社会团体采购制度

PAGE社会团体采购制度一、总则（一）目的为规范本社会团体的采购行为，加强采购管理，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，促进廉政建设，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本社会团体在开展业务活动过程中，使用财政性资金、自有资金或其他合法资金进行的货物、工程和服务采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，对所有潜在供应商一视同仁，确保公平竞争，公正选择供应商。3.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，追求采购效益最大化。4.诚信原则：采购活动各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构本社会团体设立采购决策机构，负责审议采购计划、采购预算、采购方式、采购合同等重大采购事项。采购决策机构由社会团体负责人、相关部门负责人及财务人员组成。（二）采购执行部门设立专门的采购执行部门，负责具体采购业务的实施。采购执行部门应配备专业的采购人员，明确采购人员的职责和权限，确保采购工作的顺利进行。采购人员应具备良好的职业道德、专业知识和业务能力，熟悉采购流程和相关法律法规。（三）相关部门职责1.需求部门：提出采购需求，明确采购货物、工程或服务的规格、数量、质量标准、技术要求等，并对采购需求的合理性和准确性负责。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的使用，参与采购合同的审核，确保采购资金的安全和合理使用。3.审计部门：对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购合同的履行情况等，防范采购风险。三、采购预算管理（一）预算编制采购执行部门应根据本社会团体的业务计划和实际需求，会同需求部门、财务部门等共同编制采购预算。采购预算应明确采购项目的名称、规格、数量、预算金额、资金来源等内容，并按照规定的格式和要求进行编制。采购预算应遵循“实事求是、勤俭节约、量力而行”的原则，确保预算的科学性和合理性。（二）预算审批采购预算编制完成后，应提交采购决策机构审议批准。采购决策机构应根据本社会团体的发展战略、财务状况、业务需求等因素，对采购预算进行全面审查，确保预算符合本社会团体的实际情况和发展需要。经采购决策机构批准后的采购预算，应严格执行，不得随意调整。（三）预算调整如因特殊原因需要调整采购预算，采购执行部门应提出书面申请，说明调整的原因、内容、金额等，并提交采购决策机构审议批准。采购决策机构应根据实际情况，对预算调整申请进行严格审查，确保预算调整的必要性和合理性。经批准后的预算调整，应及时通知相关部门，并按照调整后的预算执行采购活动。四、采购方式（一）公开招标公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。公开招标应按照《中华人民共和国招标投标法》及相关法律法规的规定进行，采购公告应在指定的媒体上发布，招标程序应严格规范，确保所有潜在供应商都有平等的机会参与投标。（二）邀请招标邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。邀请招标应符合《中华人民共和国招标投标法》规定的条件，并向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书。（三）竞争性谈判竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要；不能事先计算出价格总额等情形。（四）单一来源采购单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的等情形。（五）询价询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。询价适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。五、采购流程（一）采购申请需求部门根据业务需要，填写采购申请表，详细说明采购项目名称、规格、数量、质量要求、预算金额、采购时间等内容，并提交给采购执行部门。采购申请表应经需求部门负责人签字确认。（二）采购审批采购执行部门收到采购申请表后，应进行初步审核，核实采购需求的合理性和准确性。审核通过后，将采购申请表提交采购决策机构进行审批。采购决策机构应根据采购预算、采购方式等规定，对采购申请进行审批，并签署审批意见。（三）采购实施1.确定采购方式：根据采购项目的特点、预算金额等因素，按照本制度规定的采购方式，确定具体的采购方式。2.编制采购文件：采购执行部门根据采购方式和采购需求，编制相应的采购文件，如招标文件、谈判文件、询价文件等。采购文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件的完整性和准确性。3.发布采购信息：按照规定的程序和方式，发布采购信息，邀请潜在供应商参与采购活动。公开招标和邀请招标的采购信息应在指定媒体上发布；竞争性谈判、单一来源采购和询价的采购信息应向符合条件的供应商发出。4.接收投标或报价文件：采购执行部门接收供应商提交的投标或报价文件，并进行登记和整理。5.评审与确定成交供应商：组织相关人员对投标或报价文件进行评审，按照评审标准确定成交供应商。评审过程应客观、公正、透明，记录评审过程和结果。6.签订采购合同：采购执行部门与成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应符合法律法规的规定，内容应完整、准确、清晰，包括采购项目名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、违约责任等条款。（四）采购验收1.验收准备：采购执行部门在采购合同约定的交货时间前，通知需求部门、质量检验部门等相关人员做好验收准备工作。需求部门应根据采购合同和采购需求，制定验收方案，明确验收标准和验收方法。2.实施验收：采购合同约定的交货时间到达后，供应商应按照合同要求提供货物、工程或服务。需求部门、质量检验部门等相关人员按照验收方案进行验收，对采购项目的数量、质量、规格、性能等进行检查和测试。验收过程中，应做好记录，如发现问题应及时与供应商沟通协商解决。3.验收报告：验收完成后，验收人员应填写验收报告，详细记录验收情况，包括验收项目、验收标准、验收结果、存在问题及处理意见等内容。验收报告经验收人员签字确认后，提交采购执行部门存档。（五）采购付款1.付款申请：采购执行部门根据采购合同和验收报告，填写付款申请表，详细说明采购项目名称、合同编号、采购金额、已支付金额、本次申请支付金额等内容，并提交给财务部门。付款申请表应经采购执行部门负责人签字确认。2.付款审批：财务部门收到付款申请表后，应进行审核，核实采购合同的履行情况、验收报告的真实性、付款金额的准确性等。审核通过后，将付款申请表提交财务负责人进行审批。财务负责人应根据本社会团体的财务状况和资金安排，对付款申请进行审批，并签署审批意见。3.支付款项：财务部门根据审批意见，按照采购合同约定的付款方式和时间，及时支付采购款项。支付款项时，应严格遵守财务管理制度，确保资金支付的安全和准确。六、采购监督与管理（一）内部监督1.审计监督：审计部门定期对采购活动进行审计，检查采购程序的合规性、采购合同的履行情况、采购资金的使用效益等，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。审计部门应出具审计报告，向采购决策机构和相关部门通报审计结果。2.纪检监察监督：纪检监察部门对采购活动中的违规违纪行为进行监督检查，严肃查处采购过程中的腐败问题，维护采购活动的公正性和廉洁性。对发现的违规违纪行为，应依法依规进行处理，并追究相关人员的责任。（二）供应商管理1.供应商准入：建立供应商准入制度，对参与本社会团体采购活动的供应商进行资格审查。供应商应具备合法经营资格、良好的商业信誉、较强的经济实力、完善的售后服务体系等条件。采购执行部门应收集供应商的相关资料，建立供应商档案，记录供应商的基本信息、资质情况、业绩表现、联系方式等内容。2.供应商评价：定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务、价格水平等进行评价，评价结果作为供应商选择和合作的重要依据。采购执行部门应制定供应商评价标准和评价方法，组织相关人员对供应商进行评价，并填写供应商评价表。根据评价结果，对优秀供应商给予表彰和奖励，对不合格供应商进行淘汰或整改。3.供应商激励与约束：建立供应商激励与约束机制，对表现优秀的供应商给予优先合作、增加采购份额等激励措施；对违反采购合同、提供劣质产品或服务的供应商，采取警告、罚款、暂停合作、取消准入资格等约束措施，维护采购活动的正常秩序。（三）采购档案管理采购