进行说明。3.采购部门应将审查确认后的关联关系信息记录在采购项目档案中。四、回避规定（一）回避情形1.采购人员与供应商存在直接关联关系的，不得参与该供应商相关采购项目的以下工作：采购需求制定。采购文件编制。供应商选择与评审。合同谈判与签订。采购项目的验收工作。2.采购人员所在部门与供应商存在间接关联关系，可能影响采购公正性的，该部门人员应在涉及该供应商的采购活动中进行回避。（二）回避程序1.当发现采购人员或其所在部门存在应回避情形时，相关人员应立即主动提出回避申请。2.采购部门负责人收到回避申请后，应及时进行审核，并做出是否批准回避的决定。3.对于批准回避的人员，采购部门应及时调整其工作安排，确保采购活动不受影响。（三）替代人员安排1.在采购人员回避后，采购部门应及时安排其他合适人员替代其工作。2.替代人员应具备相应的专业知识和技能，熟悉采购流程，能够保证采购工作的顺利进行。五、采购决策与执行（一）采购决策机制1.采购项目应建立科学合理的决策机制，确保采购决策的公正性和合理性。2.采购决策过程应充分考虑采购需求、供应商资质、价格、质量、服务等因素，不得因关联关系而偏袒特定供应商。（二）采购执行要求1.采购人员应严格按照采购制度和流程执行采购任务，不得利用关联关系谋取私利。2.在采购执行过程中，采购人员应及时向供应商传达采购要求，跟踪采购进度，确保采购项目按时、按质、按量完成。（三）监督与检查1.公司内部审计部门应定期对采购项目进行审计，重点检查采购过程中关联关系的管理情况。2.采购部门应建立内部监督机制，对采购活动进行实时监控，发现问题及时纠正。六、供应商管理（一）供应商选择1.在供应商选择过程中，应严格按照公司规定的标准和程序进行，不得因关联关系而降低对供应商的要求。2.对于存在关联关系的供应商，应进行重点审查，确保其具备良好的信誉和实力。（二）供应商评价1.定期对供应商进行评价，评价内容应包括产品质量、交货期、服务水平、价格等方面。2.对于存在关联关系的供应商，评价结果应进行公示，接受公司内部监督。（三）供应商淘汰1.对于不符合公司要求或存在违规行为的供应商，应及时进行淘汰。2.对于因关联关系而影响采购公正性的供应商，应坚决予以淘汰。七、信息管理（一）关联关系信息记录1.采购部门应建立完善的关联关系信息档案，记录采购项目中涉及的关联关系信息。2.关联关系信息档案应包括供应商关联关系声明、采购人员关联关系披露表、审查确认记录等。（二）信息保密1.对于涉及关联关系的信息，应严格保密，防止信息泄露。2.未经公司批准，任何人不得擅自对外披露关联关系信息。（三）信息更新与维护1.定期对关联关系信息进行更新，确保信息的准确性和时效性。2.在采购项目结束后，应将关联关系信息档案进行归档保存。八、违规处理（一）违规行为界定1.采购人员违反回避规定，参与存在关联关系供应商相关采购工作的。2.供应商隐瞒或虚假披露关联关系，谋取不当利益的。3.利用关联关系影响采购决策，损害公司利益的其他行为。（二）处理措施1.对于采购人员的违规行为，公司将视情节轻重给予警告、罚款、降职、辞退等处理。2.对于供应商的违规行为，公司将采取暂停合作、取消供应商资格、追究法律责任等措施。3.因违规行为给公司造成损失的，相关责任人应承担赔偿责任。九、培训与宣传（一）培训计划1.人力资源部门应定期组织采购关联关系制度培训，提高采购人员和相关人员的合规意识。2.培训内容应包括关联关系定义、识别方法、回避规定、违规处理等方面。（二）宣传推广1.通过内部刊物、宣传栏、公司网站等渠道，宣传采购关联关系制度的重要性和具体要求。