采购不相容制度

PAGE采购不相容制度一、总则（一）目的为规范公司采购活动，防范采购风险，确保采购工作合法、合规、公正、透明，提高采购效率和效益，根据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本采购不相容制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购活动，包括物资采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和公司内部规章制度。2.公正性原则：采购过程应公平、公正，确保所有供应商享有平等机会。3.透明性原则：采购信息应公开透明，接受公司内部监督。4.不相容职务分离原则：明确采购业务中不相容职务，实行相互分离、相互制约。二、采购业务流程及不相容职务分离（一）采购需求提出1.使用部门根据业务需要提出采购需求：使用部门应详细填写采购申请单，注明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预算金额、预计到货时间等信息。2.采购需求审批：采购申请单需经使用部门负责人、相关业务主管领导审核签字，确保采购需求合理、必要。（二）供应商选择与确定1.采购部门负责供应商的寻找、筛选和初步评估：采购人员通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库，并对潜在供应商进行初步调查，评估其资质、信誉、产品质量、价格水平、售后服务等方面。2.成立评标小组：对于重大采购项目，应成立评标小组，成员包括采购部门、使用部门、财务部门、法务部门等相关人员。评标小组负责对供应商进行综合评审，确定中标供应商。3.供应商选择与确定过程中的不相容职务分离：采购人员不得参与供应商的评标和定标工作；评标小组成员应独立进行评审，不得与供应商私下接触，收受供应商贿赂或其他不正当利益。（三）采购合同签订1.采购部门根据评标结果与中标供应商签订采购合同：采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资或服务的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。2.合同审核与审批：采购合同签订前，需经法务部门审核合同条款的合法性、合规性，财务部门审核付款方式和预算安排，相关业务主管领导审批。合同签订后，应及时将合同副本分送相关部门存档。3.采购合同签订过程中的不相容职务分离：采购人员不得兼任合同的审核、审批工作；合同签订人员应与合同执行人员分离，避免出现利益冲突。（四）采购订单下达1.采购部门根据采购合同下达采购订单：采购订单应明确采购物资或服务的具体要求，并发送给供应商。采购订单应编号管理，以便跟踪和查询。2.采购订单审核：采购订单下达前，需经采购部门负责人审核，确保订单内容与采购合同一致。（五）物资验收1.使用部门负责采购物资的验收工作：使用部门应按照合同约定的质量标准对采购物资进行验收，填写验收报告。验收报告应包括物资名称、规格、数量、质量状况、验收日期等信息。2.验收结果反馈：验收合格的物资，使用部门应及时通知采购部门办理入库手续；验收不合格的物资，使用部门应及时通知采购部门与供应商协商解决，如退货、换货、补货等。3.物资验收过程中的不相容职务分离：采购人员不得参与物资的验收工作；验收人员应独立进行验收，不得与供应商串通舞弊。（六）付款结算1.财务部门根据采购合同、验收报告和发票等凭证进行付款结算：财务人员应审核付款申请的真实性、合法性、准确性，按照合同约定的付款方式和时间进行付款。2.付款审批：付款申请需经财务部门负责人、相关业务主管领导审批。对于重大采购项目的付款，还需经公司高层领导审批。3.付款结算过程中的不相容职务分离：采购人员不得兼任付款审批工作；财务人员应独立进行付款结算，不得与采购人员勾结，擅自支付款项。三、监督与检查（一）内部审计监督公司内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）纪检监察监督公司纪检监察部门对采购活动中的违规违纪行为进行监督检查，严肃查处采购过程中的腐败问题和不正当行为，维护公司利益和形象。（三）日常监督采购部门应建立健全采购业务台账，记录采购活动的全过程，定期进行自查自纠。各相关部门应加强对采购活动的日常监督，发现问题及时沟通协调，共同解决。四、责任追究（一）违规行为界定1.采购人员在供应商选择、合同签订、订单下达、验收付款等环节中，违反本制度规定，收受供应商贿赂、回扣或其他不正当利益，损害公司利益的。2.评标小组成员在评标过程中，违反评标纪律，与供应商串通舞弊，影响评标结果公正性的。3.采购部门、使用部门、财务部门等相关人员在采购业务流程中，未履行职责，导致采购活动出现失误、延误或其他问题，给公司造成损失的。（二）责任追究方式1.对于违规行为较轻的，给予批评教育、警告、诫勉谈话等处理。2.对于违规行为较重的，给予降职、撤职、扣发奖金等处理。3.对于违规行为严重，给公司造成重大损失的，依法追究法律责任，并要求其赔偿公司损失。五、附则（一）制度解释本制度