甘肃省机关工会采购制度

PAGE甘肃省机关工会采购制度一、总则（一）目的为规范甘肃省机关工会采购行为，加强采购管理，提高采购资金使用效益，保障工会各项工作的顺利开展，依据相关法律法规和行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于甘肃省机关工会及所属各部门、各基层工会在开展各类活动、购置物资、服务采购等方面的采购活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购活动合法合规。2.公开透明原则：采购过程应公开、公正、透明，接受各方监督。3.公平竞争原则：营造公平竞争的市场环境，促进供应商之间的良性竞争。4.诚实信用原则：采购各方应诚实守信，履行各自的权利和义务。二、采购组织与职责（一）采购决策机构甘肃省机关工会委员会是采购活动的决策机构，负责审议采购计划、采购预算、采购方式、采购合同等重大事项。（二）采购执行部门机关工会指定专门的部门或人员作为采购执行部门，具体负责采购活动的组织实施，包括采购需求调研、采购文件编制、采购流程执行、供应商管理等工作。(三)监督部门设立专门的监督小组，由机关工会相关人员和职工代表组成，负责对采购活动全过程进行监督，确保采购活动符合规定要求。三、采购预算管理（一）预算编制1.采购执行部门应根据工会年度工作计划和实际需求，编制采购预算草案。2.采购预算草案应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、资金来源等内容，并详细说明采购项目的必要性和可行性。3.采购预算草案经财务部门审核后，报机关工会委员会审议通过。（二）预算执行1.采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得超预算采购。2.如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定程序报机关工会委员会审批。（三）预算监督1.财务部门负责对采购预算执行情况进行监督检查，定期向机关工会委员会报告预算执行情况。2.监督小组应加强对采购预算执行情况的监督，发现问题及时督促整改。四、采购需求管理（一）需求调研1.采购执行部门应在采购活动开展前，深入了解各部门、各基层工会的实际需求，进行充分的需求调研。2.需求调研可通过问卷调查、实地走访、座谈会等方式进行，广泛征求意见和建议，确保采购需求的准确性和合理性。（二）需求论证1.对于重大采购项目，采购执行部门应组织相关专家或专业人员进行需求论证，对采购需求的必要性、可行性、合理性等进行评估。2.需求论证报告应作为采购文件编制的重要依据。（三）需求变更1.在采购过程中，如因特殊情况需要变更采购需求，采购执行部门应提出书面申请，说明变更原因、变更内容及对采购项目的影响。2.采购需求变更申请经机关工会委员会批准后，采购执行部门应及时调整采购文件和采购流程。五、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应采用公开招标方式进行采购。公开招标数额标准按照国家和甘肃省有关规定执行。3.采用公开招标方式采购的，采购执行部门应按照规定程序发布招标公告，编制招标文件，组织开标、评标、定标等活动。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式采购的,采购执行部门应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商谈判采购方式。2.符合下列情形之一采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.采用竞争性谈判方式采购的，采购执行部门应成立谈判小组，与供应商进行谈判，并根据谈判结果确定成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式的，采购执行部门应组织相关人员进行论证，并报机关工会委员会批准。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采用询价方式采购的，采购执行部门应向不少于三家的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。采购执行部门根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。六、采购文件编制（一）采购文件内容采购文件应包括采购公告（招标公告、投标邀请书等）、采购需求、采购预算、采购方式、采购程序、评标标准、合同条款等内容。（二）采购文件编制要求1.采购文件应符合法律法规和行业标准的要求，明确采购项目的各项要求和条件。2.采购文件应语言规范、表述清晰准确，避免产生歧义。3.采购文件应根据不同的采购方式和采购项目特点进行编制，确保采购文件的针对性和有效性。（三）采购文件审核采购文件编制完成后，应报采购执行部门负责人审核，审核通过后报机关工会委员会备案。七、采购程序（一）采购申请各部门、各基层工会根据工作需要，填写采购申请表，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购理由等内容，并提交采购执行部门。（二）采购审批采购执行部门收到采购申请表后，进行初步审核，提出审核意见。审核通过后，报机关工会委员会审批。机关工会委员会根据采购预算、采购需求等情况进行审批，批准后下达采购任务。（三）采购实施1.采购执行部门根据批准的采购任务，按照规定的采购方式组织采购活动。2.采用公开招标、邀请招标方式采购的，采购执行部门应委托具有相应资质的招标代理机构进行招标活动。3.在采购过程中，采购执行部门应按照采购文件规定的程序和要求，组织开标、评标、谈判、询价等活动，并做好记录。（四）中标（成交）确定1.评标委员会或谈判小组、询价小组根据评标标准或谈判、询价结果，推荐中标（成交）候选人。2.采购执行部门根据推荐结果，确定中标（成交）供应商，并向其发出中标（成交）通知书。（五）合同签订1.采购执行部门应在中标（成交）通知书发出之日起三十日内，与中标（成交）供应商签订采购合同。2.采购合同应明确采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等内容。3.采购合同签订后报机关工会委员会备案。八、采购验收（一）验收组织采购项目完成后，采购执行部门应组织相关人员进行验收。验收人员应包括采购执行部门代表及相关技术人员、使用部门代表等。（二）验收标准验收应按照采购合同约定的质量标准、技术要求等进行，确保采购项目符合要求。（三）验收程序1.采购执行部门应提前通知供应商做好验收准备，并提供相关资料。2.验收人员对采购项目进行实地检查、测试、清点等，核实采购项目的数量、质量、规格型号等是否符合合同要求。3.验收合格的，验收人员应签署验收报告；验收不合格的，采购执行部门应要求供应商限期整改或退换货物，直至验收合格。九、采购付款（一）付款申请供应商按照采购合同约定完成交货或提供服务后，采购执行部门应及时办理付款申请手续。付款申请应附采购合同、验收报告、发票等相关资料。（二）付款审批采购执行部门将付款申请报财务部门审核，财务部门审核通过后报机关工会委员会审批。（三）付款执行机关工会委员会批准后，财务部门按照采购合同约定的付款方式和时间，及时支付采购款项。十、供应商管理（一）供应商准入1.采购执行部门应建立供应商准入制度，明确供应商的资格条件和准入程序。2.供应商应具备合法经营资格、良好的商业信誉、较强的经济实力和售后服务能力等。3.采购执行部门对申请准入的供应商进行资格审查，审查合格的纳入供应商库管理。（二）供应商评价1.采购执行部门应定期对供应商的供货质量、交货期服务等进行评价。2.评价方式可包括问卷调查用户反馈、实地考察等。3.根据评价结果，对供应商进行分类管理，对表现优秀的供应商给予奖励，对表现不佳的供应商进行警告或淘汰。（三）供应商投诉处理1.供应商对采购活动有异议的，可以向采购执行部门提出投诉。2.采购执行部门应及时受理供应商投诉，并进行调查核实处理。3.处理结果应及时反馈给供应商，并报机关工会委员会备案。十一、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目申请文件、采购预算文件、采购文件、采购合同、验收报告、付款凭证等相关资料。（二）档案整理采购执行部门应在采购项目完成后，及时对采购档案进行整理、归档，确保档案资料的完整性和准确性。（三）档案保管采购档案应按照规定的保管期限进行保管，保管期限届满后，按照相关规定进行销毁。十二、监督与检查（一）内部监督1.监督小组应定期对采购活动进行监督检查，重点检查采购程序是否合规、采购文件是否规范、采购合同是否履行等。2.财务部门应加强对采购资金使用的监督，确保资金使用安全、合理、有效。（二）外部监督接受上级工会、审计部门、纪检监察部门等的监督检查，对发现的问题