神华采购管理制度

PAGE神华采购管理制度一、总则（一）目的本采购管理制度旨在规范神华集团（以下简称“集团”）采购活动，确保采购工作合法、合规、高效，保障集团生产经营活动的顺利进行，实现采购资源的优化配置，降低采购成本，提高采购质量，防范采购风险。（二）适用范围本制度适用于集团总部及所属各子公司、分公司（以下统称“各单位”）的采购活动，包括物资采购、工程采购、服务采购等各类采购项目。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本、采购效率等因素，实现采购效益最大化。3.公开透明原则：采购过程应公开、公正、透明，接受内部监督和外部监督，确保采购结果公平合理。4.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商参与采购活动，保证采购活动的竞争性。5.诚实守信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，确保采购合同的顺利履行。二、采购组织与职责（一）采购决策机构集团设立采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会由集团领导、相关部门负责人等组成，其职责包括：1.审议采购战略、政策和制度。2.审批重大采购项目的采购方案、采购预算等。3.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购管理部门集团采购管理部门负责集团采购活动的统一管理和指导，其主要职责包括：1.制定和完善采购管理制度、流程和标准。2.组织实施采购活动，包括采购计划编制、供应商管理、采购合同签订与执行等。3.监督检查各单位采购活动的执行情况，处理采购投诉和纠纷。4.建立采购信息管理系统，收集、分析采购数据，为采购决策提供支持。（三）需求部门各单位的需求部门负责提出采购需求，配合采购管理部门开展采购活动，其主要职责包括：1.根据生产经营需要，准确提出采购需求，包括物资规格、数量、质量要求等。2.参与采购供应商的选择、采购合同的评审等工作。3.负责采购物资的验收、使用和管理。（四）其他相关部门集团内部的财务部门、审计部门、法务部门等在各自职责范围内，协同采购管理部门做好采购相关工作。财务部门负责采购资金的预算安排、支付审核等；审计部门负责对采购活动进行审计监督；法务部门负责审查采购合同的合法性、合规性等。三、采购计划管理（一）采购计划编制1.各单位需求部门应根据生产经营计划、库存状况等，定期编制采购计划。采购计划应明确采购物资的名称、规格、数量、采购时间等内容。2.采购计划应经本单位相关部门审核后，报采购管理部门汇总平衡。采购管理部门根据集团整体采购策略和资源状况，对各单位采购计划进行审核和调整，形成集团年度采购计划和月度采购计划。（二）采购计划执行与调整1.采购管理部门应按照批准的采购计划组织实施采购活动，确保采购任务按时完成。2.在采购计划执行过程中，如因市场变化、生产经营调整等原因需要调整采购计划，需求部门应及时提出申请，经本单位相关部门审核后，报采购管理部门审批。采购管理部门应根据实际情况对采购计划进行调整，并通知相关部门和供应商。四、供应商管理（一）供应商准入1.采购管理部门应建立供应商准入制度，明确供应商准入条件，包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、售后服务等方面。2.供应商准入申请应由供应商提出，经采购管理部门组织相关部门进行审核，符合准入条件的供应商纳入集团供应商名录。（二）供应商评价与考核1.采购管理部门应定期组织对供应商进行评价和考核，评价内容包括供应商的交货期、产品质量、价格、售后服务等方面。2.根据评价和考核结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励和优先合作机会，对于表现不佳的供应商进行警告、整改或淘汰。（三）供应商关系管理1.采购管理部门应与供应商建立良好的合作关系，加强沟通与协调，及时解决合作过程中出现的问题。2.鼓励供应商参与集团采购活动的改进和创新，共同推动采购效率和质量的提升。五、采购方式与程序（一）采购方式1.招标采购：适用于采购金额较大、技术复杂、有多家供应商可供选择的采购项目。招标采购应按照国家法律法规和集团相关规定进行，包括公开招标和邀请招标。2.竞争性谈判采购：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目。3.询价采购：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。（二）采购程序通用要求1.采购申请：需求部门根据采购计划提出采购申请，明确采购项目的名称、规格、数量、预算等内容，并经本单位相关部门审核。2.采购审批：采购申请应按照集团规定的审批权限进行审批，审批通过后进入采购实施阶段。3.采购实施：采购管理部门根据采购方式和审批结果，组织实施采购活动。包括发布采购信息、邀请供应商、组织开标、评标、谈判、询价等工作。4.合同签订：采购项目确定中标供应商或成交供应商后，采购管理部门应与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等内容。5.合同执行与验收：采购合同签订后，供应商应按照合同约定履行交货义务。需求部门负责组织对采购物资进行验收，验收合格后办理入库手续。如发现采购物资存在质量问题或其他不符合合同约定的情况，需求部门应及时通知采购管理部门，采购管理部门应按照合同约定与供应商协商解决。（三）招标采购程序1.招标公告发布：公开招标项目应在指定的媒体上发布招标公告，邀请招标项目应向符合条件的供应商发出投标邀请书。招标公告或投标邀请书应明确招标项目的基本情况、投标人资格要求、投标文件编制要求、投标截止时间、开标时间和地点等内容。2.投标文件编制与递交：供应商应按照招标公告或投标邀请书的要求编制投标文件，并在规定的时间内递交至指定地点。投标文件应包括商务部分、技术部分、价格部分等内容。3.开标与评标：采购管理部门应按照规定的时间和地点组织开标会议，开标过程应公开进行。开标后，由评标委员会对投标文件进行评审，评标委员会应按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，推荐中标候选人。4.中标通知与合同签订：采购管理部门根据评标委员会的推荐意见，确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。中标供应商应在规定的时间内与采购管理部门签订采购合同。（四）竞争性谈判采购程序1.谈判邀请：采购管理部门向符合条件的供应商发出谈判邀请书，明确谈判项目的基本情况、谈判时间、地点等内容。2.谈判文件编制：采购管理部门编制谈判文件，谈判文件应包括谈判项目的技术规格、数量、质量要求、价格要求、交货期要求、售后服务要求等内容。3.谈判：采购管理部门组织供应商进行谈判，谈判过程中应充分听取供应商的意见和建议，对谈判文件进行必要的澄清和修改。谈判结束后，采购管理部门应要求供应商在规定的时间内提交最终报价。4.成交供应商确定：采购管理部门根据谈判情况和供应商的最终报价，确定成交供应商，并向成交供应商发出成交通知书。成交供应商应在规定的时间内与采购管理部门签订采购合同。（五）询价采购程序1.询价文件编制：采购管理部门编制询价文件，询价文件应包括采购物资的规格、数量、质量要求、价格要求等内容。2.询价邀请：采购管理部门向符合条件的供应商发出询价邀请书，邀请供应商报价。3.报价与评审：供应商应在规定的时间内提交报价文件，采购管理部门对供应商的报价文件进行评审，选择报价合理、满足采购要求的供应商作为成交供应商。4.成交通知与合同签订：采购管理部门向成交供应商发出成交通知书，成交供应商应在规定的时间内与采购管理部门签订采购合同。（六）单一来源采购程序1.单一来源采购申请：需求部门提出单一来源采购申请，说明采用单一来源采购的原因、拟采购供应商的名称等内容，并经本单位相关部门审核。2.单一来源采购审批：采购申请应按照集团规定的审批权限进行审批，审批通过后进入单一来源采购实施阶段。3.协商谈判：采购管理部门与拟采购供应商进行协商谈判，确定采购价格、交货期、质量标准等内容。4.合同签订：协商谈判达成一致后，采购管理部门与供应商签订采购合同。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，明确双方当事人的权利和义务。合同条款应符合法律法规和行业标准的要求，包括物资规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务、付款方式等内容。2.采购合同签订前，采购管理部门应组织相关部门对合同条款进行审核，重点审核合同的合法性、合规性、完整性和风险防范措施等内容。审核通过后，由授权代表签字并加盖单位公章。（二）合同执行1.采购合同签订后，双方当事人应按照合同约定履行各自的义务。供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求交付物资，需求部门应按照合同约定及时支付货款。2.在合同执行过程中，如发生合同变更、解除等情况，双方当事人应协商一致，并签订书面协议。合同变更、解除协议应作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。（三）合同监督与检查1.采购管理部门应定期对采购合同的执行情况进行监督检查，及时发现和解决合同执行过程中出现的问题。2.审计部门应定期对采购合同进行审计，重点审计合同的签订、执行、变更、解除等情况，确保合同的合法性、合规性和有效性。（四）合同纠纷处理1.在采购合同履行过程中，如发生合同纠纷，双方当事人应首先通过协商解决。协商不成的，可以按照合同约定的争议解决方式进行处理，如仲裁或诉讼。2.采购管理部门应积极配合需求部门处理合同纠纷，提供必要的支持和协助，维护集团的合法权益。七、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购管理部门应建立采购风险识别与评估机制，定期对采购活动中可能存在风险进行识别和评估，包括市场风险、供应商风险、合同风险、质量风险、资金风险等。2.根据风险识别和评估结果，对风险进行分类和分级，确定风险的严重程度和影响范围，为制定风险应对措施提供依据。（二）风险应对措施1.市场风险应对：密切关注市场动态，加强市场调研和分析，合理安排采购计划，优化采购策略，降低市场价格波动对采购成本的影响。2.供应商风险应对：加强供应商管理，建立供应商评价和考核机制，选择信誉良好、实力较强的供应商合作。与供应商签订详细的合同条款，明确双方的权利和义务，降低供应商违约风险。3.合同风险应对：加强采购合同管理，严格审核合同条款，确保合同的合法性、合规性和完整性。在合同执行过程中，加强对合同履行情况的监督检查，及时发现和解决合同执行过程中出现的问题，降低合同风险。4.质量风险应对：加强采购物资的质量控制，严格按照采购合同约定的质量标准进行验收。建立质量追溯机制，对出现质量问题的物资及时进行处理，降低质量风险。5.资金风险应对：加强采购资金管理，合理安排采购资金预算，严格按照合同约定支付货款。建立资金预警机制，及时发现和解决资金支付过程中出现的问题，降低资金风险。（三）风险监控与预警1.采购管理部门应建立采购风险监控机制，定期对采购风险应对措施的执行情况进行监控和评估，及时发现和解决风险应对过程中出现的问题。2.建立采购风险预警指标体系，对采购活动中的关键指标进行实时监控，当指标出现异常时及时发出预警信号，提醒相关部门采取措施防范风险。八、采购信息管理（一）信息收集与整理1.采购管理部门应建立采购信息收集渠道，收集与采购活动相关的各类信息，包括市场价格信息、供应商信息、采购合同信息、采购项目执行情况信息等。2.对收集到的采购信息进行整理和分类，建立采购信息数据库，确保信息的准确性、完整性和及时性。（二）信息分析与利用1.采购管理部门应定期对采购信息进行分析，挖掘信息背后的规律和趋势，为采购决策提供支持。例如，通过分析市场价格信息，预测价格走势，合理安排采购时机；通过分析供应商信息，评估供应商的综合实力，优化供应商选择。2.利用采购信息管理系统，实现采购信息的共享和传递，提高采购工作的协同效率。各单位需求部门、采购管理部门、财务部门等可以通过系统及时获取采购相关信息，实现信息的实时沟通和协同工作。九、监督与考核（一）内部监督1.集团审计部门应定期对各单位采购活动进行审计监督，重点审计采购制度执行情况、采购程序合规性、采购合同履行情况等内容。2.采购管理部门应加强对自身采购活动的内部监督，建立健全内部监督机制，定期对采购工作进行自查自纠，及时发现和解决存在的问题。（二）外部监督1.积极接受外部监管部门的监督检查，配合做好相关工作，确保采购活动合法