辅料采购询价制度

PAGE辅料采购询价制度一、总则（一）目的为规范公司辅料采购询价行为，确保采购过程的公开、公平、公正，降低采购成本，提高采购效率，保证公司生产经营活动的顺利进行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有辅料采购询价活动，包括但不限于原材料、包装材料、辅助生产用品等的采购询价。（三）基本原则1.合法性原则：采购询价活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，不得偏袒任何一方，保证询价过程和结果的公正性。3.公开透明原则：采购询价信息应在规定范围内公开，接受公司内部监督。4.成本效益原则：在保证辅料质量的前提下，通过合理询价降低采购成本，提高公司经济效益。二、询价流程（一）需求提出1.各部门根据生产计划、库存情况等，填写《辅料采购需求申请表》，详细注明所需辅料的名称、规格、型号、数量、需求时间等信息，并提交至采购部门。2.采购部门对各部门提交的需求进行汇总整理，审核需求的合理性和必要性，对于不合理或不必要的需求及时与需求部门沟通调整。（二）供应商选择1.采购部门根据辅料的性质、采购金额等因素，从公司合格供应商名录中选择潜在供应商进行询价。如名录中无合适供应商，采购部门应通过市场调研、行业推荐等方式寻找新的供应商，并进行资质审核。2.对潜在供应商的资质审核内容包括：营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或统一社会信用代码证）、生产许可证（如有）、产品质量认证证书、业绩证明、信誉情况等。确保供应商具备合法经营资格和良好的商业信誉。（三）询价文件编制1.采购部门根据采购需求编制询价文件，询价文件应包含以下内容：询价函：明确询价的目的、范围、要求等基本信息。采购需求明细：详细列出所需辅料的名称、规格、型号、数量、质量标准等。报价要求：规定报价的格式（如含税价、不含税价、交货期等）、报价截止时间、交货地点等。供应商须知：说明供应商应提供的文件资料、报价有效期、售后服务要求等。2.询价文件应经采购部门负责人审核签字后，方可发送给潜在供应商。（四）询价发送采购部门通过邮件、传真、电话等方式向潜在供应商发送询价文件，并确保供应商收到询价文件。同时，记录询价文件的发送时间、方式及接收人等信息。（五）报价接收1.潜在供应商应在报价截止时间前将报价文件以规定的方式发送至采购部门。采购部门应及时接收报价文件，并对报价文件的完整性进行初步审核。2.对于不符合报价要求的报价文件，采购部门应及时与供应商沟通，要求其在规定时间内补充或修正报价。（六）报价评估1.采购部门组织相关人员对供应商的报价进行评估，评估内容包括：价格、质量、交货期、售后服务、供应商信誉等。2.价格评估应综合考虑市场行情、成本分析等因素，确保采购价格合理。质量评估应根据采购需求明细中的质量标准，对供应商提供的产品质量进行评估。交货期评估应确保供应商能够按时交货，满足公司生产经营需求。售后服务评估应考察供应商的售后服务能力和承诺。3.评估人员应填写《辅料采购询价报价评估表》，详细记录评估过程和结果，并给出评估意见。（七）采购决策1.根据报价评估结果，采购部门提出采购建议，报公司领导审批。采购建议应包括推荐的供应商、采购价格、交货期、质量要求等内容。2.公司领导根据采购部门的建议进行审批决策，如同意采购建议，则下达采购订单；如不同意采购建议，采购部门应根据领导意见重新进行询价或调整采购方案。（八）合同签订1.采购部门根据公司领导审批通过的采购建议，与选定的供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括产品名称、规格、型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。2.采购合同签订后，应及时将合同副本分发给相关部门，如财务部门、仓库管理部门等，以便各部门做好相应的准备工作。（九）采购执行与跟踪1.采购部门负责跟踪采购合同的执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。如发现供应商有违约行为，应及时与供应商沟通协商解决，并按照合同约定追究其违约责任。2.仓库管理部门负责对采购的辅料进行验收，如发现质量问题或数量不符等情况，应及时通知采购部门，采购部门负责与供应商联系处理。3.财务部门根据采购合同和验收单据进行付款结算，确保付款的准确性和及时性。三、询价信息管理（一）询价记录保存采购部门应建立完整的询价记录档案，对每次询价活动的相关文件和资料进行妥善保存，包括询价文件、报价文件、报价评估表、采购合同等。询价记录档案应按照时间顺序进行整理归档，便于查询和追溯。（二）供应商信息管理1.采购部门应建立供应商信息数据库，对供应商的基本信息、资质情况、报价记录、合作历史等进行详细记录。2.定期对供应商信息进行更新和维护，确保供应商信息的准确性和完整性。同时，对供应商的表现进行评估和分类管理，如优秀供应商、合格供应商、不合格供应商等，以便为采购决策提供参考。（三）市场价格信息收集采购部门应定期收集市场价格信息，了解辅料市场价格动态和变化趋势。市场价格信息收集渠道包括行业网站、市场调研机构、供应商报价等。对收集到的市场价格信息进行分析整理，为询价和采购决策提供参考依据。四、监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门负责对辅料采购询价活动进行定期审计和监督，检查询价流程是否合规、采购决策是否合理、合同执行是否到位等。2.各部门有权对辅料采购询价活动进行监督，如发现违规行为或不合理现象，可向采购部门或公司领导提出意见和建议。（二）供应商投诉处理1.建立供应商投诉处理机制，供应商如对采购询价活动有异议或投诉，可向采购部门提出。采购部门应及时受理供应商投诉，并进行调查核实。2.根据调查结果，采购部门应采取相应的措施进行处理，并将处理结果及时反馈给供应