疾控中心采购管理制度

PAGE疾控中心采购管理制度一、总则（一）目的为加强疾控中心采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，确保采购活动合法、合规、公开、公正，依据相关法律法规和行业标准，结合疾控中心实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于疾控中心内部的各类物资采购、服务采购以及工程项目采购等活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规，确保采购行为合法合规。2.公开性原则：采购信息应公开透明，接受内部监督和社会监督。3.公正性原则：采购过程应公平公正，对待所有供应商，不偏袒、不歧视。4.效益性原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本效益最大化。5.诚信原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立采购领导小组，由中心领导、相关部门负责人等组成。负责审议采购计划、采购预算、重大采购项目等，对采购活动进行决策和监督。（二）采购执行部门设立专门的采购部门或指定相关部门负责采购具体实施工作。其职责包括：1.编制采购计划和采购预算。2.组织采购活动，包括制定采购文件、发布采购信息、组织开标评标等。3.与供应商进行沟通谈判，签订采购合同。4.协调采购过程中的相关事宜，确保采购任务顺利完成。（三）需求部门各需求部门负责提出采购需求，明确采购物资或服务的规格、数量、质量要求等，并对采购结果进行验收。（四）监督部门设立内部监督部门，对采购活动全过程进行监督检查，受理采购投诉举报，确保采购活动依法依规进行。三、采购计划与预算管理（一）采购计划编制1.各需求部门应根据工作需要和实际情况，提前编制年度采购计划。采购计划应包括采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容。2.采购部门对各需求部门提交的采购计划进行汇总审核，结合中心整体工作安排和资金状况，编制年度采购总计划，报采购领导小组审议通过。（二）采购预算编制1.采购预算应根据采购计划和市场价格行情进行编制，确保预算合理准确。2.采购预算编制完成后，经财务部门审核，报采购领导小组审定。采购预算一经审定，应严格执行，不得随意调整。（三）采购计划与预算调整1.因工作需要确需调整采购计划或预算的，需求部门应提出书面申请，说明调整原因、调整内容等，经采购部门审核，报采购领导小组批准后实施。2.调整后的采购计划和预算应及时通知相关部门，并做好记录。四、采购方式（一）公开招标1.达到公开招标数额标准的采购项目，应采用公开招标方式进行采购。公开招标是指采购人依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.采购部门应按照相关法律法规和政府采购程序，编制公开招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等活动。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式采购：（1）具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；（2）采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。2.采购部门应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式采购：（1）招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；（2）技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；（3）采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；（4）不能事先计算出价格总额的。2.采购部门应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购事宜进行谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的，可以采用单一来源方式采购：（1）只能从唯一供应商处采购的；（2）发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；（3）必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购部门应组织相关人员进行论证，说明采用单一来源采购方式的理由，并报采购领导小组批准。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.采购部门应向三家以上供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。五、采购文件管理（一）采购文件编制1.采购文件应根据采购方式和采购项目特点进行编制，包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书等。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、数量、质量要求、价格条款、交货时间、售后服务等内容，确保采购文件完整、准确、清晰。（二）采购文件审核1.采购文件编制完成后，应提交采购部门负责人进行审核，确保采购文件符合法律法规和采购要求。2.对于重大采购项目的采购文件，应组织相关部门和专家进行会审，充分听取各方面意见，对采购文件进行完善。（三）采购文件发放1.采购文件经审核通过后，应及时发放给潜在供应商。发放方式可以采用现场领取、邮寄、电子邮件等方式。2.采购部门应做好采购文件发放记录，包括发放时间、发放对象、发放方式等，确保采购文件发放的准确性和可追溯性。六、供应商管理（一）供应商资格审查1.在采购活动开始前，采购部门应对供应商资格进行审查，确保供应商具备参与采购活动的资格和能力。2.供应商资格审查内容包括：营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、授权代表身份证明、资质证书（如有）、业绩证明、财务状况等。（二）供应商选择与评价1.采购部门应根据采购项目需求和供应商资格审查情况，选择合适的供应商参与采购活动。2.建立供应商评价机制，定期对供应商的产品质量、交货期、售后服务、价格等方面进行评价，评价结果作为后续采购活动中供应商选择的重要依据。（三）供应商信息管理1.建立供应商信息库，对供应商的基本信息、资质情况、评价结果等进行详细记录和管理。2.定期更新供应商信息库，确保信息的准确性和及时性。七、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购部门应及时与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等内容。2.采购合同签订前，应提交采购部门负责人审核，重大采购合同应报采购领导小组审批。（二）合同履行1.采购部门应跟踪采购合同履行情况，及时掌握供应商的交货进度、质量状况等，确保合同顺利履行。2.需求部门应按照合同约定做好验收工作，对验收合格的采购项目及时办理入库手续或投入使用；对验收不合格的采购项目，应及时与供应商协商解决。（三）合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，如因特殊原因需要变更合同内容的，采购部门应与供应商协商一致，并签订书面变更协议。变更协议作为采购合同的补充文件，具有同等法律效力。2.如因不可抗力或其他法定事由需要解除采购合同的，采购部门应按照法律法规规定办理相关手续，并及时通知相关部门。（四）合同档案管理1.采购合同签订后，采购部门应及时将合同文本及相关资料整理归档，建立合同档案。合同档案应包括合同正本、副本、补充协议、验收报告、付款凭证等。2.合同档案应妥善保管，保存期限按照相关法律法规和中心档案管理制度执行。八、采购验收管理（一）验收组织1.采购项目到货后，需求部门应组织相关人员进行验收。验收人员应包括专业技术人员、质量管理人员、使用部门代表等。2.对于重大采购项目或技术复杂的采购项目，应邀请相关专家参与验收。（二）验收标准1.验收应按照采购合同约定的质量标准、技术规格、数量要求等进行。2.对于国家有强制性标准或行业标准的采购项目，应按照相关标准进行验收。（三）验收程序1.供应商交货前，应提前通知需求部门准备验收。需求部门应在规定时间内组织验收人员对采购项目进行验收。2.验收人员应按照验收标准对采购项目的数量、质量、规格等进行逐一核对，填写验收报告。验收报告应包括采购项目名称、规格型号、数量、供应商名称、验收日期、验收结论等内容。3.验收合格的采购项目，验收人员应签字确认；验收不合格的采购项目，验收人员应出具书面意见，说明不合格原因，并要求供应商限期整改或退换货物。（四）验收结果处理1.验收合格的采购项目，需求部门应及时办理入库手续或投入使用，并按照采购合同约定支付货款。2.验收不合格的采购项目，需求部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商限期整改或退换货物。如供应商拒绝整改或退换货物，需求部门应按照合同约定追究供应商的违约责任。九、采购付款管理（一）付款申请1.采购项目验收合格后，供应商应按照采购合同约定提交付款申请。付款申请应包括采购合同编号、采购项目名称、金额、付款方式、开户银行及账号等内容。2.采购部门应对供应商提交的付款申请进行审核，审核内容包括采购合同履行情况、验收报告、发票等。审核无误后，报财务部门办理付款手续。（二）付款审批1.财务部门应按照中心财务管理制度对付款申请进行审批。审批内容包括付款金额是否符合合同约定、付款方式是否合规、发票是否真实有效等。2.对于重大采购项目的付款，应报中心领导审批。（三）付款方式1.采购付款方式应按照采购合同约定执行，一般包括支票、汇票、电汇、银行承兑汇票等。2.财务部门应严格按照付款审批结果办理付款手续，确保付款安全、准确、及时。十、采购监督与审计（一）内部监督1.监督部门应定期对采购活动进行监督检查，重点检查采购程序是否合规、采购文件是否规范、供应商选择是否公正、采购合同是否履行等。2.建立采购投诉举报机制，受理内部员工和社会公众对采购活动的投诉举报。对投诉举报事项应及时进行调查处理，并将处理结果反馈给投诉举报人。（二）审计监督1.审计部门应定期对采购项目进行审计，重点审计采购项目的预算执行情况、采购成本控制情况、采购合同履行情况等。2.审计部门应出具审计报告，对采购活动中存在的问题提出审计意见和建议，督促相关部门进行整改。十一、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如市场价格波动、供应商违约、质量问题、法律法规风险等。2.根据风险识别和评估结果，确定风险等级，为制定风险应对措