社会福利机构采购制度

PAGE社会福利机构采购制度一、总则（一）目的为规范社会福利机构的采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于社会福利机构内所有采购活动，包括但不限于物资采购、服务采购、工程采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购过程应公开、公正、透明，接受内部监督和社会监督。3.公平竞争原则：通过公平竞争，选择优质的供应商和服务提供商，确保采购质量和性价比。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，降低采购成本，提高采购效益。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立采购领导小组，由机构负责人担任组长，财务、业务、行政等相关部门负责人为成员。采购领导小组负责审议采购计划、采购预算、采购方式、采购合同等重大采购事项，做出采购决策。（二）采购执行部门设立采购部门或指定专人负责采购具体执行工作。采购部门或采购人员应具备相应的专业知识和技能，熟悉采购流程和法律法规，负责采购项目的组织实施，包括采购需求调研、供应商选择、采购谈判、合同签订、采购验收等工作。（三）相关部门职责1.需求部门：提出采购需求，明确采购物品或服务的规格、数量、质量要求、交付时间等，并对采购需求的合理性和准确性负责。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的使用，参与采购合同的审核，确保采购资金的安全和合理使用。3.质量验收部门：负责对采购物品或服务进行质量验收，出具验收报告，确保采购物品或服务符合要求。三、采购预算管理（一）预算编制采购部门应根据机构的发展规划、年度工作计划和实际需求，会同相关部门编制采购预算。采购预算应明确采购项目、采购金额、采购时间等内容，并报采购领导小组审议通过。（二）预算执行采购部门应严格按照采购预算执行采购活动，不得擅自突破预算。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照规定的程序进行审批。（三）预算监督财务部门应加强对采购预算执行情况的监督，定期对采购预算执行情况进行检查和分析，确保采购预算的严格执行。四、采购流程（一）采购需求提出需求部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、交付时间等内容，并提交采购部门。（二）采购需求审核采购部门收到《采购申请表》后，对采购需求进行审核，核实需求的合理性和准确性。如发现需求不合理或不准确，应及时与需求部门沟通，进行调整。（三）采购方式选择根据采购项目的特点和金额大小，选择合适的采购方式。采购方式主要包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等。1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、有众多潜在供应商的采购项目。采购部门应按照相关法律法规的规定，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等活动。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。采购部门应向不少于三家具备承担招标项目能力、资信良好的特定的供应商发出投标邀请书。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目。采购部门应成立谈判小组，与供应商进行谈判，确定成交供应商。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。采购部门应与单一供应商进行协商，签订采购合同。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。采购部门应向不少于三家供应商发出询价通知书，对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。（四）供应商选择1.供应商资格审查：采购部门应建立供应商库，对申请进入供应商库的供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩表现、信誉状况等。2.供应商选择：根据采购项目的需求和供应商资格审查情况，从供应商库中选择合适的供应商。如供应商库中没有合适的供应商，采购部门应通过其他渠道寻找潜在供应商，并进行资格审查和选择。3.供应商评价：采购部门应定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等进行评价，建立供应商评价档案。对评价不合格的供应商，应及时从供应商库中删除，并停止与其合作。（五）采购谈判采购部门与选定的供应商进行采购谈判，明确采购物品或服务的价格、数量、质量要求、交付时间、付款方式、售后服务等条款，并签订采购合同。采购谈判应遵循公平、公正、公开的原则，确保采购合同的条款合理、合法、有效。（六）采购合同签订采购合同签订前，应提交财务部门和法律顾问进行审核。审核通过后，由采购部门与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，确保采购活动的顺利进行。（七）采购验收采购物品或服务交付后，采购部门应及时组织质量验收部门进行验收。验收内容包括采购物品或服务的规格、数量、质量、性能等是否符合采购合同的要求。验收合格后，质量验收部门应出具验收报告。如验收不合格，采购部门应及时与供应商沟通，要求供应商采取措施进行整改或重新提供货物或服务，直至验收合格。（八）采购付款采购部门应根据采购合同的约定，及时办理采购付款手续。付款前，采购部门应提交相关的验收报告、发票等资料，经财务部门审核后，按照规定的程序进行付款。五、采购风险管理（一）风险识别采购部门应定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如供应商违约、质量问题、价格波动、合同纠纷等。（二）风险评估对识别出的风险因素进行风险评估，评估风险发生的可能性和影响程度。根据风险评估结果，确定风险等级。（三）风险应对针对不同等级的风险，采取相应的风险应对措施。如对于高风险因素，应制定详细的应对方案，加强监控和管理；对于低风险因素，可采取适当的防范措施，降低风险发生的可能性。六、采购监督与审计（一）内部监督机构内部应建立健全采购监督机制，加强对采购活动的全过程监督。采购领导小组应定期对采购活动进行检查和指导，财务部门、审计部门应加强对采购资金使用、采购