疫情防控采购询价制度

PAGE疫情防控采购询价制度一、总则（一）目的为规范公司在疫情防控期间的采购行为，确保采购物资的质量和供应及时性，提高采购资金使用效益，保障公司疫情防控工作的顺利开展，特制定本询价制度。（二）适用范围本制度适用于公司在疫情防控期间进行的各类物资采购活动，包括但不限于防护用品、消杀用品、医疗设备、生活物资等。（三）基本原则1.合规性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关行业标准，确保采购过程合法合规。2.公平公正原则：在询价过程中，应公平对待所有供应商，不得偏袒任何一方，确保询价结果公正合理。3.质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保采购物资符合疫情防控要求。4.效益原则：在保证物资质量和供应的前提下，充分考虑采购成本，提高采购资金使用效益。二、询价流程（一）采购申请1.各部门根据疫情防控工作需要，填写《疫情防控采购申请表》，详细说明采购物资的名称、规格、数量、用途等信息。2.采购申请表经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）供应商选择1.采购部门收到采购申请后，根据采购物资的特点和要求，通过多种渠道选择潜在供应商。潜在供应商应具备合法经营资质、良好的信誉和供应能力。2.采购部门对潜在供应商进行资格审查，核实其营业执照、税务登记证、生产许可证、产品质量认证等相关资质文件。3.建立供应商名录，对合格供应商进行分类管理，并定期评估和更新。（三）询价文件编制1.采购部门根据采购物资的具体情况，编制询价文件。询价文件应包括采购物资的详细规格、技术要求、质量标准、交货时间、交货地点、付款方式等内容。2.询价文件应明确供应商的报价要求，包括报价有效期、报价方式、报价包含的费用等。（四）询价发放1.采购部门将询价文件发送至选定的供应商，确保供应商能够清楚了解采购要求。2.询价文件可以通过邮件、传真、快递等方式发送，同时应要求供应商在规定时间内回复询价。（五）报价接收与整理1.采购部门接收供应商的报价文件，对报价进行整理和记录。报价文件应包括报价单、营业执照副本、税务登记证副本、产品质量检测报告、售后服务承诺等相关资料。2.对供应商的报价进行初步审核，检查报价的完整性、准确性和合规性。（六）询价评审1.成立询价评审小组，成员包括采购部门负责人、相关技术专家、财务人员等。询价评审小组负责对供应商的报价进行评审和比较。2.评审小组根据询价文件的要求，对供应商的报价、产品质量、售后服务、信誉等方面进行综合评估。评估方法可以采用打分法、最低价法等。3.在评审过程中，评审小组可以要求供应商对报价进行澄清或提供补充资料。（七）确定供应商1.根据询价评审结果，采购部门确定中标供应商。中标供应商应具备报价合理、产品质量可靠、售后服务良好等优势。2.采购部门向中标供应商发出《中标通知书》，同时将中标结果通知其他未中标供应商。（八）合同签订1.采购部门与中标供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应包括采购物资的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等内容。2.采购合同签订后，应及时报公司相关部门备案。三、采购物资管理（一）验收管理1.采购物资到货后，采购部门应及时通知相关部门进行验收。验收人员应根据采购合同和询价文件的要求，对物资的数量、规格、质量等进行检查。2.验收合格的物资，验收人员应填写《疫情防控采购物资验收单》，并签字确认。验收不合格的物资，应及时与供应商联系，要求其更换或处理。3.对于重要物资或关键设备，应邀请专业技术人员进行验收，确保物资符合使用要求。（二）入库管理1.验收合格的物资应及时办理入库手续，由仓库管理人员根据验收单进行入库登记。入库登记应包括物资的名称、规格、数量、入库时间、供应商等信息。2.仓库管理人员应按照物资的性质和特点，对物资进行分类存放，确保物资的安全和完好。3.建立物资库存台账，定期对库存物资进行盘点，确保账实相符。（三）使用管理1.各部门根据实际需要，从仓库领取采购物资。领取物资时，应填写《疫情防控采购物资领用单》，经部门负责人签字后，交仓库管理人员办理出库手续。2.仓库管理人员应按照领用单的要求，及时发放物资，并做好出库记录。出库记录应包括物资的名称、规格、数量、领用时间、领用部门等信息。3.使用部门应严格按照物资的使用说明和操作规程进行使用，确保物资的安全和有效。（四）报废管理1.对于已损坏、过期或不再使用的采购物资，使用部门应及时填写《疫情防控采购物资报废申请表》，经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。2.采购部门会同相关部门对报废物资进行鉴定和审核，确认报废原因和报废物资的数量。3.报废物资经批准后，由仓库管理人员进行清理和处置。报废物资的处置方式可以包括变卖、捐赠、销毁等，处置过程应做好记录。四、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门负责对疫情防控采购活动进行审计监督，检查采购程序是否合规、采购资金使用是否合理、采购物资管理是否规范等。2.采购部门应定期向公司领导汇报采购工作进展情况，接受公司领导的监督和指导。（二）投诉处理1.设立投诉邮箱和投诉电话，接受供应商和员工对采购活动的投诉和举报。2.对投诉和举报的内容进行调查核实，如发现违规行为，应及时采取措施进行处理，并将处理结果反馈给投诉人。（三）定期检查1.定期对采购物资的库存情况进行检查，确保物资的安全和完好。2.对采购合同的执行情况进行检查，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。五、附则（一）解释权本制度由公司采购部门负责解释。（二）修订与完善本制度将根据国家法律法规和公司实际情况的变化，适时