采购中心竞争性谈判制度

PAGE采购中心竞争性谈判制度一、总则（一）目的为规范采购中心竞争性谈判活动，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，加强廉政建设，根据相关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织采购中心采用竞争性谈判方式进行的各类物资采购、服务采购等活动。（三）基本原则1.公开、公平、公正原则竞争性谈判活动应公开透明，所有参与谈判的供应商享有平等的机会，谈判过程和结果应公正合理。2.诚实信用原则采购中心及参与谈判的各方应诚实守信，严格履行各自的义务，不得隐瞒或提供虚假信息。3.效益原则在保证采购质量的前提下，通过合理竞争，降低采购成本，提高采购效益。二、谈判组织与职责（一）谈判小组1.组成谈判小组由采购中心专业人员、相关技术专家及法务人员等组成，成员人数应为三人以上单数。2.职责负责制定谈判文件，明确谈判的范围、要求、程序等。对参与谈判的供应商进行资格审查。组织谈判活动，与供应商进行谈判，记录谈判过程和结果。对谈判结果进行评估，推荐成交供应商。（二）采购中心1.职责负责竞争性谈判活动的组织协调工作，包括发布谈判公告、邀请供应商、安排谈判场地等。协助谈判小组开展工作，提供必要的信息和支持。对谈判活动进行监督，确保谈判过程符合规定。负责与成交供应商签订采购合同，并跟踪合同执行情况。三、谈判程序（一）准备阶段1.需求分析采购中心应根据公司/组织的业务需求，对采购项目进行详细的需求分析，明确采购的物资或服务的规格、数量、质量要求、交付时间等。2.制定谈判文件谈判小组根据需求分析结果，制定谈判文件。谈判文件应包括谈判邀请函、供应商须知、采购项目要求、技术规格、商务条款、谈判程序、评审标准等内容。3.发布谈判公告采购中心通过公司/组织内部网站、外部采购平台等渠道发布谈判公告，邀请符合条件的供应商参与谈判。谈判公告应包括采购项目名称、编号、采购内容、供应商资格要求、谈判时间、地点等信息。（二）响应阶段1.供应商报名供应商在规定的时间内，按照谈判公告的要求，向采购中心提交报名资料，包括营业执照副本、税务登记证副本、组织机构代码证副本、法定代表人授权书、资质证书、业绩证明等。2.资格审查谈判小组对报名供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的资质条件、信誉状况、业绩情况、财务状况等。只有通过资格审查的供应商才能参与谈判。（三）谈判阶段1.谈判会议采购中心组织谈判会议，谈判小组与参与谈判的供应商进行面对面的谈判。谈判会议应按照谈判文件规定的程序进行，谈判小组应向供应商介绍谈判规则和程序，供应商应进行报价、技术方案阐述、商务条款响应等。2.谈判过程谈判过程中，谈判小组应与供应商进行充分的沟通和交流，对供应商的报价、技术方案、商务条款等进行询问、质疑和协商。供应商应根据谈判小组的要求，及时提供相关资料和信息，并对谈判小组提出的问题进行解答和澄清。3.谈判文件修改在谈判过程中，如果谈判小组认为有必要对谈判文件进行修改，应及时通知所有参与谈判的供应商。供应商应在规定的时间内对修改后的谈判文件进行响应。（四）评审阶段1.评审标准谈判小组根据谈判文件规定的评审标准，对参与谈判的供应商进行评审。评审标准应包括价格、技术方案、商务条款、售后服务等方面，其中价格因素应占一定的比重。2.评审方法谈判小组采用综合评分法对供应商进行评审，即根据评审标准对供应商的各项指标进行评分，然后按照得分高低确定成交供应商。3.评审过程谈判小组应认真阅读供应商的谈判响应文件和谈判记录，对供应商的报价、技术方案、商务条款等进行详细评审。评审过程中，谈判小组应保持独立、公正，不得与供应商进行私下接触或接受供应商的贿赂等不正当行为。（五）确定成交供应商1.推荐成交供应商谈判小组根据评审结果，推荐成交供应商。推荐的成交供应商应是得分最高且符合采购要求的供应商。2.成交结果公示采购中心对成交结果进行公示，公示期为[X]个工作日。公示期内，如有供应商对成交结果提出质疑，采购中心应及时进行调查和处理。3.签订采购合同公示期满无异议后，采购中心与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、价格、交付时间、质量标准、售后服务等内容。四、谈判文件编制（一）谈判文件内容谈判文件应包括以下内容：1.谈判邀请函采购项目名称、编号、采购内容、供应商资格要求、谈判时间、地点等信息。对供应商的响应文件格式、内容要求等。2.供应商须知谈判的基本规则和程序，包括谈判文件的获取、响应文件的编制和提交、谈判会议的组织和程序、评审标准和方法等。供应商的权利和义务，如对谈判文件的质疑、澄清等。3.采购项目要求详细描述采购项目的规格、数量、质量要求、交付时间等。对采购项目的技术方案、售后服务等方面的要求。4.技术规格明确采购项目的技术标准和规范，包括产品的性能指标、技术参数、质量标准等。提供技术方案的编制要求和格式。5.商务条款包括报价要求、付款方式、交货地点、包装要求、运输方式、售后服务等商务条款。对商务条款的偏离说明要求和格式。6.谈判程序详细描述谈判的各个环节和步骤，包括谈判会议的组织、谈判过程的记录、谈判文件的修改等。对谈判过程中可能出现的问题和处理方式进行说明。7.评审标准明确评审的各项指标和权重，包括价格、技术方案、商务条款、售后服务等。对各项指标的评审方法和标准进行详细说明。（二）谈判文件编制要求1.准确性谈判文件应准确描述采购项目的要求和标准，避免出现模糊不清或歧义的表述。2.完整性谈判文件应涵盖采购项目的各个方面，包括技术规格、商务条款、谈判程序、评审标准等，确保供应商能够全面了解采购项目的要求。3.公正性谈判文件应公正合理，不得设置歧视性条款或不合理的要求，保证所有参与谈判的供应商享有平等的机会。4.合法性谈判文件应符合相关法律法规及行业标准的要求，不得违反法律法规的规定。五、供应商管理（一）供应商资格要求1.基本资格条件具有独立承担民事责任的能力。具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度。具有履行合同所必需的设备和专业技术能力。有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录。参加采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录。2.特定资格条件根据采购项目的特点和要求，谈判文件可规定供应商应具备的特定资格条件，如特定的资质证书、业绩要求等。（二）供应商注册与审核1.供应商注册符合供应商资格要求的供应商可向采购中心提交注册申请，填写供应商注册登记表，提供相关证明材料。2.供应商审核采购中心对注册供应商进行审核，审核内容包括供应商的基本资格条件、特定资格条件、信誉状况、业绩情况等。审核通过的供应商纳入供应商库管理。（三）供应商评价与考核1.评价指标采购中心定期对供应商进行评价，评价指标包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平、合作态度等。2.评价方法采购中心采用综合评价法对供应商进行评价，即根据评价指标对供应商进行评分，然后按照得分高低对供应商进行排名。3.考核结果应用采购中心根据供应商评价与考核结果，对供应商进行分类管理。对于评价优秀的供应商，可给予优先采购、增加采购份额等奖励；对于评价较差的供应商，可采取警告、减少采购份额、暂停合作等措施。六、监督与管理（一）内部监督1.采购中心内部监督采购中心应建立健全内部监督机制，对竞争性谈判活动进行全程监督。监督内容包括谈判文件的编制、谈判程序的执行、评审过程的公正性、成交结果的确定等。2.公司/组织内部审计监督公司/组织内部审计部门应定期对采购中心的竞争性谈判活动进行审计监督，检查采购活动是否符合法律法规及公司/组织内部规定的要求，是否存在违规行为。（二）外部监督1.法律法规监督采购中心的竞争性谈判活动应接受相关法律法规的监督，如《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国招标投标法》等。2.社会监督采购中心应接受社会公众的监督，如供应商、消费者等。对于社会公众提出的质疑和投诉，采购中心应及时进行调查和处理，并将处理结果向社会公开。（三）违规处理1.对采购中心工作人员的违规处理对于采购中心工作人员在竞争性谈判活动中存在的违规行为，如泄露谈判机密、接受供应商贿赂、与供应商串通等，公司/组织应视情节轻重，给予相应处分，包括警告、记过、记大过、降级、撤职、开除等。2.