遂宁市中心医院采购制度

PAGE遂宁市中心医院采购制度一、总则1.目的为规范遂宁市中心医院采购行为，加强采购管理，提高资金使用效益，保障医院医疗业务的正常开展，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于遂宁市中心医院各科室、部门涉及的所有物资、设备、服务等采购活动，包括但不限于医疗设备、药品、医用耗材、办公用品、后勤物资、基建工程、信息系统建设等项目的采购。3.基本原则合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，对所有潜在供应商一视同仁，保证公平竞争环境，维护公正的采购秩序。效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑成本效益，降低采购成本，提高资金使用效率。质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购的物资、设备和服务符合医院医疗工作的实际需求和质量标准。二、采购组织与职责1.采购决策机构医院成立采购管理委员会，作为医院采购活动的决策机构。采购管理委员会由医院领导班子成员、相关职能部门负责人、临床专家代表等组成。其主要职责包括：审议医院采购工作的重大政策、制度和流程。审批年度采购预算和采购计划。对重大采购项目进行决策，包括采购方式的确定、供应商的选择等。监督采购活动的执行情况，协调处理采购过程中的重大问题。2.采购执行部门医院设立专门的采购部门，负责具体采购业务的实施。采购部门应配备专业的采购人员，其主要职责包括：根据医院各部门需求，编制采购计划，报采购管理委员会审批。按照批准的采购计划，组织实施采购活动，包括市场调研、供应商选择、采购谈判、合同签订等。负责采购项目的验收工作，确保采购物资、设备和服务符合合同要求。建立采购档案，妥善保管采购过程中的各类文件资料。3.需求部门医院各科室、部门作为采购需求部门，负责提出采购申请，明确采购物资、设备和服务的规格、数量、质量要求等，并配合采购部门做好采购相关工作，如参与供应商考察、验收等环节。三、采购预算管理1.预算编制各需求部门应根据医院年度工作计划和业务发展需要，结合上一年度采购实际情况，于每年[具体时间]前编制下一年度采购预算草案，报采购部门汇总。采购部门对各需求部门提交的采购预算草案进行审核、汇总，结合医院财务状况和资金安排，编制医院年度采购预算方案，报采购管理委员会审议通过后提交医院财务部门。医院财务部门根据采购管理委员会批准的采购预算方案，将采购资金纳入医院年度财务预算，予以统筹安排。2.预算执行与调整采购部门应严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得超预算采购。如遇特殊情况确需调整采购预算的，需求部门应提出书面申请，详细说明调整原因、调整内容及预算金额，经采购部门审核后报采购管理委员会审批。采购管理委员会审批通过的预算调整申请，由采购部门通知财务部门调整相应预算，并按照新的预算执行采购。四、采购流程1.采购申请需求部门根据实际工作需要，填写《遂宁市中心医院采购申请表》，详细注明采购物资、设备和服务的名称、规格、型号、数量、质量要求、预计采购金额、采购时间等信息，并加盖部门公章。采购申请表经部门负责人签字确认后，提交采购部门。2.采购审批采购部门收到采购申请表后，对采购申请的必要性、合理性、合规性进行审核。对于金额较小的常规采购项目，由采购部门负责人审批；对于金额较大或重大采购项目，采购部门审核后报采购管理委员会审批。采购管理委员会根据采购申请的具体情况，进行审议决策。审批通过的采购申请，由采购部门下达采购任务通知。3.采购实施采购部门根据采购任务通知，开展采购工作。采购人员应通过多种渠道进行市场调研，收集供应商信息，建立供应商数据库，并从中筛选出符合要求的潜在供应商。采购人员向潜在供应商发出询价函或招标邀请书，要求供应商提供报价或投标文件。根据供应商的反馈情况，采购人员组织采购谈判，与供应商就价格、质量、交货期、售后服务等条款进行协商谈判，确定最终供应商。采购部门与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购物资、设备和服务的规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等内容。合同签订后，采购部门应及时将合同副本送财务部门备案。4.验收与付款采购物资、设备到货前，采购部门应通知需求部门做好验收准备工作。到货后，由需求部门、采购部门及相关专业人员组成验收小组，按照合同要求对采购物资、设备的数量、规格、型号、质量等进行验收。验收合格后，验收小组出具验收报告。采购部门根据验收报告，按照合同约定的付款方式和时间，向财务部门提交付款申请。财务部门审核无误后，办理付款手续。对于验收不合格的采购项目，采购部门应及时与供应商协商解决，如要求供应商换货、补货、退款等，并按照合同约定追究供应商违约责任。五、采购方式1.公开招标公开招标是指招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标。适用于采购金额较大、技术复杂、涉及面广的项目，如大型医疗设备采购、基建工程等。采购部门应按照国家有关法律法规和医院规定，编制招标文件，明确招标项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。通过指定媒体或医院官网发布招标公告，邀请潜在供应商报名参加投标。采购部门组织开标、评标活动，按照评标标准对投标文件进行评审，确定中标候选人。采购管理委员会根据评标结果，确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。2.邀请招标邀请招标是指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标。适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占项目总价值的比例过大的项目。采购部门根据项目特点和供应商信息，从供应商数据库中选择若干家符合要求的潜在供应商，向其发出投标邀请书。被邀请的供应商应按照要求编制投标文件，参加投标。采购部门组织开标、评标活动，确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。3.竞争性谈判竞争性谈判是指采购人或采购代理机构通过与多家供应商进行谈判，最后从中确定成交供应商的采购方式。适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。采购部门成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、商务、价格等条款进行谈判。谈判小组应根据谈判情况，要求供应商进行二次报价或最终报价。采购部门根据谈判结果，确定成交供应商，并签订采购合同。4.单一来源采购单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。采购部门应填写《遂宁市中心医院单一来源采购申请表》，详细说明采用单一来源采购方式的原因、供应商名称及采购项目的具体情况。经采购管理委员会审批通过后，与供应商进行协商谈判，签订采购合同。5.询价采购询价采购是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，如办公用品、小型医用耗材等。采购部门向不少于三家符合资格条件的供应商发出询价单，要求供应商在规定时间内报价。采购部门对供应商的报价进行比较，选择报价最低且符合要求的供应商作为成交供应商，并签订采购合同。六、供应商管理1.供应商准入采购部门负责建立供应商准入制度，明确供应商准入条件，包括供应商的资质证明、生产经营许可证、产品质量认证、信誉状况、财务状况、售后服务能力等方面。潜在供应商应向采购部门提交准入申请，提供相关证明材料。采购部门对供应商提交的申请和材料进行审核，实地考察供应商的生产经营场所、生产设备、质量控制体系等情况，符合准入条件的供应商纳入供应商数据库管理。2.供应商评价与考核采购部门定期对供应商的供货质量、交货期、价格、售后服务等方面进行评价与考核。评价与考核方式包括日常监督、定期评估、用户反馈等。根据评价与考核结果，对供应商进行分类管理。对于表现优秀的供应商，给予优先合作、增加订单量等奖励；对于表现不佳的供应商，发出整改通知，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求的，取消其供应商资格。3.供应商淘汰与更新对于出现严重质量问题、交货期延误、售后服务不到位等情况，或违反法律法规及医院采购制度的供应商，采购部门应及时将其淘汰出供应商数据库。采购部门应根据医院业务发展和采购需求变化，适时更新供应商数据库，引入新的优质供应商，保持供应商队伍的活力和竞争力。七、采购风险管理1.风险识别与评估采购部门应定期对采购活动中可能存在的风险进行识别和评估，包括市场风险、质量风险、供应商风险、合同风险、法律风险等。针对识别出的风险，分析其发生的可能性和影响程度，确定风险等级，为制定风险应对措施提供依据。2.风险应对措施市场风险应对：密切关注市场动态，加强市场调研，及时掌握物资、设备价格波动情况，合理安排采购时机，采用套期保值等金融工具规避价格风险。质量风险应对：加强对供应商的质量管控，严格审核供应商资质和产品质量认证，增加检验检测频次，要求供应商提供质量保证承诺，对不合格产品及时进行处理。供应商风险应对：建立供应商信用档案，加强对供应商的日常监督和考核，多元化选择供应商，降低对单一供应商的依赖，与供应商签订详细的合同条款，明确违约责任。合同风险应对：加强合同管理，严格审核合同条款，确保合同内容合法合规、明确清晰，明确双方权利义务和违约责任。在合同执行过程中，加强跟踪检查，及时发现和解决合同履行过程中的问题。法律风险应对：加强采购人员法律法规培训，提高法律意识，确保采购活动符合法律法规要求。在采购过程中，遇到重大法律问题及时咨询法律顾问，避免法律纠纷。八、监督与审计1.内部监督医院内部审计部门负责对采购活动进行定期审计和专项审计，检查采购制度的执行情况、采购流程的合规性、采购项目的效益性等方面。采购部门应定期向采购管理委员会报告采购工作情况，接受采购管理委员会的监督检查。采购管理委员会对采购工作中的重大问题进行决策和协调，确保采购活动规范有序进行。医院纪检监察部门负责对采购活动中的违规违纪行为进行监督检查，严肃查处