碧桂园集中采购制度

PAGE碧桂园集中采购制度一、总则（一）目的为规范碧桂园集团（以下简称“集团”）采购行为，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，加强采购管理与监督，特制定本集中采购制度。（二）适用范围本制度适用于碧桂园集团各区域公司、项目公司及下属各部门涉及的工程建设、物资设备、服务等各类采购活动。（三）基本原则1.集中采购原则对集团通用的、金额较大的、技术标准统一的采购项目实行集中采购，以实现规模效益，降低采购成本。2.公开公平公正原则采购活动应遵循公开透明、公平竞争、公正评价的原则，确保所有符合条件的供应商都有机会参与采购竞争。3.质量优先原则在满足项目需求的前提下，优先选择质量可靠、信誉良好的供应商和产品，确保采购物资和服务符合相关标准和要求。4.成本控制原则通过优化采购流程、合理选择供应商、谈判议价等方式，有效控制采购成本，提高集团经济效益。5.廉洁自律原则采购人员应严格遵守廉洁自律规定，杜绝贪污受贿、不正当交易等行为，确保采购活动的廉洁性。二、采购组织与职责（一）采购决策机构集团采购决策委员会负责审议和决策重大采购事项，其成员包括集团高层管理人员、相关职能部门负责人等。采购决策委员会职责如下：1.制定和修订集团采购战略、政策和制度。2.审议年度采购计划和预算。3.审批重大采购项目的采购方案、供应商选择、合同签订等事项。4.监督采购活动的执行情况，协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门集团采购管理中心作为采购执行部门，负责组织实施集团集中采购工作，其职责如下：1.贯彻执行集团采购战略、政策和制度。2.制定和完善采购业务流程和操作规范。3.组织编制年度采购计划和预算，经审批后组织实施。4.建立和维护供应商管理体系，开展供应商的开发、评估、选择、考核等工作。5.组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动，确定中标供应商或成交供应商。6.签订采购合同，跟踪合同执行情况，协调处理合同履行过程中的问题。7.负责采购文件的整理、归档和保管工作。8.定期统计分析采购数据，为集团采购决策提供支持。（三）需求部门各区域公司、项目公司及下属各部门作为需求部门，负责提出采购需求，配合采购执行部门开展采购工作，其职责如下：1.根据项目建设和运营需求，准确提出采购申请，明确采购物资或服务的规格、数量、质量要求、交货时间等。2.参与采购项目的技术规格制定、供应商考察、评标等工作，提供专业意见和建议。3.负责采购物资的验收工作，对验收结果负责。4.反馈采购物资和服务的使用情况，协助采购执行部门处理采购过程中的问题。（四）监督部门集团审计监察部门负责对采购活动进行监督检查，其职责如下：1.制定采购监督检查制度和工作流程。2.对采购项目的招标、谈判、合同签订、执行等环节进行监督，检查采购活动是否符合法律法规、集团制度和采购程序。3.受理采购活动中的投诉举报，对违规行为进行调查处理。4.定期开展采购专项审计，评估采购活动的合规性、效益性，提出改进建议。三、采购流程（一）采购需求提出1.需求部门根据项目进度和实际需求，填写《采购申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、质量要求、交货时间、预算金额等信息，并提交至本部门负责人审核。2.部门负责人对采购申请进行审核，重点审核采购需求的合理性、必要性、准确性等，审核通过后提交至采购执行部门。（二）采购计划编制1.采购执行部门收到采购申请后，对采购需求进行汇总分析，结合集团采购战略、年度采购计划和预算安排，编制具体的采购计划。2.采购计划应明确采购项目的名称、采购方式、采购时间安排、采购责任人等信息，并报采购决策委员会审批。（三）供应商选择与管理1.供应商开发采购执行部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商信息库。对于新的采购项目，根据采购需求和供应商信息库情况，有针对性地开发潜在供应商。2.供应商评估采购执行部门组织相关人员对供应商进行评估，评估内容包括供应商的资质信誉、生产能力、技术水平、质量控制、价格水平、售后服务等方面。评估方式可采用实地考察、问卷调查、样品检测、业绩评价等多种形式。3.供应商选择根据供应商评估结果，采购执行部门按照采购决策委员会确定的原则和标准，选择合适的供应商。对于重大采购项目，应采用招标、竞争性谈判等公开采购方式确定供应商；对于一般性采购项目，可采用询价、单一来源采购等方式选择供应商。4.供应商管理采购执行部门与选定的供应商签订《供应商合作协议》，明确双方的权利义务、采购价格、交货时间、质量标准、付款方式等条款。建立供应商考核机制，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等进行考核评价，根据考核结果对供应商进行奖惩，对于不合格供应商及时淘汰。（四）采购实施1.采购方式选择根据采购项目的特点、金额大小、市场情况等因素，选择合适的采购方式。常见的采购方式包括招标采购、竞争性谈判采购、询价采购、单一来源采购等。招标采购：适用于采购金额较大、技术复杂、有多家潜在供应商可供选择的项目。采购执行部门应按照《中华人民共和国招标投标法》及相关法律法规规定，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等活动。竞争性谈判采购：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目；不能事先计算出价格总额的项目。采购执行部门应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商进行谈判，确定成交供应商。询价采购：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。采购执行部门向多家供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价，根据报价情况确定成交供应商。单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的项目；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。采购执行部门应提供充分的理由和依据，经采购决策委员会批准后实施单一来源采购。2.采购文件编制根据选定的采购方式，采购执行部门编制相应的采购文件。采购文件应包括采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件的完整性、准确性和公正性。3.采购活动组织采购执行部门按照采购文件规定的程序和要求，组织开展采购活动。对于招标采购项目，应发布招标公告，发售招标文件，组织开标、评标、定标等活动；对于竞争性谈判采购项目，应成立谈判小组，与供应商进行谈判；对于询价采购项目，应向供应商发出询价通知书，要求其报价；对于单一来源采购项目，应与供应商进行协商谈判。在采购活动过程中，应做好记录，确保采购活动的公开、公平、公正。4.中标/成交供应商确定采购执行部门根据评标结果或谈判、询价情况，确定中标/成交供应商，并向其发出中标/成交通知书。中标/成交通知书应明确采购项目的名称、中标/成交金额、交货时间、质量标准等内容。（五）合同签订1.采购执行部门与中标/成交供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利义务、采购物资或服务的规格、数量、质量标准、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等条款，确保合同内容合法、合规、完整、明确。2.采购合同签订前，应进行合同评审。合同评审由采购执行部门牵头，组织需求部门、法务部门、财务部门等相关人员对合同条款进行审核，重点审核合同的合法性、合规性、风险防范条款等，确保合同符合集团利益和要求。3.采购合同签订后，应及时将合同副本分送需求部门、财务部门、审计监察部门等相关部门，以便各部门履行相应职责。（六）采购验收1.需求部门负责采购物资或服务的验收工作。验收人员应根据采购合同和相关标准要求，对采购物资的数量、规格、型号、质量等进行验收，确保采购物资符合要求。2.验收过程中，如发现采购物资存在质量问题或数量短缺等情况，验收人员应及时通知采购执行部门和供应商，要求供应商采取相应措施进行处理。供应商应在规定时间内进行整改或补货，直至验收合格。3.验收合格后，需求部门应填写《采购验收单》，并由验收人员签字确认。《采购验收单》应作为支付货款的依据之一。（七）付款管理1.财务部门按照采购合同约定的付款方式和时间，办理付款手续。付款前，财务部门应审核采购合同、验收单、发票等相关凭证，确保付款依据充分、手续齐全。2.对于预付款项，财务部门应在审核采购合同和预付款申请后，按照合同约定的比例和时间支付预付款。对于货到付款或验收合格后付款的项目，财务部门应在收到验收单和发票后，按照合同约定的时间支付货款。3.财务部门应建立采购付款台账，记录采购项目的付款情况，定期与采购执行部门核对账目，确保付款信息准确无误。四、采购风险管理（一）风险识别与评估采购执行部门应定期对采购活动进行风险识别与评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约风险、质量风险、价格波动风险、合同风险等，并评估风险发生的可能性和影响程度。（二）风险应对措施1.供应商违约风险应对在选择供应商时，加强对供应商的资质信誉审查，要求供应商提供必要的担保或保证金。在采购合同中明确违约责任条款，加大对供应商违约行为的处罚力度。建立供应商违约预警机制，及时发现供应商的违约迹象，采取相应措施进行处理，如暂停付款、更换供应商等。2.质量风险应对加强对采购物资的质量检验，严格按照合同要求和相关标准进行验收。要求供应商提供质量保证文件和售后服务承诺，对质量问题承担相应责任。定期对供应商的质量管理体系进行评估，督促供应商不断提高质量管理水平。3.价格波动风险应对建立价格监测机制，及时掌握市场价格动态，合理确定采购价格。在采购合同中约定价格调整条款，根据市场价格波动情况对采购价格进行相应调整。采用套期保值等金融工具，规避价格波动风险。4.合同风险应对加强合同评审，确保合同条款合法、合规、完整、明确，避免合同纠纷。建立合同执行跟踪机制，及时掌握合同履行情况，发现问题及时解决。加强对合同管理人员的培训，提高合同管理水平。（三）风险监控与改进采购执行部门应定期对采购风险应对措施的执行情况进行监控和评估，及时发现风险应对措施存在的问题和不足，并根据监控评估结果进行调整和改进，确保采购风险得到有效控制。五、采购信息管理（一）采购信息收集采购执行部门应建立采购信息收集渠道，广泛收集与采购活动相关的信息，包括供应商信息、市场价格信息、采购政策法规信息、行业动态信息等。（二）采购信息整理与分析采购执行部门应定期对收集到的采购信息进行整理和分析，形成采购信息报告。采购信息报告应包括供应商分析、市场价格分析、采购绩效分析等内容，为集团采购决策提供参考依据。（三）采购信息共享与利用采购执行部门应建立采购信息共享平台，实现采购信息在集团内部各部门之间的共享与利用。各部门可根据权限查询和使用采购信息，提高采购工作的协同效率和决策科学性。六、采购绩效评估（一）评估指标1.采购成本指标：包括采购价格、采购费用率、采购成本降低率等。2.采购质量指标：包括采购物资合格率、退货率等。3.采购效率指标：包括采购周期、订单处理及时率等。4.供应商管理指标：包括供应商满意度、供应商投诉率等。（二）评估方法采购执行部门定期对采购绩效进行评估，评估方法可采用定量分析与定性分析相结合的方式。定量分析主要通过对采购成本、采购质量、采购效率等指标进行数据统计和分析；定性分析主要