碧桂园采购制度

PAGE碧桂园采购制度一、总则1.目的本采购制度旨在规范碧桂园集团（以下简称“集团”）采购活动，确保采购工作的高效、有序进行，保障项目质量，降低采购成本，防范采购风险，提高集团整体经济效益和市场竞争力。2.适用范围本制度适用于碧桂园集团及下属各子公司、分公司（以下统称“各公司”）的各类采购活动，包括但不限于工程建设、原材料采购、设备采购、办公用品采购、营销物料采购等。3.基本原则合规性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规、行业标准以及集团内部规章制度。公开透明原则：采购过程应公开、公平、公正，确保所有潜在供应商都有平等机会参与竞争。成本效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，实现成本与效益的最佳平衡。质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购的物资和服务符合项目要求。廉洁自律原则：采购人员应严格遵守廉洁自律规定，杜绝不正当交易行为。二、采购组织与职责1.采购决策机构集团采购决策委员会负责对重大采购事项进行决策，其成员包括集团高层管理人员、相关职能部门负责人等。采购决策委员会的职责包括：审议采购战略、政策和制度。审批重大采购项目的采购计划、预算和采购方式。协调解决采购过程中的重大问题。2.采购执行部门各公司设立采购部门，负责具体采购业务的实施。采购部门的职责包括：制定采购计划和预算。组织供应商选择、采购谈判和合同签订。负责采购订单的下达、跟踪和验收。更新和维护供应商信息库。配合相关部门处理采购纠纷和投诉。3.其他相关部门需求部门：提出采购需求，参与采购过程中的技术规格确定、验收等工作。财务部门：负责采购预算的审核、资金支付管理以及采购成本的核算和分析。法务部门：审查采购合同的合法性、合规性，提供法律咨询和支持。三、采购流程1.采购需求提出需求部门根据项目进度、业务需求等，填写《采购需求申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、交货时间等信息，并提交至采购部门。采购部门对采购需求进行初步审核，如发现需求不合理或不明确，及时与需求部门沟通调整。2.采购计划制定采购部门根据审核后的采购需求，结合库存情况、市场供应情况等，制定采购计划。采购计划应明确采购物资或服务的种类、数量、采购时间、采购方式等。采购计划经采购部门负责人审核后，报财务部门审核预算，最终提交至公司分管领导审批。3.供应商选择与管理供应商开发：采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商信息库。对于新的采购项目，采购部门根据项目需求从供应商信息库中筛选潜在供应商，或通过市场调研、行业推荐等方式开发新的供应商。供应商评估：采购部门组织相关人员对潜在供应商进行评估，评估内容包括供应商的资质信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等。评估可采用实地考察、问卷调查、样品测试、参考历史合作记录等方式进行。供应商选择：根据评估结果，采购部门确定入围供应商名单，并按照规定的采购方式选择最终供应商。对于重大采购项目，可采用招标、竞争性谈判等方式选择供应商；对于一般采购项目，可采用询价、直接采购等方式。供应商管理：采购部门与选定的供应商签订采购合同，并建立供应商档案，对供应商的供货情况、质量表现、售后服务等进行跟踪和评价。对于表现优秀的供应商，给予适当奖励和优先合作机会；对于表现不佳的供应商，及时采取警告、暂停合作、淘汰等措施。4.采购合同签订采购部门根据采购谈判结果，起草采购合同。采购合同应明确双方的权利义务、物资或服务的规格数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、违约责任等条款。采购合同经法务部门审核后，由采购部门负责人与供应商签订。对于重大采购合同，需报公司分管领导或采购决策委员会审批后签订。5.采购订单下达采购部门根据采购合同，向供应商下达采购订单。采购订单应明确采购物资或服务的具体要求、交货时间、交货地点等信息。采购订单下达后，采购部门及时跟踪订单执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。6.物资验收物资到货前，采购部门通知需求部门、质量检验部门等相关人员做好验收准备。物资到货后，由质量检验部门按照合同约定的质量标准进行检验。检验合格的物资，办理入库手续；检验不合格的物资，采购部门及时与供应商沟通协商解决，如要求供应商补货、换货、退货或承担相应损失等。7.付款结算采购物资验收合格后，需求部门填写《付款申请单》，附上采购合同、验收报告、发票等相关资料，提交至财务部门。财务部门对付款申请进行审核，审核无误后按照合同约定的付款方式和时间办理付款手续。四、采购方式1.招标采购适用于金额较大、技术复杂、竞争程度较高的采购项目。招标采购应按照《中华人民共和国招标投标法》及相关法律法规的规定进行，包括公开招标和邀请招标两种方式。公开招标：通过国家指定的报刊、信息网络或者其他媒介发布招标公告，邀请不特定的法人或者其他组织投标。邀请招标：向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定法人或者其他组织发出投标邀请书。2.竞争性谈判采购适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目。采购部门与不少于三家的供应商进行谈判，从中确定成交供应商。3.询价采购适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。采购部门向多家供应商发出询价单，要求供应商在规定时间内报价，然后根据报价情况选择成交供应商。4.单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。采购部门与单一供应商进行谈判，确定采购价格和其他条款。5.直接采购适用于零星采购、价值较低的采购项目，或因特殊原因需要直接从供应商处采购的情况。采购部门直接与供应商协商采购事宜，签订采购合同。五、采购预算管理1.预算编制采购部门根据年度采购计划和项目预算，编制采购预算草案。采购预算应包括采购物资或服务的种类、数量、预计价格、采购时间等信息。采购预算草案经财务部门审核后，提交至公司分管领导审批。审批通过后的采购预算作为年度采购工作的控制依据。2.预算执行采购部门严格按照采购预算执行采购活动，不得超预算采购。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照规定的程序进行审批。财务部门对采购预算的执行情况进行监控和分析，及时发现并解决预算执行过程中出现的问题。3.预算调整在采购预算执行过程中，如遇市场价格波动、项目需求变更等原因导致原采购预算无法满足实际需要时，采购部门应提出预算调整申请。预算调整申请应详细说明调整的原因、调整的内容和金额等，并按照以下程序进行审批：采购部门负责人审核预算调整申请。财务部门审核预算调整的必要性和合理性。公司分管领导审批预算调整申请。采购决策委员会审批重大预算调整事项。六、采购风险管理1.风险识别与评估采购部门定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约风险、质量风险、价格波动风险、法律风险等，并评估风险发生的可能性和影响程度。2.风险应对措施供应商违约风险：选择信誉良好、实力较强的供应商，签订详细的采购合同，明确违约责任条款；加强对供应商的跟踪和管理，及时发现并解决供应商可能出现的问题；要求供应商提供履约保证金或银行保函等。质量风险：严格审核供应商的质量保证能力，要求供应商提供质量合格证明文件；加强物资验收环节的管理，确保采购物资符合质量标准；建立质量反馈机制，及时处理质量问题。价格波动风险：关注市场价格动态，合理安排采购时间，避免在价格高峰期采购；与供应商签订价格调整条款，约定价格波动时的调整方式；采用套期保值等金融工具规避价格风险。法律风险：加强对采购合同的审核管理，确保合同条款符合法律法规要求；咨询法务部门意见，及时解决采购过程中遇到的法律问题；组织采购人员进行法律法规培训，提高法律意识。3.风险监控与预警采购部门建立风险监控机制，定期对采购风险进行监控和评估。当风险指标达到预警值时，及时发出预警信号，采取相应的风险应对措施，确保采购活动顺利进行。七、采购绩效评估1.评估指标采购成本：包括采购价格、运输费用、仓储费用等，评估采购成本是否控制在预算范围内，是否实现了成本节约。采购质量：评估采购物资或服务的质量是否符合要求，是否满足项目需求。采购效率：包括采购周期、订单处理时间、交货准时率等，评估采购工作的效率和及时性。供应商管理：评估供应商的选择、评估、合作等方面的管理效果，供应商的满意度和忠诚度。合规性：评估采购活动是否符合法律法规、集团制度等要求。2.评估方法定期评估：采购部门定期对采购绩效进行自评，填写《采购绩效评估表》，提交至公司分管领导和财务部门等相关部门。综合评估：公司定期组织对采购部门进行综合评估，通过数据分析、实地考察、供应商反馈、内部客户评价等方式，全面评价采购绩