进一步强化采购审核制度

PAGE进一步强化采购审核制度一、总则（一）目的为规范公司采购行为，加强采购管理，确保采购活动合法合规、公平公正、高效有序，保障公司利益，特制定本采购审核制度。本制度旨在进一步强化采购审核流程，严格把控采购环节，防范采购风险，提高采购资金使用效益，促进公司持续健康发展。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有采购活动，包括但不限于物资采购、服务采购、工程采购等。涉及采购的部门及人员均应严格遵守本制度规定。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规、行业标准以及公司内部相关规定，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，不得偏袒任何供应商，保证所有参与采购的供应商享有平等的机会。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购资金使用效益，实现公司经济效益最大化。4.透明原则：采购活动应保持透明度，采购信息公开、采购过程可追溯，接受公司内部监督和相关部门的检查。二、采购审核职责分工（一）采购部门1.负责采购项目的发起，根据公司需求编制采购计划，明确采购物资、服务或工程的规格、数量、质量要求、交货时间等关键信息。2.负责供应商的开发、筛选、评估和管理，建立供应商档案，定期对供应商进行考核评价。3.组织采购谈判，起草采购合同，确保合同条款符合公司利益和法律法规要求。4.负责采购订单的下达、跟踪和协调，及时处理采购过程中的问题和异常情况。5.配合财务部门进行采购款项的支付申请和结算工作。（二）审核部门1.财务部门负责对采购预算进行审核，确保采购项目在预算范围内进行。参与采购合同的审核，重点审核合同中的价格条款、付款方式、结算方式等财务相关内容，防范财务风险。对采购款项的支付进行审核，确保支付依据充分、手续齐全，严格按照合同约定执行付款。定期对采购成本进行分析和核算，提供采购成本控制的建议和意见。2.法务部门负责对采购合同进行法律审核，审查合同条款是否符合法律法规要求，是否存在法律风险。对采购过程中的重大决策和事项提供法律咨询和法律支持，确保采购活动依法依规进行。协助处理采购合同纠纷和法律事务，维护公司合法权益。3.审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购行为是否规范、采购结果是否符合公司利益。对采购项目进行专项审计，重点审查采购项目预算执行情况、采购成本控制情况、供应商选择和管理情况等。针对审计发现的问题提出整改建议，督促相关部门进行整改，跟踪整改落实情况。（三）需求部门1.提出明确的采购需求，详细说明采购物资、服务或工程的功能、性能、技术参数等要求。2.参与采购过程中的技术交流、评标等环节，对采购标的的技术方案、质量标准等进行审核和确认。3.负责对采购到货的物资、服务或工程进行验收，出具验收报告，确保采购结果符合需求部门要求。（四）管理层1.负责审批采购计划、采购预算、重大采购合同等重要采购事项，对采购决策承担最终责任。2.监督采购审核制度的执行情况，协调各部门在采购工作中的关系，解决采购过程中的重大问题。三、采购审核流程（一）采购计划审核1.采购部门根据公司年度经营计划、生产计划、项目需求等，编制采购计划初稿。采购计划应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预计采购时间、预算金额等内容。2.采购计划初稿提交至需求部门，需求部门对采购计划的合理性、准确性进行审核，重点审核采购需求是否与部门实际需求相符，是否存在重复采购或采购不足的情况。需求部门审核通过后，在采购计划上签字确认。3.采购计划经需求部门审核通过后，提交至财务部门。财务部门对采购计划的预算金额进行审核，确保采购项目在公司预算范围内。若采购计划超出预算，采购部门需重新调整采购计划或申请追加预算，经管理层批准后，方可进入下一流程。4.财务部门审核通过后，采购计划提交至审计部门进行备案。审计部门对采购计划进行形式审查，主要检查采购计划的编制是否符合公司规定的流程和格式要求。审计部门备案后，采购计划正式生效。（二）供应商选择审核1.采购部门根据采购计划，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行初步筛选，建立供应商候选名单。2.采购部门组织对供应商候选名单中的供应商进行实地考察或资质审查。考察内容包括供应商的生产能力、技术水平、质量管理体系、信誉状况、售后服务等方面。考察结束后，采购部门填写供应商考察报告，记录考察情况和评价意见。3.采购部门根据供应商考察报告，对供应商进行综合评估，确定入围供应商名单。入围供应商名单提交至审核部门进行审核。4.财务部门审核：财务部门对入围供应商的财务状况进行审核，重点关注供应商的资金实力、财务稳定性等方面，防范因供应商财务问题导致的采购风险。5.法务部门审核：法务部门对入围供应商的主体资格、经营资质、涉诉情况等进行法律审查，确保供应商合法合规经营，不存在法律风险。6.审核部门审核通过后，采购部门与入围供应商签订合作协议，明确双方的权利义务、采购价格、交货时间、质量标准、付款方式等条款。合作协议签订后，供应商正式成为公司的合格供应商。（三）采购合同审核1.采购部门根据采购谈判结果，起草采购合同初稿。采购合同应明确采购标的、数量、价格、质量标准、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等主要条款。2.采购合同初稿提交至需求部门，需求部门对合同中涉及的采购标的的技术要求、质量标准等条款进行审核，确保合同条款符合需求部门要求。需求部门审核通过后，在采购合同上签字确认。3.采购合同经需求部门审核通过后提交至财务部门。财务部门重点审核合同中的价格条款、付款方式、结算方式等财务相关内容。审核合同价格是否合理，付款方式是否符合公司财务制度规定，结算方式是否明确、可操作。财务部门审核通过后，在采购合同上签字确认。4.采购合同经财务部门审核通过后提交至法务部门。法务部门对合同进行全面的法律审核，审查合同条款是否符合法律法规要求，是否存在法律漏洞或法律风险。对合同中的重要条款进行法律分析，提出修改意见和建议。法务部门审核通过后，出具法律意见书，并在采购合同上签字盖章。5.采购合同经法务部门审核通过后，提交至管理层审批。管理层根据公司整体利益和战略规划，对采购合同进行最终审批。审批通过后，采购合同正式生效，采购部门按照合同约定执行采购任务。（四）采购订单审核1.采购部门根据生效的采购合同，下达采购订单。采购订单应明确采购标的、数量、价格、交货时间、交货地点等具体内容，确保采购订单与采购合同一致。2.采购订单下达后，提交至审核部门进行审核。审核部门对采购订单的准确性、完整性进行审核，重点审核采购订单与采购合同的一致性，以及采购订单中的各项条款是否明确、合理。3.财务部门审核：财务部门审核采购订单中的价格、付款方式等财务条款，确保采购订单符合公司财务制度规定。4.审计部门审核：审计部门对采购订单进行形式审查，检查采购订单的下达是否符合公司规定的流程和权限。5.审核部门审核通过后，采购订单正式生效，采购部门按照采购订单要求与供应商进行沟通协调，确保采购任务顺利执行到位。（五）采购验收审核1.采购物资、服务或工程到货后，采购部门通知需求部门进行验收。需求部门组织相关人员组成验收小组，按照采购合同和相关标准对采购标的进行验收。2.验收小组根据验收情况填写验收报告，验收报告应详细记录采购标的的名称、规格型号、数量、质量状况、验收结果等内容。验收合格的，验收小组在验收报告上签字确认；验收不合格的，验收小组应明确指出不合格项，并提出整改意见。3.验收报告提交至审核部门进行审核。审核部门对验收报告的真实性、准确性进行审核，重点审核验收结果是否符合采购合同要求，验收过程是否规范。4.财务部门审核：财务部门根据验收报告和采购合同，审核采购款项的支付申请。确保支付依据充分，验收合格后方可支付相应款项。5.审计部门审核：审计部门对采购验收情况进行监督检查，可对部分采购项目进行抽查验收，核实验收结果的真实性。6.审核部门审核通过后，采购部门根据验收结果办理后续手续。验收合格的，采购部门按照合同约定支付采购款项；验收不合格的，采购部门应与供应商协商解决，如要求供应商整改、退货、换货或赔偿损失等。四、采购审核监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，审计内容包括采购计划执行情况、供应商选择与管理、采购合同签订与履行、采购资金使用等方面。审计部门应制定详细的审计计划，明确审计范围、审计方法和审计时间安排。2.审计部门在审计过程中，可通过查阅采购文件、合同、发票、验收报告等资料，实地走访供应商、需求部门等方式，获取审计证据，对采购活动进行全面审查。3.审计部门根据审计结果出具审计报告，对审计发现的问题提出整改建议，并跟踪整改落实情况。对于违反采购审核制度的行为及其责任人，审计部门应提出处理意见，报管理层批准后执行。（二）外部监督1.公司应积极接受政府相关部门、行业协会等外部机构的监督检查，配合提供采购活动相关资料和信息。2.对于外部监督检查提出的意见和建议，公司应认真对待，及时整改落实，并将整改情况反馈给相关外部机构。（三）投诉与举报处理1.公司建立采购投诉与举报机制，设立专门的投诉举报渠道，如投诉举报邮箱、电话等，接受公司内部员工、供应商及其他利益相关者对采购活动中违规行为的投诉与举报。2.对于收到的投诉与举报，公司应及时进行调查核实。调查过程中，应充分听取各方意见，收集相关证据资料，确保调查结果客观公正。3.对于经查实的违规行为，公司应按照本制度规定和相关法律法规要求进行严肃处理，并将处理结果及时反馈给投诉举报人。同时，公司应针对违规行为进行分析总结，采取有效措施加以整改，防止类似问题再次发生。五、采购审核责任追究（一）责任界定1.在采购审核过程中，因采购部门、审核部门、需求部门或其他相关人员的故意或过失行为，导致采购活动出现违规、失误或给公司造成损失的，应追究相关人员的责任。2.对于采购计划编制不准确、供应商选择不当、合同条款审核不严、采购验收走过场等行为，应根据具体情况，明确责任部门和责任人。（二）责任追究方式1.批评教育：对于情节较轻的违规行为，给予相关责任人批评教育，责令其认识错误，改正不当行为。2.经济处罚：根据违规行为给公司造成的损失大小，对相关责任人给予相应的经济处罚，如扣发绩效奖金、工资等。3.行政处分：对于情节较为严重的违规行为，给予相关责任人行政处分，如警告、记过、记大过、降级、撤职等。4.法律责任：对于因违规行为给公司造成重大损失或触犯法律法规的，依法追究相关责任人的法律责任。（三）责任追究程序1.由审计部门或其他相关部门对采购违规行为进行调查核实，形成调查报告，明确违规事实、责任部门和责任人。2.调查报告提交至管理层审批，管理层根据调查报告做出责任追究