采购与招标制度

PAGE采购与招标制度一、总则（一）目的为规范公司采购与招标活动，加强内部控制，提高资金使用效益，保证采购与招标质量，维护公司利益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门、子公司的货物、工程和服务采购与招标活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购与招标活动必须遵守国家法律法规及相关政策规定。2.公平、公正、公开原则：确保采购与招标过程公平透明，所有参与方机会均等，不受歧视。3.效益原则：在保证质量的前提下，追求经济效益最大化，降低采购成本。4.诚信原则：参与采购与招标活动的各方应诚实守信，履行各自义务。二、采购管理（一）采购计划1.需求预测各部门应根据业务发展规划和实际工作需要，定期进行需求预测，提出采购申请。需求预测应考虑市场变化、业务增长趋势、设备更新等因素。2.采购申请审批采购申请应详细说明采购物品或服务的名称、规格、数量、预算等信息，并提交部门负责人审核。部门负责人审核通过后，报分管领导审批。重大采购项目需经总经理批准。（二）供应商管理1.供应商选择建立供应商准入制度，明确供应商的资质要求，包括营业执照、生产许可证、产品质量认证、信誉状况等。通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等方式选择合格供应商。对潜在供应商进行实地考察，了解其生产能力、技术水平、质量管理、售后服务等情况，评估其是否符合公司要求。2.供应商评价与考核定期对供应商进行评价，评价内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。评价结果分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。对于不合格供应商，应及时采取措施，如暂停合作、要求整改等，直至取消其供应商资格。3.供应商信息管理建立供应商信息档案，记录供应商的基本信息、合作历史、评价结果等内容。定期更新供应商信息，确保信息的准确性和完整性。（三）采购流程1.采购询价采购部门根据采购申请，向多家供应商发出询价函，要求其提供产品报价、交货期、售后服务等信息。对供应商的报价进行比较分析，选择价格合理和服务优良的供应商。2.采购合同签订采购部门与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购物品或服务的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。合同签订前需经法务部门审核，确保合同合法有效。3.采购验收采购物品到货后，采购部门应及时通知相关部门进行验收。验收人员按照合同要求对采购物品的数量、质量、规格等进行检验，填写验收报告。验收合格后方可办理入库手续，验收不合格的应及时与供应商协商解决。4.采购付款财务部门根据采购合同和验收报告，按照规定的付款方式和时间支付货款。付款前需审核相关凭证，确保付款依据充分、手续齐全。三、招标管理（一）招标范围1.达到招标限额标准的项目根据国家有关规定，达到下列标准之一的货物、工程和服务采购项目必须进行招标：施工单项合同估算价在400万元人民币以上；重要设备、材料等货物的采购，单项合同估算价在200万元人民币以上；勘察、设计、监理等服务的采购，单项合同估算价在100万元人民币以上。2.其他需要招标的项目公司认为有必要进行招标的其他项目，经公司领导批准后，按照本制度进行招标。（二）招标方式1.公开招标招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标。公开招标适用于采购项目具有广泛的潜在供应商或投标人，需要充分竞争的情况。2.邀请招标招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标。邀请招标适用于采购项目技术复杂或有特殊要求，只有少数潜在供应商或投标人可供选择的情况。招标人应向不少于3家具备承担招标项目能力、资信良好的特定法人或者其他组织发出投标邀请书。3.竞争性谈判谈判小组与符合资格条件的供应商就采购货物、工程和服务事宜进行谈判，供应商按照谈判文件的要求提交响应文件和最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中确定成交供应商的采购方式。竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目。4.询价询价小组向符合资格条件的供应商发出采购询价通知书，要求供应商一次报出不得更改的价格，采购人从询价小组提出的成交候选人中确定成交供应商的采购方式。询价适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。（三）招标流程1.招标前期准备成立招标工作小组，负责招标项目的组织实施。招标工作小组成员包括采购部门、技术部门、法务部门、财务部门等人。编制招标文件，招标文件应包括招标公告（或投标邀请书）、投标人须知、评标办法、合同条款及格式、技术标准和要求、投标文件格式等内容。招标文件应明确招标项目的技术规格、质量要求、交货期、售后服务等实质性内容。发布招标公告（或投标邀请书），招标公告应在国家指定的媒体或公司内部网站上发布，公告内容应包括招标项目的名称、内容、规模、资金来源、招标方式、投标人资格要求、获取招标文件的时间和地点、投标截止时间和开标时间等信息。2.投标报名与资格审查接受潜在投标人的投标报名，对报名的投标人进行资格审查，审查内容包括营业执照、资质证书（如有）、业绩情况、信誉状况等。资格审查合格的投标人方可购买招标文件。向资格审查合格的投标人发售招标文件，并收取招标文件工本费。3.开标、评标与定标按照招标文件规定的时间和地点组织开标，开标由招标人主持，邀请所有投标人参加。开标时，由投标人或者其推选的代表检查投标文件的密封情况，也可以由招标人委托的公证机构检查并公证；经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格和投标文件的其他主要内容。开标结束后，由评标委员会对投标文件进行评审。评标委员会由招标人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。评标委员会按照招标文件规定的评标办法进行评标，推荐中标候选人。招标人根据评标委员会推荐的中标候选人确定中标人。中标人确定后，招标人应向中标人发出中标通知书，并同时将中标结果通知所有未中标的投标人。4.合同签订中标人应在中标通知书发出之日起30日内，按照招标文件和中标人的投标文件与招标人签订书面合同。合同签订后，中标人不得擅自变更、转让合同。四、监督与检查（一）内部监督1.审计部门监督审计部门定期对采购与招标活动进行审计，检查采购与招标程序是否合规、合同执行情况是否良好、资金使用是否合理等。对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.纪检监察部门监督纪检监察部门对采购与招标活动中的违规违纪行为进行监督检查，严肃查处违法违纪案件，维护公司利益和正常的采购与招标秩序。（二）外部监督接受政府有关部门、社会公众等外部监督，积极配合相关部门的检查和调查工作。对于外部监督提出的意见和建议，应认真研究并及时整改。五、违规处理（一）违规行为界定1.采购人员违规行为与供应商串通，谋取私利；泄露采购与招标信息；擅自变更采购合同条款；其他违反采购与招标制度的行为。2.供应商违规行为提供虚假资质证明或产品信息；以不正当手段获取中标资格；不履行合同约定的义务；其他违反采购与招标制度的行为。（二）违规处理措施1.警告对于情节较轻的违规行为，给予警告处分，责令其立即改正。2.罚款对违规人员或供应商处以一定金额的罚款，罚款金额根据违规情节轻重确定。3.暂停合作对于违规情节较重的供应商，暂停其与公司的合作关系，限期整改。整改合