部门集中采购制度

PAGE部门集中采购制度一、总则（一）目的为了规范公司/组织的部门集中采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部各部门使用财政性资金、自有资金等进行的集中采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购活动合法合规。2.公平公正原则：采购活动应遵循公平、公正的原则，维护供应商的合法权益，杜绝不正当竞争。3.公开透明原则：采购信息应公开透明，接受公司/组织内部监督及相关部门的监管。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购效益最大化，降低采购成本。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立采购领导小组，由公司/组织高层领导及相关部门负责人组成。负责审议采购计划、采购预算、采购方式、采购合同等重大采购事项，做出采购决策。（二）采购执行部门设立专门的采购部门或指定相关部门负责采购执行工作。其职责包括：1.制定采购计划，根据各部门需求，结合库存情况，编制年度、季度、月度采购计划。2.组织采购活动，按照采购计划和采购方式，实施采购操作，包括发布采购信息、邀请供应商、组织开标评标、签订采购合同等。3.供应商管理，建立供应商库，对供应商进行资格审查、评价和管理，维护良好的合作关系。4.采购文件管理，负责采购文件的编制、审核、存档等工作，确保采购文件的完整性和准确性。5.采购合同管理，跟踪采购合同执行情况，协调解决合同履行过程中的问题，负责合同款项支付的审核等工作。（三）需求部门各需求部门负责提出采购需求，提供详细的采购技术规格、数量、质量要求等信息，并配合采购部门进行采购活动，参与采购项目的验收工作。（四）监督部门设立内部监督部门，负责对采购活动进行全程监督，检查采购程序的执行情况，受理采购活动中的投诉举报，确保采购活动合法合规、公正透明。三、采购预算管理（一）预算编制各部门应根据年度工作计划和实际需求，编制本部门的采购预算，明确采购项目、采购数量、采购金额等内容。采购预算应经部门负责人审核后报财务部门汇总，由财务部门会同采购部门进行审核平衡，形成公司/组织年度采购预算草案，提交采购领导小组审议通过后执行。（二）预算调整采购预算一经确定，原则上不得随意调整。如因特殊情况确需调整采购预算的，需求部门应提出书面申请，说明调整原因、调整内容及金额等，经采购部门审核、财务部门复核后，报采购领导小组审批。四、采购方式（一）公开招标1.适用范围：达到公开招标限额标准的采购项目，应采用公开招标方式进行采购。公开招标限额标准按照国家及地方相关规定执行。2.招标程序：采购部门编制招标文件，明确招标项目的技术规格、数量、质量要求、评标标准等内容。在指定媒体及公司/组织内部网站发布招标公告，邀请潜在供应商投标。获取招标文件的供应商按照要求编制投标文件，并在规定时间内提交投标文件。采购部门组织开标、评标活动，组建评标委员会，按照评标标准对投标文件进行评审，确定中标候选人。采购部门将中标结果通知中标供应商，并与其签订采购合同。（二）邀请招标1.适用范围：符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.招标程序：采购部门根据采购项目特点，从供应商库中选择不少于三家符合条件的供应商，向其发出投标邀请书。被邀请供应商按照要求编制投标文件，并在规定时间内提交投标文件。采购部门组织开标、评标活动，组建评标委员会，按照评标标准对投标文件进行评审，确定中标候选人。采购部门将中标结果通知中标供应商，并与其签订采购合同。（三）竞争性谈判1.适用范围：符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。2.谈判程序：采购部门成立谈判小组，成员不少于三人，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。谈判小组制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。采购部门从供应商库中确定不少于三家符合条件的供应商，向其发出谈判邀请书。供应商按照谈判文件要求提交响应文件，谈判小组与供应商进行谈判，在谈判中谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判结束后，谈判小组要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。采购部门与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用范围：符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购程序：采购部门组织专业人员对采购项目进行论证，形成论证意见，说明采用单一来源采购方式的理由及必要性。将论证意见报采购领导小组审批，经批准后，采购部门与单一供应商进行协商，签订采购合同。（五）询价1.适用范围：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价程序：采购部门成立询价小组，成员不少于三人，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组向符合相应资格条件的不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格。供应商按照询价通知书要求提交报价文件，询价小组对报价文件进行评审，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。采购部门将成交结果通知成交供应商，并与其签订采购合同。五、采购流程（一）采购申请各需求部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、质量要求、采购预算、预计采购时间等内容，经部门负责人审核签字后提交采购部门。（二）采购审批采购部门收到《采购申请表》后，对采购申请进行初审，审核采购申请的合理性、必要性、合规性等。初审通过后，提交采购领导小组进行审批。采购领导小组根据采购预算、采购方式等相关规定进行审批，审批通过的采购申请进入采购实施阶段。（三）采购实施1.根据采购方式，采购部门组织实施采购活动。公开招标和邀请招标项目，按照招标程序发布招标公告、编制招标文件、组织开标评标等。竞争性谈判项目，成立谈判小组，制定谈判文件，组织谈判等。单一来源采购项目，进行论证并报采购领导小组审批后，与单一供应商协商签订合同。询价项目，成立询价小组，发出询价通知书，组织评审确定成交供应商。2.在采购过程中，采购部门应与供应商保持密切沟通，及时了解采购进展情况，协调解决采购过程中出现的问题。（四）合同签订采购项目确定中标供应商或成交供应商后，采购部门应与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目的名称、规格型号、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务等条款，确保合同条款清晰、准确、完整，符合法律法规及公司/组织要求。采购合同签订后，应及时将合同副本送财务部门、需求部门等相关部门备案。（五）验收采购项目到货后，需求部门应及时组织验收。验收人员应根据采购合同及相关技术标准、质量要求等，对采购货物的数量、质量、规格型号等进行逐一核对验收。验收合格后，验收人员应在《采购验收单》上签字确认。如验收不合格，需求部门应及时通知采购部门与供应商协商解决，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格。（六）付款采购项目验收合格后，并取得合法有效的发票后，需求部门填写《付款申请表》，附上采购合同、验收单、发票等相关资料，经部门负责人审核、财务部门复核后，报公司/组织领导审批。审批通过后，财务部门按照采购合同约定及公司/组织财务制度办理付款手续。六、采购文件管理（一）采购文件编制采购部门应根据采购项目特点和采购方式，编制相应的采购文件，包括招标文件、谈判文件、询价通知书等。采购文件应明确采购项目的技术规格、数量、质量要求、评标标准、采购程序、合同条款等内容，确保采购文件的完整性、准确性和合法性。（二）采购文件审核采购文件编制完成后，应提交采购部门负责人进行审核。审核内容包括采购文件的内容是否完整、准确，采购程序是否合规，评标标准是否合理等。审核通过后的采购文件方可发布。（三）采购文件存档采购活动结束后，采购部门应将采购文件进行整理归档，包括采购申请、采购审批文件、采购文件、投标文件、评标报告、采购合同、验收单、发票等相关资料。采购文件应按照档案管理规定进行分类、编号、装订，妥善保管，以备查阅。七、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入制度，明确供应商准入条件，包括供应商的资质要求、生产能力、产品质量、信誉状况、售后服务等方面。2.采购部门负责对申请准入的供应商进行资格审查，收集供应商的相关资料，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证证书、业绩证明材料等，并进行实地考察或调查了解。3.经资格审查合格的供应商，纳入供应商库管理。（二）供应商评价1.定期对供应商进行评价，评价内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务、合作态度等方面。2.采购部门根据供应商的供货情况、合同履行情况等，收集相关数据和信息，组织相关人员对供应商进行评价打分。3.根据评价结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。对于优秀供应商，给予优先合作、增加采购份额等奖励；对于不合格供应商，及时进行淘汰，并停止与其合作。（三）供应商动态管理1.建立供应商动态管理机制，及时了解供应商的经营状况、生产能力、产品质量等方面的变化情况。2.对于供应商出现的重大质量问题、交货延迟、售后服务不到位等情况，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求其采取措施进行整改，并根据情况调整供应商评价结果和合作策略。3.根据公司/组织业务发展和采购需求变化，适时对供应商库进行调整和优化，引入新的供应商，淘汰不符合要求的供应商。八、监督与检查（一）内部监督1.监督部门应定期对采购活动进行检查，检查内容包括采购程序的执行情况、采购文件的编制与审核情况、采购合同的签订与履行情况、供应商管理情况等。2.对于采购活动中发现的问题，监督部门应及时提出整改意见，要求采购部门进行整改，并跟踪整改情况。3.建立采购活动投诉举报机制，受理公司/组织内部人员对采