采购会商制度

PAGE采购会商制度一、总则（一）目的为规范公司采购行为，加强采购管理，提高采购决策的科学性、合理性和透明度，防范采购风险，确保采购活动符合公司利益和法律法规要求，特制定本采购会商制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有采购项目，包括但不限于物资采购、服务采购、工程采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不得偏袒或歧视任何一方。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的合理性，提高采购效益。4.透明原则：采购信息应保持公开透明，接受公司内部监督。二、采购会商组织架构（一）采购会商小组1.组成人员采购部门负责人：担任组长，负责组织和主持采购会商会议。需求部门代表：由需求部门指定熟悉业务的人员参加，负责提出采购需求和技术要求。财务部门代表：参与会商，对采购预算、成本控制等方面提供专业意见。法务部门代表：审查采购合同等法律文件，确保采购活动符合法律法规。审计部门代表：对采购过程进行监督审计，提出审计意见。其他相关部门代表：根据采购项目的具体情况，邀请相关部门人员参加，如技术部门、质量部门等。2.职责采购部门负责人：全面负责采购会商的组织、协调和决策推进工作。需求部门代表：准确阐述采购需求，提供技术规格、数量、质量标准等详细信息，参与对供应商的评估和选择。财务部门代表：审核采购预算，评估采购成本效益，对采购资金的支付等提出财务建议。法务部门代表：审查采购合同条款，确保合同合法有效，防范法律风险。审计部门代表：监督采购过程的合规性，对采购项目进行审计评价。其他相关部门代表：从各自专业角度提供意见和建议，协助做好采购工作。（二）采购会商秘书由采购部门指定专人担任采购会商秘书，负责采购会商会议的筹备、记录、文件整理等工作。三、采购会商流程（一）采购需求提出1.需求部门根据业务需要，填写《采购需求申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、技术要求、质量标准、交货时间、交货地点等信息。2.《采购需求申请表》经需求部门负责人审核签字后，提交给采购部门。（二）采购预算编制1.采购部门收到《采购需求申请表》后，会同财务部门根据采购需求和市场价格情况，编制采购预算。2.采购预算应明确采购项目的总金额、分项金额等，并报公司相关领导审批。（三）供应商筛选与邀请1.采购部门根据采购需求和预算，通过多种渠道筛选潜在供应商，如供应商数据库、行业网站、招标平台等。2.对筛选出的潜在供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、资质证书、业绩情况、信誉状况等。3.邀请符合资格要求的供应商参与采购项目投标或报价。（四）采购文件准备1.采购部门根据采购项目的特点和要求，编制采购文件，如招标文件、询价文件、谈判文件等。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、数量、质量标准、交货时间、交货地点、报价要求、评标标准等内容。（五）采购会商会议组织1.采购部门负责人根据采购项目的进展情况，确定采购会商会议的时间、地点和参会人员。2.采购会商秘书提前将采购文件、供应商报价等资料分发给参会人员。3.采购会商会议由采购部门负责人主持，首先由需求部门代表介绍采购需求，然后各参会人员对采购文件、供应商情况进行讨论。4.参会人员应充分发表意见，对采购项目的技术要求、质量标准、价格、交货时间等方面进行深入探讨，提出疑问和建议。（六）供应商评估与选择1.根据采购会商会议讨论情况，采购会商小组对供应商进行综合评估。2.评估内容包括供应商的报价、技术方案、质量保证能力、售后服务承诺、信誉状况等。3.采购会商小组按照评标标准或谈判结果，选择最合适的供应商，并形成采购会商决议。（七）采购合同签订1.采购部门根据采购会商决议，与选定的供应商签订采购合同。2.采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格型号、数量、质量标准、交货时间、交货地点、价格、付款方式、违约责任等条款。3.采购合同签订前，应提交法务部门进行合法性审查，确保合同符合法律法规要求。（八）采购项目执行与监督1.采购部门负责跟踪采购项目的执行情况，督促供应商按时、按质、按量交货。2.需求部门负责验收采购项目，如发现质量问题或交货延迟等情况，应及时与供应商沟通解决，并向采购部门反馈。3.审计部门定期对采购项目进行审计监督，检查采购过程是否合规，采购合同是否履行。四、采购会商会议管理（一）会议准备1.采购会商秘书提前收集采购项目的相关资料，包括采购需求申请表、采购预算、供应商报价等。2.整理会议资料，制作会议议程，明确会议讨论的重点和顺序。3.确定会议时间、地点，并通知参会人员。（二）会议记录1.采购会商秘书负责会议记录，记录内容包括会议时间、地点、参会人员、会议讨论内容、决议等。2.会议记录应准确、完整，确保能够反映会议的真实情况。（三）会议决议执行1.采购会商会议形成的决议，由采购部门负责组织实施。2.采购部门应将会议决议及时传达给相关部门和人员，并跟踪决议的执行情况。（四）会议档案管理1.采购会商会议结束后，采购会商秘书应将会议资料整理归档，包括会议记录、采购文件、供应商报价单、采购会商决议等。2.会议档案应妥善保管，以备查阅和审计。五、采购会商监督与考核（一）内部监督1.审计部门定期对采购会商制度的执行情况进行审计监督，检查采购会商流程是否规范，采购决策是否合理。2.对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）外部监督1.接受公司内部其他部门和员工的监督，对采购会商过程中存在的问题，可向采购部门或相关领导反映。2.如涉及违法违规行为，接受政府相关部门的监督检查。（三）考核机制1.建立采购会商考核机制，对采购会商小组各成员的工作表现进行考核。2.考核内容包括参与采购会商的积极性、提供意见的准确性和合理性、对采购决策的贡献等。3.根据考核结