酒店采购询价定价制度

PAGE酒店采购询价定价制度一、总则1.目的本制度旨在规范酒店采购询价定价流程，确保采购工作的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证酒店运营所需物资和服务的质量，维护酒店的经济利益。2.适用范围本制度适用于酒店所有物资采购及服务采购项目，包括但不限于食品饮料、客房用品、办公用品、设备采购、工程维修、外包服务等。3.基本原则合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关行业标准，确保采购行为合法合规。公平公正原则：在询价定价过程中，应对所有供应商一视同仁，不得偏袒任何一方，保证竞争的公平性。效益原则：在保证质量的前提下，通过合理的询价定价，降低采购成本，提高酒店经济效益。透明原则：采购过程应保持透明，信息公开共享，接受酒店内部监督。二、采购询价流程1.采购申请各部门根据实际需求填写采购申请表，详细说明采购物资或服务的名称规格、数量、质量要求、预计采购时间等信息。采购申请表需经部门负责人审核签字后提交至采购部门。2.采购部门受理采购部门收到采购申请表后，进行初步审核，确认采购需求的合理性和必要性。对于紧急采购需求，采购部门应优先处理，确保及时满足酒店运营需要。3.询价准备采购人员根据采购项目的特点和要求，收集相关供应商信息，建立供应商数据库。对潜在供应商进行初步筛选，确定参与询价的供应商名单。准备询价文件，包括采购需求明细、技术规格要求、报价要求、交货期要求等。4.询价发出采购人员向选定的供应商发出询价文件，明确告知询价的截止时间、报价方式等要求，并要求供应商在规定时间内提交报价单。询价文件可以通过邮件、传真、书面等方式发送给供应商。5.供应商报价供应商收到询价文件后，应按照要求认真填写报价单，注明物资或服务的名称、规格、数量、单价、总价、交货期、售后服务等内容。报价单应加盖供应商公章或业务专用章，并由授权代表签字确认。供应商应在规定的询价截止时间前将报价单反馈给采购人员。6.报价收集整理采购人员在询价截止时间后，及时收集供应商的报价单，并进行整理和记录对报价单进行初步审核，检查报价内容是否完整齐全，价格计算是否准确，交货期是否符合要求等将审核后的报价信息录入酒店采购管理系统，建立报价档案。三、定价原则与方法1.定价原则成本导向原则：采购价格应基于成本分析，确保供应商的报价能够覆盖其合理成本并获得适当利润。市场导向原则：参考市场同类物资和服务的价格水平，使酒店采购价格具有市场竞争力。性价比原则：综合考虑物资和服务的质量、价格、性能等因素，选择性价比最优的供应商和产品/服务。2.定价方法最低价法：在满足采购需求的前提下，选择报价最低的供应商作为中标供应商。适用于标准化程度高、质量稳定、市场价格透明的物资采购。综合评估法：对供应商的报价、质量、信誉、交货期、售后服务等因素进行综合评估，按照评估得分高低确定中标供应商。适用于技术含量高、对质量和服务要求较高的采购项目。成本加成法：对于一些特殊定制或成本难以准确核算的采购项目，在成本核算的基础上，加上合理的利润确定采购价格。四、定价审批流程1.采购人员初审采购人员对供应商的报价进行初审，分析价格的合理性和竞争力。对比不同供应商的报价情况，筛选出价格优势明显且符合采购要求的供应商。采购人员根据初审结果，撰写询价定价分析报告包括各供应商报价明细对比分析、推荐中标供应商及理由等。2.采购部门负责人审核采购部门负责人对采购人员提交的询价定价分析报告进行审核。重点审核采购流程的合规性、供应商选择的合理性、价格的公正性等方面。如发现问题，采购部门负责人应及时与采购人员沟通，要求补充相关信息或重新进行评估。3.财务部门审核财务部门对采购项目的预算执行情况和成本控制进行审核。根据酒店财务制度和成本核算要求，对采购价格的合理性进行评估。财务部门审核通过后，在询价定价分析报告上签字确认。4.分管领导审批分管领导根据采购部门负责人和财务部门审核意见，对询价定价结果进行最终审批。审批内容包括采购项目的必要性、供应商选择的准确性、价格的合理性等。分管领导批准后，确定中标供应商，并下达采购任务书。五、合同签订与执行1.合同签订采购部门根据分管领导的审批意见，与中标供应商签订采购合同。合同应明确双方的权利和义务，包括物资或服务的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准售后服务等条款。合同签订前，采购部门应将合同文本提交给酒店法务部门进行审核，确保合同的合法性和有效性。2.合同执行采购部门负责跟踪合同执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按照合同约定履行义务。供应商应按照合同规定的时间、地点、质量要求等交付物资或提供服务。采购部门在收到供应商交付的物资或服务后，应进行验收，如发现质量问题或其他不符合合同约定事项，应及时与供应商协商解决。3.付款管理财务部门按照合同约定的付款方式和时间，办理付款手续。付款前，财务部门应审核采购部门提交的验收报告、发票等相关凭证确保付款依据充分。对于不符合合同约定的付款申请，财务部门有权拒绝支付。六、监督与考核1.内部监督酒店内部审计部门定期对采购询价定价制度的执行情况进行审计监督，检查采购流程是否合规，定价是否合理，合同执行是否到位等。审计部门应出具审计报告，对发现的问题提出整改意见，并跟踪整改落实情况。酒店设立投诉举报渠道，接受员工对采购询价定价过程中的违规行为进行举报。对于举报事项，酒店应及时进行调查处理，并将处理结果反馈给举报人2.供应商考核采购部门定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等方面进行考核评价。考核结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级，对于考核不合格的供应商，采购部门应暂停或终止与其合作，并及时寻找新的供应商。采购部门根据供应商考核结果，调整供应商数据库，优先选择优秀供应商进行合作。对在采购询价定价工作中表现突出的采购人员，给予表彰和奖励；对违反制度