货物采购询价或谈判制度

PAGE货物采购询价或谈判制度一、总则（一）目的为规范公司货物采购询价与谈判行为，确保采购过程公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证所采购货物符合公司需求，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有货物采购项目的询价与谈判活动，包括但不限于原材料、设备、办公用品、劳保用品等各类货物的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，不偏袒、不歧视，保证采购过程和结果的公平公正。3.效益原则：在保证货物质量的前提下，通过合理询价与谈判，降低采购成本，提高采购效益。4.诚实守信原则：采购人员与供应商应诚实守信，如实提供信息，履行承诺。二、询价管理（一）询价发起1.各部门根据实际需求填写《货物采购询价申请表》，详细说明采购货物的名称、规格型号、数量、质量要求、交货时间、交货地点等信息，并经部门负责人签字确认。2.申请表提交至采购部门，采购部门对申请内容进行审核，审核通过后启动询价程序。（二）询价对象选择1.采购人员通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商名录。名录应包括供应商名称、联系方式、经营范围、产品质量、价格水平、售后服务等内容，并定期进行更新和维护。2.根据采购货物的特点和需求，从供应商名录中选择至少三家符合条件的供应商作为询价对象。对于特殊或独家采购的货物，经批准后可选择少于三家的供应商进行询价。（三）询价文件编制1.采购人员根据采购货物的要求编制询价文件，询价文件应包括以下内容：询价函：明确询价目的和要求，告知供应商回复期限和方式。采购货物清单：详细列出采购货物的名称、规格型号、数量、质量标准等。技术规格要求：对采购货物的技术参数、性能指标、质量认证等进行明确规定。使用要求：说明采购货物的使用环境、用途等相关要求。交货要求：包括交货时间、交货地点、交货方式等。售后服务要求：如维修、保养、培训等方面的要求。报价要求：规定报价的格式、包含的内容（如单价、总价、运费、税费等）。2.询价文件应确保内容完整、准确、清晰，避免出现歧义或模糊不清之处。（四）询价发出1.采购人员将询价文件以书面或电子方式发送给选定的供应商，并要求供应商在规定时间内进行报价。2.对于重要或复杂的采购项目，采购人员可组织供应商进行现场答疑或召开询价会议，确保供应商对询价文件的理解一致。（五）报价接收与整理1.采购人员接收供应商的报价文件，对报价内容进行认真核对，确保报价符合询价文件要求。2.对供应商的报价进行整理，包括报价金额汇总、价格分析、交货期比较等，形成《货物采购询价报价汇总表》。（六）询价结果评估1.采购人员根据报价汇总表，对各供应商的报价进行综合评估。评估内容包括价格、质量、交货期、售后服务等方面。2.对于价格明显偏离市场水平或存在其他疑问的报价，采购人员应及时与供应商沟通，要求其作出解释或提供相关证明材料。3.根据评估结果，采购人员推荐至少两家综合表现较优的供应商进入谈判环节。如仅有一家供应商报价且符合要求，经审批后可直接确定为成交供应商。三、谈判管理（一）谈判准备1.采购部门组建谈判小组，谈判小组由采购人员、技术人员、质量管理人员等相关人员组成，必要时可邀请法律专业人员参与。谈判小组应明确分工，各司其职。2.谈判小组对询价阶段的情况进行总结分析，熟悉采购货物的需求和供应商的报价及相关情况，制定谈判策略和方案。3.收集与谈判相关的资料，如市场价格动态、同类产品技术资料、供应商业绩案例等，为谈判提供参考依据。（二）谈判通知1.采购部门向进入谈判环节的供应商发出《货物采购谈判通知书》，告知谈判时间、地点、参与人员、谈判议程等信息。2.供应商应按照通知书要求准时参加谈判，如有特殊情况不能参加，应提前通知采购部门并说明原因。（三）谈判过程1开谈阶段谈判小组组长介绍谈判目的、议程和规则，营造良好的谈判氛围。双方就谈判的相关事项进行确认，如身份、授权代表等。2.实质性谈判阶段采购方首先阐述采购需求和期望目标，包括货物质量、价格、交货期、售后服务等方面的要求。供应商介绍自身产品优势、价格构成、交货计划、售后服务承诺等内容，并针对采购方的要求进行回应和协商。谈判双方围绕采购货物的各项条款进行深入讨论和协商，寻求达成共识的解决方案。在谈判过程中，应注重沟通技巧，保持理性和客观，避免情绪化的争论。谈判小组应根据谈判进展情况，适时调整谈判策略，灵活应对供应商提出的各种问题和要求。对于关键条款和争议事项，应进行详细记录和讨论。3.议价阶段在双方对采购货物的各项条款基本达成共识后，进入议价环节。采购方应根据市场价格水平和公司预算，合理提出降价要求。供应商对采购方的降价要求进行回应，双方通过协商确定最终的成交价格。在议价过程中，应充分考虑货物质量和售后服务等因素，确保价格与价值相匹配。4.结束谈判阶段经过多轮谈判和议价，双方就采购货物的所有条款达成一致意见后，谈判小组组长宣布谈判结束。采购方与供应商共同整理谈判记录，并由双方授权代表签字确认。谈判记录应包括谈判过程中讨论的主要内容、达成的共识以及最终确定的各项条款等。（四）谈判结果确定1.谈判小组根据谈判情况，编写《货物采购谈判报告》，详细阐述谈判过程、双方达成的共识、最终谈判结果等内容，并推荐成交供应商。2.《货物采购谈判报告》提交至采购部门负责人审核，审核通过后报公司管理层审批。3.公司管理层根据审批意见确定最终成交供应商，并向成交供应商发出《货物采购成交通知书》。四、合同签订与执行（一）合同签订1.采购部门根据成交通知书，与成交供应商签订《货物采购合同》。合同应明确双方的权利和义务，包括货物名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式、售后服务等条款。2.合同签订前，采购部门应将合同文本提交至公司法律部门进行审核，确保合同内容符合法律法规要求，不存在法律风险。法律部门审核通过后，合同方可正式签订。3.合同签订后，采购部门应将合同副本分发给相关部门，如财务部门、仓库管理部门等，以便各部门做好相应的准备工作。（二）合同执行1.采购部门负责跟踪合同执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按照合同约定履行义务。2.仓库管理部门根据采购合同和到货通知，做好货物的验收、入库等工作。验收过程中应严格按照合同约定的质量标准进行检验，确保货物质量符合要求。3.财务部门按照合同约定的付款方式和时间，及时办理付款手续。付款前，应审核相关凭证和资料，确保付款依据充分、手续齐全。4.在合同执行过程中，如出现供应商违约或其他问题，采购部门应及时采取措施，如要求供应商承担违约责任、协商变更合同条款等，必要时可通过法律途径解决。五、监督与管理（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对货物采购询价与谈判活动进行审计监督，检查采购程序是否合规、采购行为是否公正、采购结果是否合理等。2.审计部门如发现问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改情况。对违反本制度的行为，应按照公司相关规定进行严肃处理。（二）供应商管理1.采购部门建立供应商评价机制，定期对供应商的产品质量、交货期、售后服务、价格水平等方面进行评价。评价结果作为供应商选择、合作及淘汰的重要依据。2.对于表现优秀的供应商，采购部门应给予适当的奖励和更多的合作机会；对于表现不佳的供应商，采购部门应及时与其沟通，要求其限期整改，如整改后仍不符合要求，应终