疾控采购监督管理制度

PAGE疾控采购监督管理制度一、总则（一）目的为加强疾病预防控制机构（以下简称“疾控机构”）采购活动的监督管理，规范采购行为，提高采购资金使用效益，保证采购质量，防范采购风险，依据相关法律法规和行业标准，结合疾控机构实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于疾控机构使用财政性资金、自有资金以及其他资金进行的各类物资、服务和工程采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应公开透明，采购过程应接受社会监督，保障相关方的知情权和参与权。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，鼓励符合条件的供应商参与采购活动，确保采购结果公正合理。4.诚实信用原则：采购活动各方应诚实守信，履行各自的权利和义务，不得欺诈、隐瞒或提供虚假信息。（四）职责分工1.采购管理部门负责制定采购计划，组织采购活动的实施。建立供应商库，管理采购合同。协调采购过程中的相关事宜，处理采购纠纷。2.监督部门对采购活动进行全程监督，检查采购程序的执行情况。审查采购文件、合同等资料，确保其合法性和合规性。受理对采购活动的投诉举报，进行调查处理。3.使用部门根据实际需求提出采购申请，明确采购项目的技术规格、数量、质量要求等。参与采购项目的验收工作，对采购产品或服务的质量进行评价。4.财务部门负责采购资金的预算编制、支付管理和财务核算。审核采购项目的资金使用情况，确保资金安全和合理使用。二、采购计划管理（一）采购需求申报1.使用部门应根据工作需要和实际业务情况，提前向采购管理部门申报采购需求。采购需求应明确采购项目的名称、规格型号、数量、技术参数、质量标准、交货时间、售后服务等内容。2.采购需求申报应填写详细的采购申请表，并经部门负责人签字确认。对于重大采购项目，应进行可行性论证，并提交相关论证报告。（二）采购计划编制1.采购管理部门根据使用部门申报的采购需求，结合库存情况、预算安排和采购周期等因素，编制采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购方式、采购时间等内容。2.采购计划应经采购管理部门负责人审核，并报单位主管领导审批。审批通过后的采购计划应作为采购活动的依据。（三）采购计划调整1.在采购计划执行过程中，如因特殊情况需要调整采购计划，使用部门应及时向采购管理部门提出申请。采购管理部门应根据实际情况进行审核，并报单位主管领导审批。2.采购计划调整应遵循合理、必要的原则，确保调整后的采购计划符合工作需要和预算安排。调整后的采购计划应及时通知相关部门和人员。三、采购方式及程序（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、有众多潜在供应商可供选择的采购项目。公开招标应按照《中华人民共和国招标投标法》及相关法律法规的规定进行。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。邀请招标应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定的法人或者其他组织发出投标邀请书。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的项目。竞争性谈判应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、价格、服务等进行谈判，确定成交供应商。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。单一来源采购应与供应商进行协商，达成一致意见后签订采购合同。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。询价应向三家以上供应商发出询价通知书，对供应商的报价进行比较，确定成交供应商。（二）采购程序1.公开招标程序发布招标公告：采购管理部门应在指定的媒体上发布招标公告，公告内容应包括招标项目的名称、内容、数量、技术规格、投标人资格要求、投标截止时间、开标时间及地点等。发售招标文件：潜在投标人应在规定的时间内购买招标文件，招标文件应包括招标项目的技术要求、投标报价要求、评标标准等内容。开标、评标：招标人应按照招标文件规定的时间、地点开标，开标过程应记录在案。评标由招标人依法组建的评标委员会负责，评标委员会应按照招标文件规定的评标标准和方法进行评标，推荐中标候选人。中标公示：招标人应将中标候选人名单在指定的媒体上公示，公示期不得少于三个工作日。公示期满无异议的，招标人应向中标人发出中标通知书，并同时将中标结果通知所有未中标的投标人。签订合同：中标人应在规定的时间内与招标人签订采购合同，合同内容应符合招标文件和投标文件的要求。2.邀请招标程序发出投标邀请书：采购管理部门应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定的法人或者其他组织发出投标邀请书，邀请书内容应包括招标项目的名称、内容、数量、技术规格、投标人资格要求及投标截止时间、开标时间及地点等。发售招标文件：受邀投标人应在规定的时间内购买招标文件，招标文件内容与公开招标相同。开标、评标：开标、评标程序与公开招标相同。中标公示：中标候选人名单公示期不得少于三个工作日。公示期满无异议的，招标人应向中标人发出中标通知书，并同时将中标结果通知所有未中标的投标人。签订合同：中标人应在规定的时间内与招标人签订采购合同，合同内容应符合招标文件和投标文件的要求。3.竞争性谈判程序成立谈判小组：谈判小组由采购管理部门、使用部门、财务部门及相关技术专家组成，成员人数应为三人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。制定谈判文件：谈判文件应明确谈判项目的技术规格、数量、质量要求、价格范围、谈判程序、评定成交的标准等内容。确定邀请参加谈判的供应商名单：谈判小组应从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其发出谈判邀请书。谈判：谈判小组应与供应商就采购项目的技术、价格、服务等进行谈判，谈判过程中应记录谈判内容。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应以书面形式通知所有参加谈判的供应商。确定成交供应商：谈判结束后，谈判小组应要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人应从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。签订合同：成交供应商应在规定的时间内与采购人签订采购合同，合同内容应符合谈判文件和供应商响应文件的要求。4.单一来源采购程序成立采购小组：采购小组由采购管理部门、使用部门、财务部门及相关技术专家组成，成员人数应为三人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。进行协商：采购小组应与供应商就采购项目的价格、技术、服务等进行协商，达成一致意见后形成协商记录。确定成交供应商：采购小组应根据协商记录，确定成交供应商，并将结果通知所有参与协商的供应商。签订合同：成交供应商应在规定的时间内与采购人签订采购合同，合同内容应符合协商记录和供应商承诺的要求。5.询价程序发出询价通知书：采购管理部门应向三家以上供应商发出询价通知书，询价通知书应包括采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、交货时间、售后服务等内容。供应商报价：供应商应在规定的时间内将报价文件送达采购管理部门，报价文件应包括报价表、技术规格偏离表、商务条款偏离表等内容。确定成交供应商：采购管理部门应根据供应商的报价情况，按照满足采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参与询价的供应商。签订合同：成交供应商应在规定的时间内与采购人签订采购合同，合同内容应符合询价通知书和供应商报价文件的要求。四、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购管理部门应及时与成交供应商签订采购合同。采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。2.采购合同应包括以下主要条款：采购项目的名称、规格型号、数量、质量标准、价格、交货时间、交货地点、付款方式、售后服务、违约责任等。3.采购合同签订前，采购管理部门应将合同文本提交监督部门、财务部门等相关部门审核，审核通过后方可签订合同。（二）合同履行1.采购合同签订后，双方应按照合同约定履行各自的义务。采购管理部门应跟踪合同履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。2.供应商应按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求交付货物或提供服务。采购管理部门应组织相关人员对货物或服务进行验收，验收合格后方可支付货款。3.如因特殊情况需要变更合同条款，双方应协商一致，并签订书面补充协议。补充协议作为采购合同的组成部分，具有同等法律效力。（三）合同验收1.采购项目完成后，采购管理部门应组织使用部门、财务部门等相关人员对采购项目进行验收。验收内容应包括货物的数量、质量、规格型号、技术参数等，以及服务的内容、标准、质量等。2.验收人员应按照合同约定的验收标准进行验收，并填写验收报告。验收报告应包括采购项目的名称、规格型号、数量、质量情况、验收结论等内容。3.验收合格的采购项目，采购管理部门应及时办理结算手续，支付货款。验收不合格的采购项目，采购管理部门应要求供应商限期整改或重新提供货物或服务，直至验收合格为止。（四）合同存档采购合同签订后，采购管理部门应将合同文本及相关资料进行整理归档，存档期限应符合国家有关规定。合同存档资料应包括合同文本、招标文件、投标文件、谈判文件、询价通知书、报价文件、验收报告等。五、采购监督与检查（一）内部监督1.监督部门应定期对采购活动进行内部监督检查，检查内容包括采购程序的执行情况、采购文件的编制与审核、采购合同的签订与履行、采购资金的使用等。2.监督部门应建立采购监督检查档案，记录监督检查的过程和结果。对发现的问题应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。3.采购管理部门、使用部门、财务部门等相关部门应配合监督部门的工作，如实提供采购活动的相关资料和信息。（二）外部监督1.疾控机构应接受财政、审计、监察等部门的监督检查，如实提供采购活动的相关资料和信息。2.对于涉及公共利益、社会关注度高的采购项目，应主动接受社会监督，及时公开采购信息，保障公众的知情权和参与权。（三）投诉处理1.任何单位和个人对采购活动中的违法违规行为有权向疾控机构投诉举报。投诉举报应采用书面形式，并提供相关证据材料。2.监督部门应及时受理投诉举报，并进行调查处理。调查处理结果应及时反馈给投诉举报人。3.对于投诉举报事项经查实的，应依法依规追究相关人员的责任，并采取相应的整改措施，防止类似问题再次发生。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购管理部门应定期对采购活动进行风险识别与评估，分析可能存在的风险因素，如采购需求不准确、采购方式选择不当、供应商违约、合同纠纷等。2.根据风险识别与评估的结果，确定风险等级，制定相应的风险应对措施。（二）风险应对措施1.采购需求管理：加强采购需求申报的审核，确保采购需求准确、合理。对于重大采购项目，应进行充分的市场调研和技术论证。2.采购方式选择：根据采购项目的特点和要求，合理选择采购方式，确保采购方式符合法律法规和行业标准的规定。对于采用公开招标方式的项目，应严格按照招标程序进行操作。3.供应商管理：建立供应商库，