百度政府采购制度

PAGE百度政府采购制度一、总则（一）目的本制度旨在规范百度公司参与政府采购活动的行为，确保采购过程合法、合规、公正、透明，提高采购效率，保障公司利益，促进公司与供应商之间的良好合作关系，维护市场秩序。（二）适用范围本制度适用于百度公司及其下属各部门、分支机构在中华人民共和国境内进行的政府采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家有关政府采购的法律法规、政策以及相关行业标准，确保采购活动合法合规。2.公正性原则：采购过程应公正公平，对待所有参与采购活动的供应商，不偏袒、不歧视，确保竞争环境平等。3.公开性原则：采购信息应及时、准确、完整地公开，包括采购项目公告、采购文件、中标（成交）结果等，接受社会监督。4.效益性原则：在保证采购质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购资金使用效益。二、采购管理机构及职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，负责对重大政府采购项目进行决策。采购决策委员会由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成，其职责包括：1.审议重大政府采购项目的采购策略、预算安排等事项。2.对采购过程中的重大问题进行决策，确保采购活动符合公司战略和利益。3.监督采购项目的执行情况，对采购结果进行评估和审查。（二）采购执行部门公司指定专门的采购部门负责政府采购活动的具体执行，其职责如下：1.贯彻执行国家政府采购法律法规和公司采购制度，制定和完善采购工作流程和操作规范。2.组织实施政府采购项目的采购活动，包括编制采购文件、发布采购公告、组织开标评标、签订采购合同等。3.负责与供应商进行沟通协调，解答供应商的疑问，处理采购过程中的争议事项。4.建立和维护供应商库，对供应商进行评估和管理，确保供应商的资质和信誉符合要求。5.负责采购项目的档案管理，整理和保存采购过程中的各类文件资料。（三）其他相关部门职责1.需求部门：负责提出政府采购项目的需求，明确采购货物、工程或服务的规格、数量、质量要求等，并配合采购部门进行采购项目的实施。2.财务部门：负责审核采购项目的预算，监督采购资金的支付和使用，确保采购资金的安全和合规。3.法务部门：为政府采购活动提供法律咨询和支持，审查采购文件和合同条款，防范法律风险。三、采购流程（一）采购计划编制1.需求部门根据公司业务发展需要和实际工作需求，编制政府采购项目的采购计划，明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额、采购时间等内容。2.采购计划应经本部门负责人审核后，提交至采购部门。采购部门对采购计划进行汇总和审核，确保采购计划的合理性和可行性。（二）采购项目审批1.采购部门将审核后的采购计划提交至采购决策委员会进行审批。采购决策委员会根据公司战略和资源状况，对采购项目进行评估和决策，确定是否批准采购计划。2.对于重大政府采购项目，采购决策委员会应组织相关部门进行论证，充分听取各方意见，确保采购项目的必要性和经济性。（三）采购文件编制1.采购部门根据采购项目的特点和需求，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、采购需求、采购方式、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件的完整性和准确性。2.采购文件编制过程中，应充分征求需求部门、法务部门等相关部门的意见，确保采购文件符合法律法规和公司要求。3.采购文件编制完成后，应进行内部审核，审核通过后方可发布。（四）采购公告发布1.采购部门按照规定的渠道和方式发布采购公告，公开采购项目的相关信息，邀请符合条件的供应商参与投标。2.采购公告应明确采购项目的基本情况、采购要求、报名时间、投标截止时间、开标时间和地点等内容，确保供应商能够充分了解采购项目信息。（五）供应商报名及资格审查1.供应商按照采购公告要求进行报名，提交相关证明材料。采购部门对供应商的报名资格进行审查，核实供应商的资质、信誉、业绩等情况，确定符合条件的供应商名单。2.对于资格审查合格的供应商，采购部门应向其发放采购文件，并告知其应注意的事项。（六）投标文件接收与开标1.采购部门按照规定的时间和地点接收供应商的投标文件，并进行登记和编号。2.在开标前，采购部门应组织相关人员对投标文件进行检查，确保投标文件的密封性和完整性。3.开标时，采购部门应按照采购文件规定的程序进行开标，公布供应商的投标报价、技术方案等内容，并记录开标过程。（七）评标1.采购部门组织评标委员会对投标文件进行评审。评标委员会由公司内部相关专家、采购代表等组成，人数应符合法律法规规定。2.评标委员会应按照采购文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审，推荐中标候选人名单。3.评标过程应严格保密，评标委员会成员应独立评审，不得泄露评标信息。（八）中标（成交）结果公示与通知1.采购部门根据评标委员会的推荐意见，确定中标（成交）供应商，并发布中标（成交）结果公示。公示期不得少于规定天数，公示内容应包括中标（成交）供应商名称、中标（成交）金额、采购项目名称等信息。2.公示期结束后，如无异议，采购部门向中标（成交）供应商发出中标（成交）通知书，并通知未中标供应商。（九）合同签订与履行1.中标（成交）供应商应在规定时间内与采购部门签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务、采购货物的规格和数量、价格、交货时间和地点、质量标准、验收方式等内容，确保合同条款合法合规、明确具体。2.采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。采购部门应跟踪合同执行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。3.对于采购项目的变更或补充，双方应签订书面协议，并按照规定程序进行审批。（十）验收1.采购项目完成后，需求部门应组织相关人员对采购货物、工程或服务进行验收。验收内容应包括采购项目的数量、质量、规格、性能等方面，确保符合采购合同要求。2.验收合格后，需求部门应出具验收报告。验收报告应包括验收项目、验收标准、验收结果等内容，并由验收人员签字确认。3.对于验收不合格的采购项目，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取整改措施或重新提供货物、工程或服务，直至验收合格。四、采购方式（一）公开招标公开招标是政府采购的主要方式，适用于采购货物、工程或服务数额较大、技术复杂、有较多潜在供应商可供选择的项目。采购部门应按照国家有关规定，通过指定媒体发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。（二）邀请招标邀请招标适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的项目。采购部门应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。采购部门应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购货物、工程或服务的质量、价格、技术方案等进行谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。采购部门应与单一供应商进行协商，签订采购合同。（五）询价询价适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。采购部门应向三家以上供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，采购部门根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。五、采购合同管理（一）合同签订1.中标（成交）供应商应在中标（成交）通知书发出之日起规定时间内，与采购部门签订采购合同。采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。2.采购合同签订前，采购部门应将合同文本提交至法务部门进行审核，确保合同条款符合法律法规要求，避免法律风险。（二）合同履行1.采购合同签订后，双方应按照合同约定履行各自的义务。采购部门应跟踪合同执行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。2.供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求提供货物、工程或服务，并提交相关证明文件。（三）合同变更与解除1.在合同履行过程中，如因特殊原因需要变更合同内容，双方应协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。2.如因不可抗力或其他法定事由需要解除合同，双方应按照法律法规规定的程序办理相关手续，并承担相应的法律责任。（四）合同纠纷处理1.在合同履行过程中，如双方发生纠纷，应首先通过友好协商解决。协商不成的，可以按照合同约定的争议解决方式进行处理，如申请仲裁或提起诉讼。2.公司应积极维护自身合法权益，在纠纷处理过程中，应及时收集相关证据，配合法务部门进行应对。六、供应商管理（一）供应商准入1.采购部门应建立供应商准入制度，明确供应商的资格条件和准入流程。供应商应具备合法经营资格、良好的信誉、较强的技术实力和售后服务能力等。2.供应商申请准入时，应提交相关证明材料，包括营业执照副本、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、业绩证明、财务状况证明等。采购部门对供应商提交的材料进行审核，必要时可进行实地考察。3.经审核合格的供应商，纳入公司供应商库，并定期进行评估和更新。（二）供应商评估1.采购部门应定期对供应商进行评估，评估内容包括供应商的产品质量、交货期、售后服务、价格水平、合作态度等方面。2.评估方式可采用问卷调查、实地考察、数据分析等多种方式进行。采购部门根据评估结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予优先合作机会，对于表现不佳的供应商进行警告或淘汰。（三）供应商激励与约束1.公司建立供应商激励机制，对于在产品质量、交货期、售后服务等方面表现突出的供应商，给予一定的奖励，如表彰、优先合作、价格优惠等。2.同时，公司建立供应商约束机制，对于违反合同约定、提供劣质产品或服务、存在不良行为的供应商，采取相应的惩罚措施，如扣除保证金、暂停合作、列入黑名单等。七、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对政府采购活动进行审计监督，检查采购项目的合法性、合规性、