酒店采购市场询价制度

PAGE酒店采购市场询价制度一、总则（一）目的为规范酒店采购市场询价行为，确保采购工作的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证酒店运营所需物资和服务的质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于酒店所有物资采购、服务采购等涉及市场询价的活动。包括但不限于食品饮料、客房用品、布草、设备采购、工程维修服务、清洁服务、餐饮外包服务等。（三）基本原则1.合法性原则：采购询价活动必须遵守国家法律法规和相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，不偏袒任何一方，保证询价过程和结果的公正性。3.公开透明原则：询价信息公开，接受酒店内部监督和相关部门的检查，确保采购过程透明。4.效益原则：通过合理询价，选择性价比最优的供应商和产品，实现酒店采购效益最大化。二、询价流程（一）需求提出1.各部门根据酒店运营需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等信息。2.《采购申请表》需经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）采购部门初审1.采购部门收到《采购申请表》后，对采购需求进行初步审核。2.审核内容包括采购需求的合理性、必要性、与预算的匹配性等。3.对于不符合要求的采购申请，采购部门应与申请部门沟通，说明原因并要求其修改或补充相关信息。（三）成立询价小组1.根据采购项目的性质和金额大小，成立询价小组。询价小组由采购部门人员、相关技术专家、财务人员等组成，人数一般为35人。2.采购部门负责确定询价小组成员，并指定一名组长负责整个询价工作的组织和协调。3.询价小组成员应具备相关专业知识和经验，熟悉采购流程和市场情况，能够独立客观地对供应商进行评价和选择。（四）制定询价文件1.询价小组根据采购需求制定询价文件。询价文件应包括采购项目的详细规格、技术要求、质量标准、交货时间、售后服务等内容。2.询价文件还应明确询价的方式（如公开询价、邀请询价等）、报价要求（如报价有效期、报价包含的费用等）以及评审标准。3.询价文件需经采购部门负责人审核后，方可发放给供应商。（五）选择供应商1.采购部门通过多种渠道选择潜在供应商。渠道包括但不限于酒店供应商库、行业网站、供应商推荐、招标平台等。2.根据询价文件要求，向符合条件的供应商发放询价文件，并要求其在规定时间内提交报价文件。3.对于公开询价的项目，应在酒店内部公告栏或官方网站发布询价信息，邀请更多供应商参与报价。（六）接收报价文件1.采购部门负责接收供应商提交的报价文件。2.在接收报价文件时，应检查报价文件的完整性、密封性等，确保报价文件符合要求。3..对收到的报价文件进行登记，记录供应商名称、报价日期、报价金额等信息。（七）询价评审1.询价小组对供应商的报价文件进行评审。评审内容包括报价金额、产品质量、交货期、售后服务、供应商信誉等方面。2.按照询价文件中规定的评审标准，对各供应商的报价进行打分或排序。3.询价小组可以要求供应商对报价文件进行澄清或提供补充资料，但不得改变报价文件的实质性内容。（八）确定中标供应商1.根据询价评审结果，询价小组确定中标供应商。中标供应商应是报价合理、产品质量可靠、服务承诺满足要求的供应商。2.采购部门将中标结果通知所有参与询价的供应商，并向中标供应商发出《中标通知书》。3.《中标通知书》应明确采购项目的名称、中标金额、交货时间、质量要求等内容。(九)签订采购合同1.采购部门与中标供应商按照《中标通知书》的要求签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物资或服务的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、售后服务等条款。2.采购合同签订前，应提交法律部门或专业律师进行审核，确保合同的合法性和有效性。3.采购合同签订后一式多份，分别由采购部门、财务部门、供应商等留存，作为执行和结算的依据。三、询价信息管理（一）供应商信息库建设1.采购部门负责建立和维护酒店供应商信息库。供应商信息库应包括供应商的基本信息、联系方式、经营范围、产品质量、价格水平、信誉评价等内容。2.定期对供应商信息库进行更新和完善，确保信息的准确性和及时性。3.在选择供应商时，应优先从供应商信息库中选取合适的供应商进行询价。（二）询价记录保存1.采购部门应对每次询价活动的相关记录进行保存，包括询价文件、报价文件、评审记录、中标通知书、采购合同等。2.询价记录应按照时间顺序进行整理归档，保存期限不少于[X]年，以便日后查阅和审计。3.建立电子档案和纸质档案相结合的方式，确保询价记录的安全性和完整性。（三）价格信息分析1.采购部门定期对采购物资和服务的价格信息进行分析。分析内容包括市场价格走势、不同供应商价格差异、价格波动原因等。2.根据价格信息分析结果，为酒店采购决策提供参考，提出合理的采购建议，如采购时机选择、价格谈判策略等。3.将价格信息分析报告提交给酒店管理层，作为制定采购预算和成本控制的依据。四、监督与考核（一）内部监督1.酒店内部审计部门定期对采购询价活动进行审计监督。审计内容包括询价流程的合规性、采购合同的执行情况、供应商选择的公正性等。2.审计部门有权调阅采购询价活动的相关文件和记录，对发现的问题提出整改意见，并跟踪整改落实情况。3.酒店设立举报邮箱和电话，接受员工对采购询价活动中违规行为的举报。对于举报信息，应及时进行调查核实，并根据调查结果进行处理。（二）供应商监督评价1.采购部门定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等进行监督评价。评价结果应记录在供应商信息库中，并作为后续合作的参考依据。2.对于表现优秀的供应商，给予适当的奖励和优先合作机会；对于表现不佳的供应商，应及时与其沟通，要求其改进，如多次整改仍不符合要求，可终止合作关系。3.建立供应商诚信档案，对供应商的违规行为进行记录和公示，维护酒店采购市场的良好秩序。（三）考核与奖惩1.对采购部门及询价小组成员的询价工作进行考核评价其工作的准确性、效率、公正性等方面。2.对于在询价工作中表现优秀的部门和个人，给予相应的奖励，如奖金、荣誉证书等；对于因工作失误或违规行为给酒