采购三方报价制度

PAGE采购三方报价制度一、总则（一）目的为了规范公司采购行为，确保采购过程的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证所采购物资和服务的质量，特制定本采购三方报价制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有物资采购、服务采购等相关活动。（三）基本原则1.公平公正原则：在采购过程中，对待所有供应商一视同仁，确保各方享有平等的机会参与报价和竞争。2.公开透明原则：采购信息、报价过程、评审标准等应向相关方公开，接受监督。3.择优选择原则：综合考虑供应商的报价、质量、信誉、服务等因素，选择最优供应商。4.合规合法原则：严格遵守国家法律法规及行业标准，确保采购活动合法合规。二、职责分工（一）采购部门1.负责组织实施采购三方报价工作，制定采购计划和询价文件。2.收集、整理供应商报价信息，组织评审会议，并向评审小组提供相关资料和数据。3.与选定的供应商签订采购合同，并跟踪合同执行情况。（二）需求部门1.提出采购需求，明确采购物资或服务的规格、数量、质量要求、交货期等详细信息。2.参与采购三方报价过程中的技术交流与沟通，协助采购部门对供应商的技术方案进行评估。3.对采购物资或服务进行验收，并反馈使用过程中的问题。（三）评审小组1.由采购部门、需求部门、财务部门、质量部门等相关人员组成，负责对供应商的报价进行评审。2.根据评审标准，对供应商的报价、质量、信誉、服务等方面进行综合评价，确定中标供应商。3.对采购三方报价过程进行监督，确保评审工作的公正、公平。（四）财务部门1.参与采购三方报价评审，从成本效益角度对报价进行分析。2.负责审核采购合同中的价格条款、付款方式等财务相关内容。3.对采购成本进行核算和控制，提供财务数据支持和分析。（五）质量部门1.参与采购三方报价评审，对供应商提供的物资或服务质量进行评估。2.制定质量验收标准，负责对采购物资或服务进行质量检验和验收。3.反馈供应商产品质量问题，协助采购部门处理质量纠纷和索赔事宜。三、采购三方报价流程（一）采购申请需求部门根据业务需要，填写采购申请表，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、交货期等信息，并提交给采购部门。（二）供应商选择与邀请1.采购部门根据采购需求，在公司合格供应商名录中选择不少于三家符合要求的供应商，并向其发出询价邀请。若合格供应商名录中供应商数量不足三家，采购部门应通过市场调研等方式，寻找潜在供应商并邀请其参与报价。2.采购部门向供应商提供详细的询价文件，包括采购物资或服务的规格、数量、质量要求、交货期、报价要求等内容。（三）供应商报价1.供应商在收到询价文件后，应在规定的时间内进行报价。报价应包括物资或服务的单价、总价、交货期、售后服务等内容，并加盖公章或签字确认。2.供应商应确保报价的真实性和准确性，如有虚假报价或恶意低价竞争行为，将取消其参与本次采购的资格，并列入公司不良供应商名单。(四)报价收集与整理采购部门负责收集各供应商的报价文件，并进行整理和编号。对报价文件中的关键信息进行摘录，形成报价汇总表，包括供应商名称、报价金额、交货期、售后服务等内容。（五）初步评审1.采购部门组织评审小组对供应商的报价进行初步评审。初步评审主要审查报价文件的完整性、响应性，包括报价是否涵盖询价文件要求的所有内容，交货期、售后服务等条款是否满足要求等。2.对于报价文件不完整或未实质性响应询价文件要求的供应商，采购部门应通知其在规定时间内进行补充或修正。若供应商未在规定时间内作出有效回应，将被视为放弃本次报价。（六）详细评审1.经过初步评审合格的供应商进入详细评审阶段评审小组根据评审标准，对各供应商的报价、质量、信誉、服务等方面进行综合评价。2.报价评审：对各供应商的报价进行比较分析，评估其价格合理性。可以采用最低价法、综合评分法等方法进行评审。最低价法是指在满足采购需求的前提下，选择报价最低的供应商；综合评分法是指根据报价、质量、信誉、服务等各项指标设定权重，计算各供应商的综合得分，选择综合得分最高的供应商。3.质量评审：质量部门根据采购物资或服务的质量要求，对供应商提供的样品、质量体系文件等进行评估，判断其是否能够满足公司的质量标准。4.信誉评审:采购部门通过查询供应商的信用记录、过往业绩、客户评价等方式，评估其信誉状况。信誉良好的供应商在评审中具有一定优势。5.服务评审：需求部门和采购部门根据采购物资或服务的特点，对供应商的售后服务承诺、响应速度、技术支持能力等方面进行评价。（七）中标供应商确定1.评审小组根据详细评审结果，按照评审标准确定中标供应商。评审结果应形成书面报告，并经评审小组全体成员签字确认。2.采购部门向中标供应商发出中标通知书，同时通知未中标供应商。中标通知书应明确中标供应商名称、中标金额、交货期等内容。（八）合同签订1.采购部门与中标供应商按照中标通知书的内容签订采购合同。合同应明确双方的权利和义务，包括物资或服务的规格、数量、质量要求、交货期、价格、付款方式、售后服务等条款。2.合同签订前，采购部门应将合同文本提交给财务部门、法务部门等相关部门进行审核，确保合同内容合法合规、条款清晰明确。审核通过后，方可签订合同。四、评审标准（一）报价评审标准1.价格合理性：评审小组将对各供应商的报价进行横向比较，分析其价格是否合理。价格合理性的判断将考虑市场行情、成本构成、同类产品价格等因素。2.价格优势：在满足采购需求的前提下，报价最低的供应商将在价格评审中获得优势。但最低价并非唯一的评审标准，还需综合考虑其他因素。（二）质量评审标准1.质量体系：供应商应具备完善的质量管理体系，通过相关质量认证，如ISO9001质量管理体系认证等。2.产品质量：提供的物资或服务应符合国家相关标准和公司采购要求，具有良好的质量稳定性和可靠性。评审小组可通过查看供应商的检测报告、样品测试等方式进行评估。3.质量保证措施：供应商应具备有效的质量保证措施，如原材料检验、生产过程控制、成品检验等环节的质量控制措施。（三）信誉评审标准1.信用记录：查询供应商的信用中国、国家企业信用信息公示系统等平台的信用记录，无不良信用记录的供应商将获得较高评价。2.过往业绩：供应商应具有与本次采购类似的项目经验，且项目实施过程中表现良好，无重大质量问题和违约行为。评审小组可通过查阅供应商的业绩证明材料、客户评价等方式进行核实。3.商业信誉：供应商在商业活动中应诚实守信，遵守合同约定，具有良好的商业口碑。（四）服务评审标准1.售后服务承诺：供应商应提供明确的售后服务承诺，包括售后服务内容、响应时间、维修期限等。售后服务承诺完善的供应商将在服务评审中获得优势。2.技术支持能力：对于技术含量较高的采购项目，供应商应具备较强的技术支持能力，能够及时解决用户在使用过程中遇到的技术问题。评审小组可通过考察供应商的技术团队、技术设备等方面进行评估。3.服务响应速度：供应商应具备快速响应客户需求的能力，在接到客户服务请求后，能够及时做出回应并提供解决方案。五、监督与管理（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购三方报价制度的执行情况进行审计监督，检查采购流程是否合规、评审过程是否公正、合同签订与执行是否符合规定等。2.设立举报邮箱和电话，接受公司员工对采购三方报价过程中违规行为和不正当竞争行为等的举报。对于举报信息，审计部门应及时进行调查核实，并根据调查结果进行处理。（二）供应商管理1.建立供应商评价机制，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务、价格等方面进行评价。评价结果作为供应商后续合作的重要依据，对于表现优秀的供应商给予更多合作机会，对于表现不佳的供应商进行警告、限制合作甚至淘汰。2.加强对供应商的培训与沟通管理，定期组织供应商培训会议，传达公司采购政策和要求，促进供应商提高自身管理水平和服务质量。同时，保持与供应商的良好沟通，及时了解其需求和问题，共同解决合作过程中出现的困难。（三）档案管理采购部门负责建立采购三方报价档案，对采购申请、询价文件、供应商报价文件、