配件采购询价制度范本

PAGE配件采购询价制度范本一、总则（一）目的为规范公司配件采购询价流程，确保采购过程的公开、公平、公正，降低采购成本，提高采购效率，保证所采购配件的质量和适用性，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及配件采购询价的活动，包括但不限于生产设备配件、办公设备配件、维修工具配件等的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购询价活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，不偏袒任何一方，保证询价过程和结果的公正性。3.公开透明原则：采购询价信息应在规定范围内公开，接受公司内部监督。4.效益原则：在保证配件质量的前提下，通过合理询价降低采购成本，提高公司经济效益。二、询价流程（一）需求提出1.使用部门填写申请：各部门根据生产、办公或维修等实际需求，填写《配件采购申请表》，详细注明所需配件的名称、规格型号、数量、技术要求、预计到货时间等信息。2.部门负责人审核：使用部门负责人对申请内容进行审核，确认需求的真实性和合理性，签字后提交至采购部门。（二）采购部门受理1.采购专员接收申请：采购部门指定专人负责接收《配件采购申请表》，对申请信息进行初步整理和登记。2.核对需求信息：采购专员与使用部门沟通，核对申请中的配件信息，如有疑问及时反馈并要求使用部门进行补充或修正。（三）询价准备1.确定询价范围：采购专员根据配件的特点和市场情况，确定询价供应商的范围。优先选择公司合格供应商名录中的企业，同时也可通过网络搜索、行业推荐等方式寻找潜在供应商。将确定的询价供应商名单记录在《配件采购询价供应商清单》中。2.制定询价文件：采购专员根据配件需求，编制询价文件。询价文件应包括以下内容：配件详细规格说明书，明确技术参数、质量标准等要求。数量清单，注明所需配件的具体数量。交货时间要求，明确预计到货日期和交货地点。报价要求，说明报价方式（如含税价、不含税价）、报价有效期等。售后服务要求，如质保期、维修响应时间等。（四）询价发出1.发送询价文件：采购专员通过邮件、传真或其他合适方式，将询价文件发送给选定的供应商。在邮件或传真中注明询价项目名称、编号、要求回复的截止日期等关键信息。2.记录发送情况：采购专员对询价文件的发送时间、接收供应商等信息进行记录，形成《配件采购询价发送记录》。（五）供应商报价1.供应商准备报价：供应商收到询价文件后，应按照要求进行报价。报价应包括配件单价、总价、交货期、售后服务承诺等内容，并加盖公司公章或业务专用章。2.提交报价文件：供应商在规定的截止日期前，将报价文件以书面或电子文档形式反馈给采购专员。采购专员对收到的报价文件进行登记，记录报价供应商名称、报价日期、报价内容等信息，形成《配件采购询价报价记录》。（六）报价评估1.组建评估小组：采购部门会同相关技术部门、质量部门等组成询价评估小组。评估小组成员应具备相应的专业知识和经验，能够对配件的技术、质量、价格等方面进行综合评估。2.评估内容：评估小组对供应商的报价进行详细分析和比较，评估内容包括：价格合理性：对比各供应商的报价，分析价格差异原因，判断报价是否合理。配件质量：审查供应商提供的配件质量标准和相关证明文件，确保符合公司需求。交货期可靠性：评估供应商承诺的交货期是否能够满足公司生产或使用要求，是否具有可靠性。售后服务能力：考察供应商的售后服务承诺，如质保期长短、维修响应速度等。3.评估记录：评估小组对评估过程和结果进行记录，填写《配件采购询价评估记录》，详细记录各供应商的报价情况、评估意见和推荐建议等。（七）采购决策1.结果汇报：采购部门根据评估小组的推荐建议，整理询价评估结果，向公司管理层汇报。汇报内容应包括询价过程概述、各供应商报价及评估情况、推荐的供应商及理由等。2.决策确定：公司管理层根据采购部门的汇报，结合公司实际情况和采购需求，做出最终的采购决策。确定中标供应商后，采购部门应及时通知中标供应商，并向未中标供应商发出未中标通知。（八）合同签订1.起草采购合同：采购部门根据采购决策，与中标供应商起草采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括配件规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。2.审核合同条款：采购合同初稿完成后，提交公司法务部门和相关业务部门进行审核。审核重点包括合同条款的合法性、完整性、准确性，以及是否符合公司利益和采购需求。3.签订合同：经审核无误后，采购部门与中标供应商签订采购合同。合同签订后，采购专员将合同副本分发给相关部门存档，作为后续采购执行和付款的依据。三、询价管理（一）供应商管理1.建立供应商档案：采购部门负责建立和维护供应商档案，记录供应商的基本信息、联系方式、经营范围、资质证书、业绩情况、报价记录、评估结果等内容。2.供应商评估与更新：定期对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平等方面。根据评估结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予更多合作机会，对于不符合要求的供应商及时淘汰或进行整改。3.供应商培训与沟通：采购部门应定期组织供应商培训，向供应商传达公司的采购政策、质量要求、技术标准等信息，促进供应商提高产品质量和服务水平。同时，加强与供应商的日常沟通，及时解决合作过程中出现的问题。（二）询价文件管理1.文件编号与存档：对每次询价文件进行编号管理，确保文件的唯一性和可追溯性。询价文件完成后，采购专员应将其纸质版和电子版进行存档，保存期限按照公司档案管理规定执行。2.文件修订与更新：根据公司业务发展、技术进步或市场变化等因素，及时对询价文件的内容进行修订和更新。修订后的询价文件应重新编号，并通知相关供应商。（三）询价记录管理1.记录内容与要求：对询价过程中的各项记录，如《配件采购申请表》、《配件采购询价供应商清单》、《配件采购询价发送记录》、《配件采购询价报价记录》、《配件采购询价评估记录》等，应详细、准确地记录相关信息，确保记录的完整性和真实性。2.记录保存与查阅：询价记录应按照规定的期限进行保存，以便于日后查询和审计。未经授权，任何人不得擅自查阅或修改询价记录。如因工作需要查阅询价记录，应履行相应的审批手续。四、监督与审计（一）内部监督1.设立监督岗位：公司设立专门的采购监督岗位，负责对配件采购询价活动进行全程监督。监督人员应具备较强的责任心和专业知识，能够独立开展监督工作。2.监督内容：监督人员重点监督询价过程是否符合制度规定，包括需求提出的合理性、询价范围的确定、询价文件的编制与发送、供应商报价的接收与评估、采购决策的公正性等环节。对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改情况。3.定期检查与报告：监督人员定期对采购询价活动进行检查，形成监督检查报告，向公司管理层汇报。报告内容应包括检查情况概述、发现的问题及整改建议等。（二）审计监督1.内部审计部门介入：公司内部审计部门定期对配件采购询价业务进行审计，审查采购活动的合法性、合规性、效益性。审计内容包括询价制度的执行情况、采购流程的规范性、供应商管理的有效性、采购成本的控制等方面。2.审计结果反馈与整改：审计部门根据审计结果出具审计报告，向公司管理层反馈审计意见和建议。公司相关部门应根据审计报告要求，及时进行整改，并将整改情况书面报告审计部门。五、附