生产原材料采购询价制度

PAGE生产原材料采购询价制度一、总则（一）目的为规范公司生产原材料采购询价行为，确保采购过程的公开、公平、公正，降低采购成本，提高采购效率，保证公司生产经营活动的顺利进行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司生产所需各类原材料的采购询价活动，包括但不限于原材料、零部件、辅助材料等。（三）基本原则1.合法性原则：采购询价活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，不得偏袒任何一方，保证询价过程和结果的公正性。3.公开透明原则：采购询价信息应在规定范围内公开，接受公司内部监督，确保采购过程透明。4.成本效益原则：在保证原材料质量的前提下，通过合理询价降低采购成本，提高公司经济效益。二、询价流程（一）需求部门提交申请1.各生产部门根据生产计划和实际需求，填写《生产原材料采购申请表》，详细注明所需原材料的名称、规格型号、数量、质量要求、预计到货时间等信息。2.将申请表提交至部门负责人审核，部门负责人对申请内容的合理性、必要性进行审核，审核通过后签字确认，并提交至采购部门。（二）采购部门询价准备1.采购部门接到申请后，指定专人负责询价工作。询价人员应熟悉市场行情，掌握各类原材料的价格动态和供应商信息。2.根据需求部门提供的原材料信息，收集相关供应商资料，建立供应商信息库。信息库应包括供应商名称、联系方式、经营范围、产品质量、价格水平、售后服务等内容，并定期进行更新维护。（三）询价实施1.询价人员根据需求部门提供的原材料规格型号和质量要求，向至少三家符合条件的供应商发出询价函。询价函应明确询价内容，包括原材料名称、规格型号、数量、质量标准、交货时间、交货地点、报价要求等，并要求供应商在规定时间内回复报价。2.询价函可以通过邮件、传真、电话等方式发送给供应商。在发送询价函时，应记录发送时间、供应商名称、联系方式等信息，确保询价过程可追溯。对于重要原材料或采购金额较大的项目，采购部门可以组织供应商进行现场报价或招标。在现场报价或招标过程中，应提前制定详细的流程和规则，确保报价过程的公平公正。（四）供应商报价收集与整理1.供应商应在规定时间内将报价回复至采购部门。询价人员对收到的报价进行整理，核对报价内容是否完整、准确，包括原材料单价、总价、交货期、付款方式等信息。2.对于报价明显异常或不符合要求的供应商，询价人员应及时与其沟通，要求其作出解释或重新报价。（五）综合评估与选择1.采购部门组织相关人员对供应商的报价进行综合评估。评估内容包括价格、质量、交货期、售后服务等方面，并根据公司实际需求和采购策略，确定各评估因素的权重。2.价格评估：对比各供应商的报价，分析价格差异原因，评估价格的合理性。在保证质量的前提下，优先选择价格较低的供应商。3.质量评估：参考供应商的产品质量历史记录、质量认证情况、样品检测结果等，评估其产品质量是否符合公司要求。对于质量要求较高且关键的原材料，必要时可要求供应商提供样品进行检测。4.交货期评估：根据需求部门的预计到货时间，评估各供应商的交货期是否能够满足生产需要，并考虑供应商的生产能力、运输能力等因素，确保按时交货。5.售后服务评估：了解供应商的售后服务承诺和能力，包括产品退换货政策、维修保养服务、技术支持等方面，评估其售后服务是否能够满足公司需求。6.综合考虑以上评估因素，采购部门形成评估报告，推荐最优供应商，并提交至采购部门负责人审核。采购部门负责人根据评估报告，做出最终的采购决策。（六）合同签订与执行1.采购决策确定后，采购部门与选定的供应商签订采购合同。合同应明确双方的权利和义务，包括原材料规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。2.在合同执行过程中，采购部门应跟踪供应商的交货情况，及时与供应商沟通协调解决出现的问题。如因供应商原因导致交货延迟、质量问题等，采购部门应按照合同约定追究其违约责任。3.需求部门应根据生产计划安排，及时接收和检验原材料。如发现原材料存在质量问题或数量不符等情况，应及时通知采购部门，采购部门负责与供应商协商解决。三、询价管理（一）询价人员职责1.负责按照询价流程开展询价工作，确保询价过程的规范、准确、及时。2.收集、整理和分析供应商报价信息，为采购决策提供依据。3.与供应商保持良好沟通，了解市场动态和供应商情况，维护公司与供应商的合作关系。4.对询价过程中出现的问题及时向上级汇报，并提出合理的解决方案。（二）询价记录与档案管理1.询价人员应做好询价记录，详细记录询价过程中的各项信息，包括询价函发送时间、供应商回复情况、报价明细、评估过程及结果等。询价记录应妥善保存，以备查阅。2.采购部门应建立采购询价档案，将每次询价活动的相关资料进行归档管理。档案内容包括采购申请表、询价函、供应商报价单、评估报告、采购合同等文件。采购询价档案应按照时间顺序和项目类别进行分类整理，便于查询和追溯。（三）监督与审计1.公司内部审计部门负责对采购询价活动进行监督审计，定期检查询价流程的执行情况和采购决策的合理性，并对发现的问题提出整改意见。2.公司设立举报邮箱和电话，接受员工对采购询价过程中违规行为的举报。对于举报内容，审计部门应及时进行调查核实，如发现违规行为，将依法依规追究相关人员的责任。四、供应商管理（一）供应商选择标准1.具有合法经营资质，具备良好的商业信誉和财务状况。2.生产能力和技术水平能够满足公司对原材料的质量和数量要求。3.产品质量稳定可靠，通过相关质量认证，具有完善的质量控制体系。4.价格合理，具有较强的成本竞争力。5.交货期能够满足公司生产计划安排，具备良好的物流配送能力。6.售后服务良好，能够及时响应公司需求，解决产品质量和使用过程中出现的问题。(二)供应商开发与评估1.采购部门根据公司生产需求和供应商选择标准，积极开发新的供应商。对于潜在供应商，采购部门可以通过市场调研、行业推荐、供应商自荐等方式获取相关信息，并对其进行初步筛选和考察。2.对初步筛选合格的供应商，采购部门组织相关人员进行实地考察。考察内容包括供应商的生产现场、质量管理体系运行情况、生产设备状况以及人员配置等方面，了解其实际生产能力和管理水平。3.采购部门对考察合格的供应商进行试用评估。在试用期间，采购部门密切关注供应商提供的原材料质量、交货期、售后服务等情况，并根据实际使用效果进行评估打分。试用评估合格的供应商纳入公司合格供应商名录，作为后续采购的选择对象。4.采购部门定期对供应商进行综合评估，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务、合作配合度等方面。根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商(A级)、良好供应商(B级)和一般供应商(C级)。对于评估结果较差的供应商，采购部门应及时与其沟通，要求其限期整改，如整改后仍不符合要求，应暂停或终止与其合作。（三）供应商激励措施1.对于优秀供应商(A级)，公司在采购订单分配、付款方式、合作项目等方面给予优先考虑和支持，如增加采购量、缩短付款周期、优先参与公司新产品开发项目等。2.定期评选优秀供应商，并给予表彰和奖励，如颁发荣誉证书奖金、奖品等，激励供应商不断提高产品质量和服务水平。3.与供应商建立长期稳定的合作关系，共同开展技术研发、质量