现金及采购报销制度

PAGE现金及采购报销制度一、总则（一）目的本制度旨在规范公司现金及采购报销流程，加强财务管理，确保公司资金的安全、合理使用，提高工作效率，保障公司各项业务的顺利开展。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工在日常工作中涉及的现金收付及与采购相关的费用报销事项。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和相关财经制度，确保现金及采购报销业务的合规性。2.真实性原则：各项现金收支和采购报销业务必须真实发生，凭证及相关资料应真实、准确、完整。3.合理性原则：费用支出应符合公司业务实际需要，具有合理性和必要性。4.审批原则：所有现金及采购报销业务必须经过规定的审批流程，未经审批不得办理。二、现金管理（一）现金使用范围1.支付给职工个人的工资、奖金、津贴、福利费等。2.支付给不能转账结算的单位或个人的劳务报酬及其他款项。3.根据国家规定颁发给个人的科学技术、文化艺术、体育等各种奖金。4.出差人员必须随身携带的差旅费。5.结算起点（1000元）以下的零星支出。6.中国人民银行确定需要支付现金的其他支出。（二）现金收付规定1.现金收入应于当日送存开户银行，如当日送存确有困难，由开户银行确定送存时间。2.支付现金，可以从本单位库存现金限额中支付或者从开户银行提取，不得从本单位的现金收入中直接支付（即坐支）。因特殊情况需要坐支现金的，应当事先报经开户银行审查批准，由开户银行核定坐支范围和限额。坐支单位应当定期向开户银行报送坐支金额和使用情况。3..从开户银行提取现金，应当写明用途，由本单位财会部门负责人签字盖章，经开户银行审核后，予以支付现金（三）现金库存限额公司根据实际需要，核定现金库存限额，一般以不超过3天的日常零星开支所需的现金为限，并报开户银行备案。超过库存限额部分应及时送存银行。（四）现金盘点1.财务部门应定期对库存现金进行盘点，确保账实相符。盘点工作由出纳人员以外的其他财务人员负责。2.现金盘点应编制现金盘点表，记录盘点日期、现金账面余额、实际盘点金额、盘盈或盘亏金额及原因等内容。如发现账实不符，应及时查明原因，并按规定进行处理。三、采购报销管理（一）采购流程1.采购申请：各部门根据业务需要，填写采购申请表，详细注明采购物品或服务的名称、规格、数量、预算金额、预计采购时间等信息，并提交部门负责人审批。2.采购审批：部门负责人对采购申请进行审核，确认采购的必要性和合理性后，签字批准。如采购金额超过部门预算或一定额度（具体额度根据公司规定确定），需报上级领导审批。3.采购执行：采购部门根据批准的采购申请，选择合适供应商进行采购。采购过程中应遵循公平、公正、公开原则，确保采购物品或服务的质量和价格合理。4.验收：采购物品到货后，由采购申请部门组织验收。验收人员应按照采购合同或相关标准，对采购物品的数量、规格、质量等进行仔细核对，确保与采购申请一致。验收合格后，验收人员在验收单上签字确认。（二）报销凭证要求1.发票：采购报销必须取得合法有效的发票。发票应具备以下要素：发票联、发票代码、发票号码、开票日期、购买方名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号、销售方名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号、货物或应税劳务、服务名称、规格型号、单位、数量、单价、金额、税率、税额、价税合计等。发票应加盖销售方发票专用章。2.其他凭证：除发票外，根据业务需要可能还需提供其他相关凭证，如采购合同、验收单、入库单、运输发票等辅助证明材料。这些凭证应与发票相互印证，共同证明采购业务的真实性和合法性。（三）报销审批流程1.报销人整理报销凭证：采购业务完成后，报销人应及时整理相关报销凭证，确保凭证齐全、完整，并按照公司规定的格式粘贴在报销单上。2.部门负责人审核：报销人将填写完整的报销单及相关凭证提交至部门负责人。部门负责人对报销事项进行审核，确认费用支出与本部门业务相关且合理后，签字批准。3.财务审核：报销单及凭证流转至财务部门。财务人员对报销凭证的真实性、合法性、完整性进行审核，重点审核发票的真伪、内容是否符合要求、报销金额是否与合同或申请一致等。如发现问题，财务人员有权要求报销人补充或更正凭证。审核通过后，财务人员签字确认。4.领导审批：财务审核通过的报销单，根据公司规定的审批权限，提交相应领导审批。审批金额权限根据公司层级和业务性质设定，如一般费用由部门负责人和财务负责人审批，重大采购支出可能需总经理或董事长审批。领导审批同意后，在报销单上签字。(四)报销支付方式1.银行转账：对于符合公司规定的采购报销金额，原则上采用银行转账方式支付给报销人。财务部门根据领导审批后的报销单，将报销款项转入报销人提供的银行账户。2.现金支付：如因特殊情况需要采用现金支付的，应严格按照现金管理规定执行。现金支付金额应符合结算起点以下的规定，并经财务负责人特别批准。支付现金时，报销人应在报销单上签字确认。四、特殊情况处理（一）预付款项1.因业务需要提前支付款项的，由采购部门填写预付款申请表，注明预付款原因、金额、预计到货时间等信息，并按照采购审批流程进行审批。2.预付款项应严格控制，原则上不得超过合同总金额的一定比例（具体比例根据公司规定确定）。财务部门在支付预付款后，应跟踪款项使用情况，确保预付款项用于约定的采购业务，并及时督促采购部门取得相关发票及报销凭证。3.如因供应商原因导致采购业务无法正常进行，需要收回预付款项时，采购部门应及时与供应商协商解决，并将相关情况通知财务部门。财务部门根据协商结果办理预付款项的收回手续。（二）采购退货及折让1.发生采购退货时，采购部门应及时与供应商沟通协调，办理退货手续。退货完成后，采购部门应取得供应商开具的退货证明或红字发票等相关凭证，并将其提交给财务部门。2..对于采购折让事项，采购部门应与供应商协商确定折让金额及方式，并取得供应商出具的折让证明或调整后的发票等凭证。财务部门根据相关凭证调整采购成本及应付账款金额。3.采购退货及折让涉及的款项调整，应按照公司财务制度规定进行账务处理，并相应调整报销金额或预付款项等。（三）紧急采购1.因紧急业务需要无法按照正常采购流程进行采购的，由需求部门填写紧急采购申请表，详细说明紧急采购的原因、物品或服务的紧急程度、预计采购金额等情况，并经部门负责人及上级领导特批。2.紧急采购完成后，采购部门应尽快按照正常采购报销流程办理报销手续，同时提供相关证明材料说明紧急采购情形。财务部门在审核时，应重点关注紧急采购的必要性和合理性，确保符合公司利益。五、监督与检查（一）内部审计监督公司内部审计部门定期对现金及采购报销业务进行审计监督，检查制度执行情况、财务收支的真实性、合法性和合规性。审计人员有权查阅相关凭证、账目、报表等资料，向有关人员询问情况，对发现的问题提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）财务部门日常监督财务部门负责对现金及采购报销业务进行日常审核和监督。财务人员应严格按照制度规定审核报销凭证，对不符合要求的凭证及时退回并要求补充或更正。同时，定期对现金库存、采购业务执行情况等进行检查，确保财务管理工作规范有序。（三）违规处理1.对于违反本制度规定的现金及采购报销行为，公司将视情节轻重给予相应处罚。处罚措施包括但不限于警告、罚款、责令改正、辞退等。2.如因违规行为给公司造成经济损失的，违规人员应承担相应赔偿责任。构成犯罪的，将依法移交司法机关