货物采购招标与询价制度

PAGE货物采购招标与询价制度一、总则（一）目的为规范公司货物采购行为，确保采购过程公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证所采购货物的质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门、各项目所需货物的采购招标与询价活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应公开披露，采购过程应接受监督，保证供应商平等参与竞争。3.公平竞争原则：为所有潜在供应商提供公平的竞争机会，不偏袒任何一方。4.诚实信用原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、职责分工（一）采购部门1.负责制定采购计划，明确采购需求和采购时间节点。2.组织实施货物采购招标与询价工作，包括发布招标或询价公告、收集供应商资料、组织开标或询价会议等。3.对供应商进行资格审查和实地考察，评估供应商的信誉、实力和产品质量。4.与中标或成交供应商签订采购合同，并跟踪合同执行情况。5.建立供应商档案，记录供应商的基本信息、合作情况等。（二）需求部门1.提出货物采购需求，详细描述所需货物的规格、数量、质量要求、技术参数等。并对需求的合理性负责。2.参与采购招标与询价过程，提供技术支持和商务建议。3.协助采购部门对采购货物进行验收，反馈使用过程中的问题。（三）财务部门1.参与采购预算的编制和审核，确保采购资金的合理安排。2.负责对采购合同的付款条款进行审核，监督采购资金的支付。3.对采购成本进行核算和分析，提供财务方面的建议。（四）审计部门1.对采购招标与询价过程进行审计监督，检查采购程序是否合规、公正。2.对采购合同进行审计，审查合同条款的合法性、完整性和合理性。3.对采购项目的绩效进行评价，提出改进建议。三、采购招标（一）招标范围1.一次性采购金额较大的货物。2.技术复杂、规格要求严格的货物。3.市场竞争较为充分的货物。（二）招标流程1.招标申请采购部门根据采购计划，填写《货物采购招标申请表》，详细说明招标货物的名称、规格、数量、预算金额、技术要求、交货时间等内容，并提交需求部门、财务部门和分管领导审核。2.编制招标文件采购部门根据招标申请表的内容，编制招标文件。招标文件应包括招标公告、投标须知、技术规格、商务条款、评标标准等内容。招标文件应明确采购货物的各项要求，确保供应商能够准确理解并作出响应。3.发布招标公告采购部门通过公司官网、行业媒体、专业采购平台等渠道发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。招标公告应包括招标项目的基本信息、报名时间、投标截止时间、开标时间和地点等内容。4.报名及资格审查潜在供应商在规定时间内报名，并提交营业执照副本、税务登记证副本、组织机构代码证副本、法定代表人授权书、产品资质证书、业绩证明等相关资料。采购部门对报名供应商进行资格审查，确定符合要求的供应商名单。5.发售招标文件采购部门向资格审查合格的供应商发售招标文件，并收取招标文件工本费。6.投标文件编制与递交供应商按照招标文件的要求编制投标文件，并在规定时间内递交至指定地点。投标文件应包括投标函、法定代表人身份证明、授权委托书、投标报价表、技术规格偏离表、商务条款偏离表、资格证明文件、售后服务承诺等内容。7.开标采购部门组织开标会议，邀请所有投标供应商参加。开标会议应按照招标文件规定的时间和地点进行，开标过程应公开、公正、透明。开标时，由供应商或其授权代表检查投标文件的密封情况，经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读供应商名称、投标价格、交货期等主要内容。8.评标采购部门组织评标委员会进行评标。评标委员会由采购部门、需求部门、财务部门、审计部门等相关人员组成，必要时可邀请外部专家参加。评标委员会按照招标文件规定的评标标准，对投标文件进行评审，评选出中标候选人。评标标准应包括技术方案、产品质量、价格、售后服务、信誉等方面的内容。9.中标公示采购部门将中标候选人名单在公司官网或其他指定媒体上进行公示，公示期为[X]个工作日。公示期间，接受社会各界监督，如有异议，可向采购部门提出。10.签订合同公示无异议后，采购部门与中标供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括货物的规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、售后服务等内容。（三）评标标准1.技术方案：根据采购货物的技术要求，评估供应商提供的技术方案的合理性、先进性和可行性。2.产品质量：考察供应商所提供产品的质量认证情况、生产工艺、检测手段等，确保产品符合采购要求。3.价格：对供应商的投标报价进行比较分析，在保证产品质量和服务的前提下，选择价格合理的供应商。4.售后服务：评估供应商提供的售后服务承诺，包括维修、保养、更换等服务内容和响应时间。5.信誉：审查供应商的商业信誉、经营业绩、违法违规记录等，优先选择信誉良好的供应商。四、采购询价（一）询价范围1.采购金额较小、市场供应较为充足的货物。2.标准化程度较高、技术要求相对简单的货物。（二）询价流程1.询价申请采购部门根据采购计划，填写《货物采购询价申请表》，详细说明询价货物的名称、规格、数量、预算金额、技术要求、交货时间等内容，并提交需求部门、财务部门和分管领导审核。2.选择询价对象采购部门通过市场调研、供应商推荐、行业协会等渠道，选择若干家潜在供应商作为询价对象。询价对象应具有良好的信誉、较强的实力和稳定的供货能力。3.发出询价函采购部门向询价对象发出询价函，询价函应包括询价货物的详细规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点、报价要求等内容。询价函应明确要求供应商在规定时间内回复报价。4.报价收集与整理询价对象在规定时间内回复报价，采购部门对收到的报价进行收集和整理。报价应包括货物的单价、总价、交货期、付款方式等内容。5.比较与评估采购部门对各询价对象的报价进行比较和评估，综合考虑价格、质量、交货期、售后服务等因素，选择最优的供应商。在比较过程中，如发现报价明显不合理或存在疑问，采购部门应及时与供应商沟通核实。6.确定成交供应商采购部门根据比较评估结果，确定成交供应商，并向其发出《成交通知书》。成交通知书应明确成交货物的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点等内容。7.签订合同采购部门与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括货物的规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、售后服务等内容。五、合同管理（一）合同签订1.采购部门应在中标或成交供应商确定后，及时与其签订采购合同合同。合同签订前，应确保合同条款符合招标文件或询价函的要求，明确双方的权利和义务。2.采购合同应采用书面形式，由双方加盖公章或合同专用章，并由法定代表人或授权代表签字。合同签订后，应及时将合同副本分发给需求部门、财务部门、审计部门等相关部门备案。（二）合同执行1.采购部门应跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按照合同约定的时间、地点、质量要求等履行交货义务。2.需求部门应配合采购部门做好合同执行过程中的验收工作，按照合同约定的质量标准对采购货物进行验收检查。如发现货物存在质量问题或其他不符合合同约定的情况，应及时通知采购部门与供应商协商解决。3.财务部门应按照采购合同约定的付款方式和时间，及时办理付款手续。付款前，应对采购合同的执行情况进行审核，确保付款依据充分、手续齐全。（三）合同变更与解除1.在采购合同执行过程中，如因不可抗力或其他特殊原因需要变更合同条款的，采购部门应及时与供应商协商，并签订书面的合同变更协议。合同变更协议应明确变更的内容、原因、双方的权利和义务等。2.如因供应商原因或其他原因需要解除采购合同的，采购部门应按照合同约定和相关法律法规的规定，及时通知供应商，并办理解除合同的手续。解除合同后，应妥善处理相关善后事宜，如退还货物、结算款项等。六、监督与检查（一）内部监督1.审计部门应定期对采购招标与询价过程进行审计监督，检查采购程序是否合规、公正，采购合同是否合法、有效。2.公司内部设立投诉举报渠道，接受员工对采购活动中的违规行为进行投诉举报。对投诉举报事项，应及时进行调查处理，并将处理结果反馈给举