采购人员询价制度规定

PAGE采购人员询价制度规定一、总则（一）目的为规范公司采购人员的询价行为，确保采购工作的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证公司采购活动的顺利进行，特制定本制度规定。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及采购业务的部门及采购人员，包括但不限于原材料采购、设备采购、办公用品采购等各类采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购询价活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：在询价过程中，应平等对待所有供应商，不得偏袒任何一方，保证询价结果的公正性。3.公开透明原则：询价过程及结果应保持公开透明，接受公司内部监督。4.诚实守信原则：采购人员和供应商应诚实守信，如实提供相关信息，不得隐瞒或虚假陈述。二、询价流程（一）采购申请1.各部门根据实际需求填写采购申请表，详细说明采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等信息。2.采购申请表需经部门负责人审核签字后提交至采购部门。（二）询价准备1.采购部门接到采购申请后，指定专人负责询价工作。询价人员应熟悉采购物品或服务的相关知识和市场情况。2.询价人员根据采购申请内容，收集潜在供应商信息，建立供应商数据库。供应商应具备合法经营资质、良好的信誉和相应的供应能力。3.询价人员制定询价计划，明确询价的方式、范围、时间节点等。（三）询价实施1.询价方式书面询价：对于一些标准化、规格明确的采购物品或服务，可采用书面询价方式。询价人员向潜在供应商发送询价函，详细列出采购要求，要求供应商在规定时间内报价。电话询价：对于一些紧急采购或简单的采购项目，可通过电话与供应商进行询价沟通。电话询价应做好记录，包括供应商名称、报价内容、联系人及联系方式等。网上询价：利用专业的采购平台或网络渠道，发布询价信息，邀请供应商在线报价。网上询价应注意对供应商信息的审核和报价的真实性核实。实地询价：对于一些重要的采购项目或需要实地考察供应商的情况，可安排询价人员实地走访供应商，了解其生产经营状况、产品质量、价格水平等，并进行现场询价。2.询价范围询价人员应根据采购项目的特点和要求，选择一定数量的潜在供应商进行询价。一般情况下，同类采购项目的询价供应商数量不少于三家。对于采购金额较大、技术复杂或对公司生产经营有重大影响的采购项目，应适当扩大询价范围，确保能够获取充分的市场信息。3.询价内容询价函或询价沟通中应明确要求供应商提供以下信息：产品或服务的详细规格、价格（包括单价、总价、运费、税费等）、交货期、付款方式、售后服务承诺等。要求供应商对报价的有效期进行明确说明，一般报价有效期不少于[X]个工作日。（四）报价评审1.询价人员收到供应商报价后，对各供应商的报价进行整理和分析。评审内容包括价格、质量、交货期、售后服务等方面。2.价格评审时，应综合考虑采购物品或服务的成本构成、市场行情等因素，判断报价的合理性。对于明显高于或低于市场平均水平的报价，应要求供应商作出解释。3.质量评审时，应结合采购要求和供应商提供的产品质量证明文件等，评估供应商产品或服务是否符合质量标准。4.交货期评审时，应确保供应商能够满足公司预计的采购时间要求，对于交货期过长或过短的报价，应进行进一步沟通和协商。5.售后服务评审时，应考察供应商的售后服务能力和承诺，包括维修、保养、退换货等方面的服务内容和响应时间。（五）确定供应商1.根据报价评审结果，询价人员编写询价评审报告，推荐拟选择的供应商名单及采购建议。2.采购部门负责人组织相关部门对询价评审报告进行审核，综合考虑公司利益、采购需求等因素，确定最终的供应商。3.对于重大采购项目，应提交公司管理层审批后确定供应商。（六）签订合同1.确定供应商后，采购部门应及时与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物品或服务的规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。2.采购合同应符合法律法规及公司合同管理规定的要求，确保合同的合法性和有效性。3.采购合同签订后，应及时将合同副本分发给相关部门，作为采购执行和监督的依据。三、询价人员职责（一）询价发起人员1.负责采购申请的接收和初步审核，确保采购申请内容完整、准确、合理。2.根据采购申请制定询价计划，明确询价的方式、范围、时间节点等，并组织实施询价工作。（二）询价执行人员1.按照询价计划，通过各种方式向潜在供应商进行询价，确保获取全面、准确的报价信息。2.对供应商的报价进行整理、记录和分析，协助采购部门负责人进行报价评审工作。（三）询价审核人员1.对询价过程及结果进行审核，确保询价活动符合本制度规定和公司采购政策。2.参与报价评审，从公司整体利益出发，对拟选择的供应商及采购建议提出审核意见。四、监督与管理（一）内部监督1.公司内部审计部门负责对采购询价活动进行定期审计和监督，检查询价流程是否合规、询价结果是否公正合理等。2.采购部门应建立内部监督机制，定期对询价工作进行自查自纠，发现问题及时整改。（二）供应商管理1.采购部门应建立供应商评价体系，定期对供应商的供货质量、价格、交货期、售后服务等方面进行评价。2.对于评价不合格的供应商，应及时采取措施，如暂停合作、取消合作资格等，并将相关情况记录在供应商数据库中。（三）违规处理1.对于采购人员在询价过程中违反本制度规定的行为，如泄露公司商业机密、收受供应商贿赂、与供应商串通谋取私利等，公司将视情节轻重给予相应的纪律处分，包括警告、罚款、降职、辞退等。2.对于供应商在报价过程中存在的违规行为，如虚假报价、恶意抬高或压低价格等，采购部门有权取消其合作资格，并依法追究其法律责任。五、信息管理（一）询价文件管理1.采购部门应建立询价文件档案管理制度，对询价过程中产生的各类文件，如采购申请表、询价函、报价单、询价评审报告等进行分类归档保存。2.询价文件档案应妥善保管，保存期限根据公司档案管理规定执行，以便于日后查阅和审计。（二）供应商信息管理1.采购部门应及时更新和维护供应商数据库，确保供应商信息的准确性和完整性。2.供应商信息应包括供应商名称、地址、联系方式、经营范围、资质证书、业绩情况、报价记录等内容。（三）采购信息共享1.采购部门应定期向相关部门通报采购询价情况，包括采购项目进展、供应商选择结果等信息，促进公司内部信息共享和协同工作。2.在确保信息安全的前提下，采购部门可根据公司实际情况，将部分