资产公司采购制度

PAGE资产公司采购制度一、总则（一）目的为规范资产公司采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，防范采购风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于资产公司及所属各部门、子公司的采购活动，包括但不限于固定资产、办公用品、服务、物资等各类采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，确保所有符合条件的供应商都有平等参与竞争的机会。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购效益。4.诚信原则：采购活动中各方应诚实守信，严格履行合同约定，维护良好的商业信誉。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。其职责包括：1.审议采购战略和政策。2.审批重大采购项目的采购计划、预算、采购方式等。3.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门公司设立采购部门，作为采购活动的执行机构。采购部门的职责包括：1.制定和执行采购计划。2.根据采购需求，选择合适的供应商，组织招标、询价、谈判等采购活动。3.签订采购合同，并跟踪合同执行情况。4.建立供应商管理档案，评估供应商绩效。5.负责采购文件的整理、归档和保管。（三）需求部门各需求部门负责提出采购需求，配合采购部门进行采购活动。其职责包括：1.根据业务需要，准确提出采购需求，包括采购物品或服务的规格、数量、质量要求等。2.参与采购项目的技术谈判、验收等工作。3.对采购物品或服务的使用情况进行反馈和评价。（四）其他部门财务部门负责审核采购预算、支付货款等工作；审计部门负责对采购活动进行审计监督；法务部门负责审查采购合同等法律文件，提供法律咨询服务。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据年度业务计划和实际需求，编制采购预算草案，明确采购项目、数量、金额等内容。2.采购预算草案经部门负责人审核后，报财务部门汇总。3.财务部门根据公司整体预算安排和资金状况，对采购预算草案进行审核和调整，形成年度采购预算方案，报采购决策委员会审批。（二）预算执行1.采购部门应严格按照批准的采购预算执行采购活动，不得超预算采购。如有特殊情况需要调整预算，应按照规定的程序进行审批。2.财务部门应加强对采购预算执行情况的监控，定期对预算执行情况进行分析和通报，确保采购预算的有效执行。（三）预算调整1.因市场变化、业务发展等原因需要调整采购预算的，需求部门应提出预算调整申请，说明调整理由、调整金额等。2.采购部门对预算调整申请进行审核，提出审核意见。3.财务部门根据审核意见，对预算调整申请进行财务评估。4.采购决策委员会对预算调整申请进行审批，批准后的预算调整方案由采购部门负责执行。四、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据业务需要，填写采购申请表，详细说明采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等内容。2.采购申请表经部门负责人审核签字后提交采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到采购申请表后，对采购申请进行初步审核，包括采购需求的合理性、预算的合规性等。2.对于金额较小的采购项目，采购部门可直接进行采购；对于金额较大或重大采购项目，采购部门应提交采购决策委员会审批。3.采购决策委员会根据采购申请的内容和相关规定进行审批，审批通过后，采购部门方可组织实施采购活动。（三）供应商选择1.采购部门根据采购项目的特点和需求，通过多种渠道寻找潜在供应商，并建立供应商信息库。2.采购部门对潜在供应商进行资格审查，包括供应商的营业执照、资质证书、业绩情况、信誉状况等。3.根据资格审查结果和采购项目的要求，选择若干家符合条件的供应商作为候选供应商。4.采购部门向候选供应商发出询价函或招标邀请书，要求其提供报价或投标文件。5.采购部门对供应商的报价或投标文件进行评审，综合考虑价格、质量、交货期、售后服务等因素，选择最优供应商。（四）采购合同签订1.采购部门与选定的供应商协商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购物品或服务的规格、数量、价格（或价格调整方式）、交货期、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同经双方签字盖章后生效。采购部门应将采购合同副本送财务部门、需求部门等相关部门备案。（五）采购执行与验收1.采购部门按照采购合同的约定，跟踪供应商的生产、运输等情况，确保供应商按时、按质、按量交货。2.需求部门负责组织对采购物品或服务进行验收，验收内容包括数量、质量、规格等是否符合采购合同的要求。3.验收合格后，需求部门应填写验收报告，并签字确认。验收报告作为支付货款的依据之一。（六）付款结算1.财务部门根据采购合同和验收报告，审核采购款项的支付申请。2.审核通过后，财务部门按照采购合同约定的付款方式和时间，办理付款手续。3.采购部门应及时与供应商核对货款支付情况，确保付款准确无误。五、采购方式（一）招标采购1.适用范围：适用于金额较大、技术复杂、竞争较为充分的采购项目。2.招标程序：采购部门发布招标公告，邀请潜在供应商投标；供应商编制投标文件并提交；采购部门组织开标、评标；确定中标供应商并签订合同。（二）询价采购1.适用范围：适用于规格标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.询价程序：采购部门向多家供应商发出询价函，要求其提供报价；供应商报价后，采购部门进行比较和选择；确定成交供应商并签订合同。（三）竞争性谈判采购1.适用范围：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目。2.谈判程序：采购部门成立谈判小组，与符合条件的供应商进行谈判；谈判小组根据谈判情况，确定成交供应商并签订合同。（四）单一来源采购1.适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。2.采购程序：采购部门提出单一来源采购申请，说明理由；经采购决策委员会审批后，与供应商协商签订合同。六、供应商管理（一）供应商准入1.采购部门制定供应商准入标准，包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量等方面的要求。2.潜在供应商向采购部门提交准入申请，提供相关证明材料和信息。3.采购部门对供应商准入申请进行审核，实地考察或调查供应商情况。4.审核通过的供应商纳入供应商信息库，成为合格供应商。（二）供应商评价1.采购部门定期对供应商的供货质量、交货期、价格、售后服务等方面进行评价。2.评价方式包括供应商自评、采购部门评价、需求部门评价等。3.根据评价结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。（三）供应商激励与淘汰1.对于表现优秀的供应商，给予一定的激励措施，如增加采购份额、优先合作等。2.对于不合格供应商或出现严重违约行为的供应商，采购部门应及时与其沟通，要求其限期整改；整改后仍不符合要求的，予以淘汰，不再与其合作。七、采购风险管理（一）风险识别1.采购部门应定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如市场风险、供应商风险、合同风险、质量风险、付款风险等。2.各相关部门应配合采购部门进行风险识别工作，提供相关信息和意见。（二）风险评估1.采购部门对识别出的风险因素进行评估，确定风险发生的可能性和影响程度。2.根据风险评估结果，可以采用定性或定量的方法对风险进行排序，确定重点关注的风险领域。（三）风险应对1.针对不同的风险因素，制定相应的风险应对措施。如对于市场风险，可以加强市场调研和分析，合理安排采购时间和数量；对于供应商风险，可以加强供应商管理，建立备用供应商等。2.采购部门应定期对风险应对措施的执行情况进行检查和评估，及时调整和完善风险应对策略。八、采购监督与审计（一）内部监督1.采购部门应建立健全内部监督机制，加强对采购活动全过程的监督。2.采购部门定期对采购工作进行自查，发现问题及时整改。3.审计部门定期对采购活动进行审计，检查采购程序的合