部队采购内控制度

PAGE部队采购内控制度一、总则（一）目的为加强部队采购内部控制，规范采购行为，提高采购资金使用效益，防范采购风险，确保采购活动合法、合规、公正、透明，依据国家有关法律法规和军队相关规定，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于部队各级机关、部队及所属单位的各类物资采购、工程采购和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和军队的有关规定，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，保障所有参与采购活动的供应商平等竞争，维护市场秩序。3.公开性原则：除涉及国家秘密和军事机密外，采购信息应及时、准确、完整地公开，接受监督。4.效益性原则：在确保采购质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购资金使用效益。5.制衡性原则：建立健全采购决策、执行、监督相互制衡的机制，防止权力滥用和腐败行为。（四）职责分工1.采购管理部门负责制定采购管理制度、采购计划和采购预算。组织实施采购活动，包括采购需求调研、采购文件编制、供应商选择、合同签订等。协调采购过程中的相关事宜，处理采购纠纷。对采购项目进行验收，确保采购质量符合要求。2.财务部门负责审核采购预算，监督采购资金的使用。办理采购资金的支付结算手续。对采购项目进行财务审计，确保采购资金使用合规。3.需求部门提出采购需求，明确采购物资、工程或服务的规格、数量、质量等要求。参与采购需求调研、采购文件评审、供应商选择等采购活动。配合采购管理部门进行采购项目验收。4.监督部门对采购活动进行全程监督，检查采购行为是否符合法律法规和制度规定。受理采购活动中的投诉举报，对违规行为进行调查处理。二、采购计划管理（一）采购需求调研1.需求部门应在采购项目实施前，对采购需求进行充分调研，了解市场供应情况、技术发展趋势和同类产品价格水平等信息。2.调研内容包括采购物资、工程或服务的功能、性能、质量、规格、数量、交付时间、售后服务等要求，以及潜在供应商的情况。3.需求部门应编制采购需求调研报告，明确采购需求的合理性和可行性，作为采购计划编制的依据。（二）采购计划编制1.采购管理部门根据需求部门提交的采购需求调研报告，结合部队实际情况和年度预算安排，编制采购计划。2.采购计划应包括采购项目名称、采购内容、采购数量、采购预算、采购时间安排等内容。3.采购计划应按照军队采购管理的有关规定进行审批，确保采购计划的科学性和合理性。（三）采购计划调整1.在采购计划执行过程中，如因部队任务变化、市场情况变动等原因需要调整采购计划的，需求部门应及时提出调整申请。2.采购管理部门应对调整申请进行审核，报经原审批部门批准后，对采购计划进行调整。3.采购计划调整后，应及时通知相关部门和供应商，确保采购活动的顺利进行。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购管理部门应根据采购计划，会同财务部门编制采购预算。2.采购预算应按照国家和军队有关预算编制的规定，结合采购项目的实际情况，合理确定采购资金的规模和用途。3.采购预算应明确采购项目的名称、规格、数量、单价、总价等内容，并按照预算管理的要求进行细化和分解。（二）预算执行1.采购活动应严格按照采购预算执行，不得超预算采购。2.财务部门应加强对采购资金的管理，严格控制采购资金的支付，确保采购资金专款专用。3.采购管理部门应定期对采购预算执行情况进行检查和分析，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。（三）预算调整1.在采购预算执行过程中，如因采购项目变更、市场价格波动等原因需要调整采购预算的，采购管理部门应及时提出调整申请。2.财务部门应对调整申请进行审核，报经原审批部门批准后，对采购预算进行调整。3.采购预算调整后，应及时通知相关部门和供应商，确保采购活动的顺利进行。四、采购方式选择（一）公开招标1.公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式采购。3.公开招标应按照国家和军队有关招标的规定进行组织实施，确保招标过程的公平、公正、公开。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.邀请招标应按照国家和军队有关招标的规定进行组织实施，确保招标过程的公平、公正、公开。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.竞争性谈判应按照国家和军队有关谈判的规定进行组织实施，确保谈判过程的公平、公正、公开。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人从某一特定供应商处采购货物、工程或服务的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.单一来源采购应按照国家和军队有关采购的规定进行组织实施，确保采购过程的公平、公正、公开。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.询价应按照国家和军队有关询价的规定进行组织实施，确保询价过程的公平、公正、公开。五、采购文件管理（一）采购文件编制1.采购管理部门应根据采购方式和采购项目的特点，编制采购文件。2.采购文件应包括采购公告、采购邀请书、采购需求、采购文件格式、评标标准、合同条款等内容。3.采购文件应明确采购项目的技术规格、质量要求、交货时间、售后服务等内容，确保采购文件的完整性和准确性。（二）采购文件审核1.采购文件编制完成后，应提交采购管理部门负责人进行审核。2.审核内容包括采购文件的合法性、合规性、完整性、准确性等方面。3.审核通过后的采购文件应加盖采购管理部门公章，并按照规定进行发布。（三）采购文件发放1.采购文件应按照规定的方式和时间发放给潜在供应商。2.采购管理部门应记录采购文件的发放情况，包括发放时间、发放对象、发放方式等内容。3.潜在供应商应在规定的时间内领取采购文件，并按照采购文件的要求编制投标文件或响应文件。六、供应商管理（一）供应商资格审查1.采购管理部门应建立供应商资格审查制度，对参与采购活动的供应商进行资格审查。2.资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、资质证书、业绩情况、信誉状况等方面。3.采购管理部门应定期对供应商资格进行复审，确保供应商资格的有效性。（二）供应商选择1.采购管理部门应根据采购项目的要求和供应商资格审查情况，选择合适的供应商参与采购活动。2.供应商选择应遵循公平、公正、公开的原则，可以采用招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等方式进行。3.采购管理部门应组织相关部门和人员对供应商进行综合评审，确定成交供应商。（三）供应商评价1.采购管理部门应建立供应商评价制度，对供应商的供货质量、交货期、售后服务等方面进行评价。2.评价方式可以采用定期评价、不定期评价、项目评价等方式进行。3.采购管理部门应根据供应商评价结果，对供应商进行分类管理，对于评价较好的供应商，可以优先选择参与后续采购活动；对于评价较差的供应商，应限制其参与采购活动。七、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购管理部门应与成交供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目的名称、规格、数量、单价、总价、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等内容。3.采购合同应按照国家和军队有关合同管理的规定进行签订，确保合同的合法性、合规性、完整性和有效性。（二）合同履行1.采购合同签订后，采购管理部门和供应商应按照合同约定履行各自的义务。2.采购管理部门应监督供应商的合同履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。3.供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求提供货物、工程或服务，并及时办理验收手续。（三）合同变更1.在采购合同履行过程中，如因不可抗力、政策调整、市场变化等原因需要变更合同的，采购管理部门应与供应商协商一致，并签订合同变更协议。2.合同变更协议应明确变更的内容、变更的原因、变更后的合同条款等内容。3.合同变更协议签订后，采购管理部门和供应商应按照变更后的合同条款履行各自的义务。（四）合同终止1.在采购合同履行过程中，如因合同约定的终止条件出现、双方协商一致、不可抗力等原因需要终止合同的，采购管理部门应与供应商协商一致，并签订合同终止协议。2.合同终止协议应明确终止的原因、终止的时间、双方的权利义务等内容。3.合同终止后，采购管理部门和供应商应按照合同终止协议的约定办理相关手续。八、采购验收管理（一）验收准备1.采购项目完成后，采购管理部门应组织需求部门、财务部门等相关部门和人员成立验收小组，负责采购项目的验收工作。2.验收小组应制定验收方案，明确验收标准、验收方法、验收程序等内容。3.验收小组应提前通知供应商准备验收资料，包括货物清单、质量检验报告、售后服务承诺等。（二）验收实施1.验收小组应按照验收方案的要求，对采购项目进行实地验收。2.验收内容包括采购项目的数量、质量、规格、型号、性能等方面是否符合采购合同的要求。3.验收小组应填写验收报告，记录验收情况和验收结果。（三）验收结果处理1.验收合格的采购项目，验收小组应出具验收合格报告，采购管理部门应按照合同约定支付采购资金。2.验收不合格的采购项目，验收小组应出具验收不合格报告，采购管理部门应及时与供应商协商解决，要求供应商限期整改或重新提供货物、工程或服务。3.如供应商拒绝整改或重新提供货物、工程或服务的，采购管理部门应按照合同约定追究供应商的违约责任。九、采购监督管理（一）内部监督1.部队应建立健全采购内部监督制度，加强对采购活动的全过程监督。2.监督部门应定期对采购活动进行检查，检查内容包括采购计划执行情况、采购预算执行情况、采购方式选择情况、采购文件编制情况、供应商管理情况、采购合同管理情况、采购验收管理情况等方面。3.监督部门应