达利园公司采购业务制度

PAGE达利园公司采购业务制度一、总则（一）目的为规范达利园公司采购业务流程，加强采购管理，确保采购活动合法合规、高效有序进行，满足公司生产经营需求，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于达利园公司及所属各部门涉及的各类物资、服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在保证采购质量前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。3.公开公正原则：采购过程应公开透明，公平对待所有供应商，确保采购结果公正合理。4.诚实守信原则：采购双方应诚实守信，履行各自义务，维护良好的合作关系。二、采购组织与职责（一）采购部门1.负责公司采购业务的归口管理，制定采购计划，组织采购活动实施，选择供应商，签订采购合同等。2.建立和维护供应商信息库，对供应商进行评估、考核和管理。3.跟踪采购合同执行情况，协调解决采购过程中的问题，确保采购任务按时完成。（二）需求部门1.提出物资或服务的采购需求，明确规格、数量、质量等要求，并提交详细的采购申请。2.参与采购过程中的技术交流、商务谈判等工作，提供专业意见和建议。3.负责对采购物资或服务进行验收，确保符合需求部门要求。（三）财务部门1.审核采购预算，确保采购资金合理安排。2.参与采购合同审核，对付款方式、结算条款等提出财务意见。3.负责采购款项的支付和账务处理，监督采购资金使用情况。（四）质量管理部门1.制定采购物资的质量标准和验收规范。2.参与采购物资的验收工作，对质量问题提出处理意见。3.协助采购部门对供应商的质量管理体系进行评估。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据生产经营计划和实际需求，填写采购申请单，详细注明物资或服务的名称、规格型号、数量、预计到货时间、用途等信息。2.采购申请单需经需求部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）采购计划制定1.采购部门收到采购申请单后，进行汇总分析，结合库存情况、市场供应状况等因素，制定采购计划。2.采购计划应明确采购物资或服务的种类、数量、采购时间、采购方式等内容，并报分管领导审批。（三）供应商选择与管理1.供应商开发采购部门通过多种渠道收集供应商信息，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行初步筛选，考察其资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面情况。对于符合基本要求的供应商，采购部门组织相关人员进行实地考察，填写供应商考察报告。2.供应商评估与准入采购部门定期对供应商进行评估，评估内容包括交货期、产品质量、价格、售后服务、合作配合度等方面。根据评估结果，对供应商进行分类管理，建立供应商评估档案。只有通过评估且符合准入条件的供应商，才能进入公司合格供应商名录，参与公司采购活动。3.供应商日常管理采购部门与供应商保持密切沟通，及时了解供应商的生产经营状况、产品质量变化等情况。定期对供应商进行考核，对于考核不合格的供应商，采购部门应责令其限期整改，整改仍不合格的，取消其合格供应商资格。（四）采购方式选择1.招标采购对于金额较大、技术复杂、竞争激烈的采购项目，采用招标采购方式。采购部门编制招标文件，明确招标项目的技术要求、商务条款、评标标准等内容。发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。组织开标、评标、定标工作，确定中标供应商，并签订采购合同。2.询价采购对于规格标准统一、市场货源充足、价格变化幅度小的采购项目，采用询价采购方式。采购部门向多家供应商发出询价函，要求其在规定时间内报价。对供应商的报价进行比较分析，选择报价合理、信誉良好的供应商签订采购合同。3.竞争性谈判采购对于招标采购失败或因技术复杂等原因无法采用招标采购的项目，采用竞争性谈判采购方式。采购部门确定谈判供应商名单，组织谈判小组与供应商进行谈判。通过谈判，确定成交供应商，并签订采购合同。4.单一来源采购符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。采购部门填写单一来源采购审批表，说明采用单一来源采购的理由，报公司领导审批后实施采购。（五）采购合同签订1.采购部门根据采购方式确定中标或成交供应商后，与供应商签订采购合同。2.采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资或服务的名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。3.采购合同经双方签字盖章后生效，采购部门应将合同副本分送需求部门、财务部门、质量管理部门等相关部门备案。（六）采购订单下达1.采购部门根据采购合同，向供应商下达采购订单，明确采购物资或服务的具体要求、交货时间、交货地点等信息。2.采购订单应经采购部门负责人审核签字后发送给供应商。（七）采购物资验收1.采购物资到货前，需求部门应做好验收准备工作，包括制定验收方案、准备验收工具和场地等。2.采购物资到货时，采购部门应及时通知需求部门和质量管理部门进行验收。3.验收人员按照验收规范对采购物资的数量、规格型号、质量等进行检验，填写验收报告。4.对于验收合格的物资，需求部门应办理入库手续；对于验收不合格的物资，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求其采取补货、换货、退货等措施。（八）采购付款1.财务部门根据采购合同和验收报告，审核采购付款申请。2.采购付款申请经财务部门负责人和公司领导审批后，按照合同约定的付款方式和时间支付采购款项。3.财务部门应做好采购付款的账务处理，确保账目清晰、准确。四、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门定期对采购业务进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约、质量问题、价格波动、法律纠纷等。2.根据风险发生的可能性和影响程度，对风险进行等级划分，确定重点关注的风险领域。（二）风险应对措施1.供应商违约风险加强对供应商的管理和监督，要求供应商提供履约保证金或签订履约保函。在采购合同中明确违约责任条款，加大对供应商违约行为的约束力度。通过定期评估和考核，及时淘汰不合格供应商，降低供应商违约风险。2.质量问题风险严格按照质量标准进行采购，在采购合同中明确质量要求和验收标准。加强对采购物资的检验检测，增加抽检频次和比例。要求供应商提供质量保证文件和售后服务承诺，对出现质量问题的供应商进行严肃处理。3.价格波动风险关注市场价格动态，建立价格预警机制，及时掌握价格变化情况。在采购合同中合理约定价格调整条款，如采用固定价格、浮动价格等方式。通过与供应商协商、签订长期合作协议等方式，争取有利的采购价格。4.法律纠纷风险加强对采购合同的审核管理，确保合同条款符合法律法规要求。聘请专业法律顾问，对重大采购合同进行法律审查，防范法律风险。在采购过程中，严格遵守法律法规和政策规定，避免因违法违规行为引发法律纠纷。五、采购监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购业务进行审计监督，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订和履行情况、采购资金的使用情况等。2.采购部门应定期向公司领导汇报采购工作进展情况，接受公司内部监督检查。（二）外部监督1.积极配合政府相关部门的监督检查，如实提