采购二次询价制度

PAGE采购二次询价制度一、总则（一）目的为规范公司采购活动，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，特制定本采购二次询价制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购项目，包括但不限于物资采购、服务采购等。（三）基本原则1.公平公正原则：采购二次询价过程应遵循公平、公正的原则，确保所有参与询价的供应商享有平等的机会，不受任何歧视。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，询价过程和结果应向相关部门和人员公开，接受监督。3.竞争择优原则：通过二次询价，引入竞争机制，选择最优供应商，确保采购项目的质量和性价比。4.诚实守信原则：供应商应诚实守信，提供真实、准确的报价和相关信息，不得弄虚作假。二、采购二次询价流程（一）采购申请1.各部门根据业务需求，填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预算等信息。2.采购申请表经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）采购部门初审1.采购部门收到采购申请表后，对采购项目进行初审，核实采购需求的合理性和必要性。2.如采购项目涉及重大金额或特殊要求，采购部门应组织相关部门进行会审，共同确定采购方案。（三）询价准备1.采购部门根据采购项目的特点和要求，制定询价文件，包括询价函、报价单、技术规格书等。2.询价文件应明确采购项目的各项要求和标准，确保供应商能够准确理解采购需求。3.采购部门通过多种渠道收集潜在供应商信息，建立供应商数据库，并从中筛选出符合采购项目要求的供应商名单。（四）首次询价1.采购部门向筛选出的供应商发送询价文件，邀请其参与报价。2.供应商应在规定的时间内提交报价文件，报价文件应包括报价单、技术方案、售后服务承诺等内容。3.采购部门对供应商的报价文件进行整理和分析，比较各供应商的报价和技术方案，初步筛选出几家具有竞争力的供应商。（五）二次询价1.采购部门向初步筛选出的供应商发出二次询价函，要求其在规定的时间内再次报价，并对首次报价中的不足之处进行补充和说明。2.供应商应根据二次询价函的要求，认真分析首次报价的情况，结合市场行情和自身成本，合理调整报价，并提供更详细的技术方案和售后服务承诺。3.采购部门对供应商的二次报价文件进行深入分析和比较，综合考虑价格、质量、技术、售后服务等因素，确定最终的中标供应商。（六）合同签订1.采购部门与中标供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。2.合同签订前，采购部门应将合同草案提交至相关部门进行审核，确保合同条款符合法律法规和公司利益。3.合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给相关部门，以便各部门做好采购项目的跟踪和管理工作。（七）采购验收1.采购项目到货后，采购部门应组织相关部门对货物进行验收，验收内容包括货物的数量、规格、质量、性能等方面。2.验收合格后，采购部门应填写验收报告，并由验收人员签字确认。如验收不合格，采购部门应及时与供应商沟通，要求其采取措施进行整改或退换货。3.采购部门应将验收情况及时反馈给财务部门，以便财务部门进行付款结算。三、询价文件编制要求（一）询价函1.询价函应包含采购项目的基本信息，如项目名称、采购编号、采购内容、数量、交货期等。2.询价函应明确报价的截止时间和方式，以及供应商应提交的报价文件内容。3.询价函应要求供应商在报价文件中注明联系人、联系电话、电子邮箱等信息，以便采购部门与供应商进行沟通。（二）报价单1.报价单应按照询价函的要求，详细列出采购项目的各项规格、数量、单价、总价等信息。2.报价单应注明价格的有效期和报价包含的费用范围，如运费、税费等。3.报价单应要求供应商签字盖章确认，以确保报价的真实性和有效性。（三）技术规格书1.技术规格书应明确采购项目的技术要求和标准，包括产品的型号、规格、性能指标、质量标准等。2.技术规格书应提供详细的技术参数和图纸，以便供应商能够准确理解采购需求，并提供符合要求的产品。3.技术规格书应要求供应商在报价文件中提供产品的技术方案和技术支持承诺，以确保产品能够满足公司的使用要求。（四）售后服务承诺1.售后服务承诺应明确供应商提供售后服务的内容和期限，包括产品的维修、保养、更换等服务。2.售后服务承诺应要求供应商提供售后服务的响应时间和解决问题的时间承诺，以确保在产品出现问题时能够及时得到解决。3.售后服务承诺应要求供应商提供售后服务的联系方式，如售后服务热线、电子邮箱等，以便公司在需要时能够及时与供应商取得联系。四、供应商管理（一）供应商选择1.采购部门应根据采购项目的要求和特点，制定供应商选择标准，包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。2.采购部门应通过多种渠道收集供应商信息，如市场调研、行业推荐、供应商自荐等，并对收集到的供应商信息进行整理和分析。3.采购部门应根据供应商选择标准，对潜在供应商进行评估和筛选，确定符合要求的供应商名单，并建立供应商数据库。（二）供应商考核1.采购部门应定期对供应商进行考核，考核内容包括供应商的交货期、产品质量、售后服务、价格水平等方面。2.采购部门应根据考核结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励和优先合作机会，对于表现不佳的供应商进行警告和整改，对于整改后仍不符合要求的供应商予以淘汰。3.采购部门应将供应商考核结果及时反馈给供应商，并与供应商进行沟通和交流，共同探讨改进措施，提高供应商的服务质量和合作水平。（三）供应商激励1.采购部门应建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予适当的激励，如增加采购份额、给予价格优惠、颁发荣誉证书等。2.采购部门应定期组织供应商座谈会，与供应商进行沟通和交流，听取供应商的意见和建议，共同探讨合作发展的机会和方向。3.采购部门应加强与供应商的合作，建立长期稳定的合作关系，共同应对市场变化和挑战，实现互利共赢。五、监督与管理（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对采购二次询价制度的执行情况进行审计，检查采购流程是否合规、询价文件是否规范、供应商选择是否公正、合同签订是否合法等方面。2.公司内部纪检监察部门应加强对采购活动的监督，对采购过程中出现的违规违纪行为进行严肃查处，维护公司的利益和形象。3.各部门应积极配合内部监督部门的工作，及时提供相关信息和资料，协助内部监督部门开展审计和监督工作。（二）外部监督1.采购部门应主动接受供应商和社会各界的监督，及时处理供应商的投诉和举报，确保采购活动的公平公正。2.采购部门应定期向公司管理层汇报采购二次询价制度的执行情况和采购项