酒店采购招投标制度

PAGE酒店采购招投标制度一、总则（一）目的为规范酒店采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，促进酒店的健康发展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于酒店各类物资、服务的采购招投标活动，包括但不限于食品饮料、客房用品、设备设施、工程维修、营销策划等。（三）基本原则1.公开、公平、公正原则：采购招投标活动应公开透明，所有参与投标的供应商享有平等的机会，评标过程应公正客观，不受任何单位和个人的非法干预。2.诚实信用原则：供应商应诚实守信，如实提供有关资质、业绩、产品质量等信息，不得隐瞒或虚报；酒店采购部门及相关人员应诚实守信，严格按照制度和程序进行操作，不得泄露商业机密。3.效益优先原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本、交货期、售后服务等因素，选择最优的供应商和采购方案，实现酒店效益最大化。二、采购招投标管理机构及职责（一）采购招投标领导小组成立以酒店总经理为组长，副总经理、财务总监等相关领导为成员的采购招投标领导小组。其职责如下：1.负责审定采购招投标制度、流程和标准。2.对重大采购项目的招投标方案进行决策。3.协调解决采购招投标过程中出现的重大问题。（二）采购部门1.负责制定采购计划和采购需求，组织采购招投标活动的实施。2.收集、整理供应商信息，建立供应商数据库。3.与供应商进行沟通、谈判，签订采购合同。4.负责采购项目的验收、付款等后续工作。（三）评标委员会1.由酒店内部相关专业人员、外部专家等组成评标委员会。6.负责对投标文件进行评审，推荐中标候选人。7.向采购招投标领导小组报告评标结果。（四）监督部门酒店审计部门或纪检部门作为监督部门，负责对采购招投标活动进行全程监督，确保招投标活动合法合规。三、采购招投标流程（一）采购申请与审批1.各部门根据经营需要，填写采购申请表，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、预算等信息。2.采购申请表经部门负责人审核后，报分管领导审批。对于金额较大或重要的采购项目，需报总经理审批。(二)招标方式选择根据采购项目的特点和金额大小，选择合适的招标方式，包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购等。1.公开招标：适用于采购金额较大、技术规格明确、市场竞争充分的项目。通过发布招标公告，邀请不特定供应商参加投标。2.邀请招标：适用于具有一定技术难度、供应商数量有限或涉及商业机密等项目。向不少于三家具备承担招标项目能力资信良好的特定供应商发出投标邀请书。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的以及重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要这项目。与不少于三家供应商进行谈判，确定成交供应商。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。直接与单一供应商签订采购合同。（三）招标公告或邀请书发布1.公开招标项目，在酒店官网、行业媒体、政府采购网等平台发布招标公告，公告内容包括招标项目名称、内容、要求、投标截止时间、开标时间及地点等。2.邀请招标项目，向选定的供应商发出投标邀请书，并提供招标文件。（四）供应商报名与资格预审1.有意参与投标的供应商，按照招标公告或邀请书的要求，在规定时间内报名，并提交相关资格证明文件，如营业执照、资质证书业绩证明等。2.采购部门对报名供应商进行资格预审，审查其是否符合招标要求。对于通过资格预审的供应商，发放招标文件。（五）招标文件编制与发放1.采购部门根据采购项目需求，编制招标文件。招标文件应包括招标项目概述、技术规格、商务条款、评标标准、投标文件格式等内容。2.向通过资格预审的供应商发放招标文件，并要求其在规定时间内签收确认。（六）投标文件编制与提交1.供应商按照招标文件的要求，编制投标文件。投标文件应包括投标函、法定代表人身份证明、授权委托书、投标报价表、技术规格偏离表、商务条款偏离表、资格证明文件、售后服务承诺等内容。2.供应商在规定时间内将投标文件密封送达指定地点。（七）开标1.采购部门按照招标文件规定的时间和地点组织开标会议。开标会议由采购部门主持，邀请评标委员会成员、监督部门人员及所有投标供应商代表参加。2.开标时，由投标人或其推选的代表检查投标文件的密封情况，经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格、投标文件的其他主要内容。3.开标过程应做好记录，并存档备查。（八）评标1.评标委员会成员应严格按照评标标准对投标文件进行评审。评标标准应包括价格、技术、商务、售后服务等方面，确保评标结果客观公正。2.评标过程中，评标委员会可以要求投标人对投标文件中含义不明确的内容进行澄清或说明，但不得改变投标文件的实质性内容。3.评标委员会成员应独立评审，并按照少数服从多数的原则推荐中标候选人。中标候选人一般为13名。（九）中标通知1.采购部门根据评标委员会的推荐意见，确定中标供应商，并向其发出中标通知书。2.同时，将中标结果通知所有未中标供应商。（十）合同签订1.中标供应商应在收到中标通知书后的规定时间内，按照招标文件和投标文件的约定，与酒店签订采购合同。2.采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资或服务的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。四、评标标准（一）价格标准1.以投标报价作为价格评审的主要依据，原则上选择投标报价最低且符合采购要求的供应商为中标候选人。2.对于价格相近的投标文件，应综合考虑其他因素，如付款条件、交货期等，选择最优供应商。（二）技术标准1.评审投标文件中所提供产品或服务的技术规格、性能指标是否满足招标文件的要求。2.比较各供应商所提供技术方案的先进性、合理性、可靠性等，选择技术实力强、方案优的供应商。（三）商务标准1.审查供应商的资质、业绩、信誉等商务条件是否符合招标文件的要求。2.评估供应商的售后服务承诺、付款条件、交货期等商务条款的优劣。（四）综合评审1.在价格、技术、商务评审的基础上，对供应商进行综合评审，综合考虑供应商的整体实力、合作潜力等因素。2.评标委员会成员应根据综合评审结果，对各供应商进行排序，推荐中标候选人。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。合同内容应符合法律法规和行业标准的要求，不得损害酒店利益。2.采购合同签订前，应进行合同评审，由采购部门、法务部门、财务部门等相关人员对合同条款进行审核，确保合同合法合规、风险可控。（二）合同执行1.采购部门应按照合同约定，及时与供应商沟通协调，跟踪合同执行情况，确保供应商按时、按质、按量履行合同义务。2.供应商应严格按照合同约定提供物资或服务，如遇特殊情况需要变更合同条款，应提前书面通知酒店，并经双方协商一致后方可变更。（三）合同验收1.采购物资或服务到货后，采购部门应组织相关人员按照合同约定和验收标准进行验收。验收合格的，出具验收报告；验收不合格的，应及时通知供应商进行整改或退换货。2.验收过程中发现的问题，应做好记录，并要求供应商限期解决。对于因供应商原因导致的验收不合格，酒店有权按照合同约定扣除相应款项或追究供应商的违约责任。（四）合同付款1.财务部门应按照采购合同约定的付款方式和时间，及时办理付款手续。付款前，应审核采购合同执行情况、验收报告等相关资料是否齐全。2.对于不符合付款条件的，财务部门有权拒绝付款，并及时通知采购部门与供应商协商解决。六、监督与检查（一）内部监督1.监督部门应定期对采购招投标活动进行检查，重点检查招投标程序是否合规、评标过程是否公正、合同签订与执行是否规范等。2.对于发现违规违纪行为，应及时进行调查处理，并追究相关人员的责任。（二）外部监督1.积极接受政府有关部门、行业协会等外部机构的监督检查，配合提供相关资料和信息。2.对于外部监督机构提出的意见和建议，应认真整改落实，不断完善采购招投标制度和管理工作。七、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入制度，明确供应商的资质要求、准入流程等。2.采购部门应定期收集供应商信息，对潜在供应商进行评估和筛选，建立供应商数据库。（二供应商评价与考核1.定期对供应商的供货质量服、交货期、价格等方面进行评价和考核，评价结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。2.根据评价考核结果，对供应商进行分类管理，对于优秀供应商给予更多的合作机会