货物采购结算包干制度

PAGE货物采购结算包干制度一、总则（一）目的为规范公司货物采购结算行为，提高采购效率，控制采购成本，确保采购活动的顺利进行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门因生产、经营、管理等需要进行的货物采购结算活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购结算活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保交易行为合法合规。2.准确性原则：采购结算数据应准确无误，真实反映采购货物的数量、价格、质量等信息。3.及时性原则：采购结算应在规定时间内完成，避免因结算延迟影响供应商合作及公司资金流转。4.公正性原则：结算过程应公平公正，维护公司与供应商双方的合法权益。二、采购结算包干的定义与范围（一）定义采购结算包干是指在货物采购合同中，对采购货物的总价或单价进行包干约定，即在合同执行期间，除因合同约定的特殊情况外，采购总价或单价不再因市场价格波动、数量增减等因素进行调整。（二）范围本制度适用于以下货物采购结算包干情况：1.常规货物采购：对于生产经营中常用的、规格型号相对固定、市场价格波动较小的货物采购，可采用结算包干方式。2.框架协议采购：通过签订框架协议，对一定时期内预计采购的货物种类、数量、价格等进行约定，采用结算包干方式执行。3.特定项目采购：对于一些具有明确项目需求、技术要求相对稳定、采购数量可预估的特定项目货物采购，经公司评估批准后，可实行结算包干。三、采购结算包干的流程（一）采购预算编制1.各部门根据生产经营计划和实际需求，编制年度或月度采购预算，明确采购货物的种类、数量、规格、预计价格等信息。2.采购预算应经部门负责人审核、财务部门复核、公司领导审批后执行。（二）供应商选择与合同签订1.采购部门按照公司采购管理规定，通过招标、询价、谈判等方式选择合格供应商。2.在与供应商签订采购合同前，采购部门应将合同草本提交法律部门审核，确保合同条款符合法律法规要求，明确采购货物的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、结算方式等内容。3.对于采用采购结算包干方式的合同，应在合同中明确包干总价或单价、包干范围、价格调整条件等条款。（三）货物验收1.货物到货后，采购部门应及时通知质量检验部门进行验收。质量检验部门按照合同约定的质量标准对货物进行检验，出具验收报告。2.验收合格后的货物，由仓库管理部门办理入库手续；验收不合格的货物，采购部门应及时与供应商沟通协商处理，如退货、换货、补货等。（四）采购结算1.采购部门在收到供应商开具的发票及相关结算凭证后，应进行审核，确保发票内容与采购合同一致，结算金额准确无误。对于采用采购结算包干方式的采购项目，应按照合同约定的包干总价或单价进行结算。2.采购部门审核无误后，填写采购结算申请单，并附上发票、验收报告、采购合同等相关资料，提交财务部门进行结算。3.财务部门收到采购结算申请单后，应进行再次审核，核对采购业务的真实性、合法性、准确性，按照公司财务管理制度及合同约定进行付款。对于结算金额超过合同包干总价的情况，财务部门应拒绝付款，并及时通知采购部门查明原因。（五）付款审批1.采购结算申请经财务部门审核通过后，按照公司付款审批流程进行审批。付款审批应根据采购金额大小、资金状况等因素，由不同层级的领导进行审批。2.审批通过后，财务部门按照审批意见安排资金支付，确保采购款项及时、准确支付给供应商。四、采购结算包干的价格调整（一）调整条件在采购合同执行期间，如遇以下特殊情况，可对采购结算包干价格进行调整：1.市场价格波动较大：因原材料价格大幅上涨、市场供求关系发生重大变化等原因，导致采购货物的成本发生显著变化，且这种变化超出了合同约定的风险范围。2.政策法规调整：国家或地方出台新的政策法规，对采购货物的生产、销售、运输等环节产生重大影响，导致采购成本增加或采购价格发生变化。3.不可抗力因素：如自然灾害、战争、疫情等不可抗力事件，直接影响了供应商的生产经营活动，导致采购货物的成本大幅上升或无法按时供应货物。（二）调整程序1.当出现价格调整情况时，供应商应及时向采购部门提交价格调整申请，说明价格调整的原因、幅度及依据，并提供相关证明材料。采购部门收到申请后，应进行初步审核，核实情况是否属实。2.采购部门将价格调整申请及相关材料提交给公司价格评估小组进行评估。价格评估小组由采购部门、财务部门、技术部门等相关人员组成，负责对价格调整的合理性进行评估，并出具评估报告。3.根据价格评估小组的评估报告，采购部门与供应商进行协商谈判，确定价格调整的幅度和方式。协商一致后，双方签订价格调整补充协议，并作为采购合同的附件。4.采购部门将价格调整补充协议提交财务部门备案，财务部门按照调整后的价格进行结算。五、采购结算包干的风险控制（一）合同风险1.在签订采购合同前，应仔细审查合同条款，确保合同内容完整、准确、合法，明确双方的权利义务和风险分担机制。2.对于采用采购结算包干方式的合同，应重点关注价格调整条款、质量标准、交货时间、违约责任等内容，避免因合同漏洞导致风险。（二）供应商风险1.加强对供应商的管理和评估，建立供应商信用档案，定期对供应商的经营状况、财务状况、履约能力等进行评估，确保供应商具备良好的信誉和稳定的供货能力。2.在采购合同中明确供应商的违约责任，如因供应商原因导致货物质量问题、交货延迟、价格调整不合理等，应要求供应商承担相应的赔偿责任。（三）价格风险1.在采购预算编制和供应商选择过程中，应充分考虑市场价格波动因素，合理确定采购价格，并通过与供应商签订长期合同、套期保值等方式，降低价格风险。2.对于价格波动较大的货物采购，应建立价格预警机制，及时关注市场价格变化情况，当价格达到预警线时，及时采取应对措施，如调整采购计划、与供应商协商价格等。（四）验收风险1.严格按照合同约定的质量标准进行货物验收，确保验收过程公正、客观、准确。验收人员应具备专业的知识和技能，熟悉验收流程和标准。2.对于验收不合格的货物，应及时与供应商沟通协商处理，避免因验收不严格导致不合格货物进入公司，影响生产经营活动。六、监督与检查（一）内部审计监督公司内部审计部门定期对采购结算包干制度的执行情况进行审计监督，检查采购结算流程是否合规、合同执行是否到位、价格调整是否合理等，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）财务监督财务部门负责对采购结算资金进行审核和监督，确保采购款项支付的真实性、合法性、准确性。对采购结算过程中发现的异常情况，应及时进行调查核实，并向公司领导报告。（三）采购部门自查采购部门应定期对本部门的采购结算工作进行自查，总结经验教训，发现问题及时整改。同时，采购部门应积极配合内部审计部门和财务部门的监督检查工作，提供相关资料和信息。七、附则（一）解释权本制