环境卫生整治采购制度

PAGE环境卫生整治采购制度一、总则（一）目的为加强公司环境卫生整治采购工作的管理，规范采购行为，确保采购活动合法、合规、有序进行，提高采购资金使用效益，保障环境卫生整治工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司范围内环境卫生整治所需物资、设备、服务等采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正的原则，对待所有供应商，不得偏袒任何一方。3.公开透明原则：采购信息应公开透明，确保供应商能够充分了解采购需求和程序，参与公平竞争。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购资金使用效益。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司成立环境卫生整治采购领导小组，由公司领导、相关部门负责人等组成。负责审议采购计划、采购预算、采购方式、采购合同等重大采购事项，做出采购决策。（二）采购执行部门公司指定[具体部门名称]作为环境卫生整治采购的执行部门，负责采购活动的具体组织实施。其主要职责包括：1.根据公司环境卫生整治工作需求，编制采购计划和采购预算。2.收集、整理采购需求信息，进行市场调研，选择合适的供应商。3.组织采购谈判、招标、询价等采购活动，起草采购合同。4.负责采购合同的签订、履行、验收等工作，处理采购过程中的相关问题。5.建立采购档案，妥善保管采购文件、合同等资料。（三）其他相关部门职责1.需求部门：提出环境卫生整治物资、设备、服务等具体需求，配合采购执行部门进行采购需求的确认和验收工作。2.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的支付，对采购活动进行财务核算和审计。3.质量监督部门：参与采购物资、设备的验收工作，对采购质量进行监督检查。三、采购计划与预算管理（一）采购计划编制1.采购执行部门应根据公司环境卫生整治工作的年度计划和实际需求，于每年[具体时间]前编制下一年度的采购计划。采购计划应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容。2.采购计划编制过程中，采购执行部门应充分征求需求部门、财务部门等相关部门的意见，确保采购计划的合理性和可行性。3.采购计划经采购领导小组审议通过后，报公司领导批准实施。（二）采购预算管理1.采购执行部门应根据采购计划编制采购预算，采购预算应详细列出各项采购项目的预计费用，包括物资采购费用、设备购置费用、服务费用等。2.采购预算编制完成后，应提交财务部门进行审核。财务部门应根据公司财务状况和资金安排，对采购预算进行审核，确保采购预算的合理性和准确性。3.采购预算经公司领导批准后，作为采购活动的控制依据。采购执行部门应严格按照采购预算进行采购，不得超预算采购。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照公司预算调整程序进行审批。四、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，应当采用公开招标方式：采购货物、服务等单项或批量金额达到[具体金额标准]以上。采购项目技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.采用公开招标方式采购的，采购执行部门应按照以下程序进行：（以下内容可根据实际情况进一步细化）编制招标文件。招标文件应包括招标公告、投标人须知、采购需求、评标标准、合同条款等内容。发布招标公告。招标公告应在指定的媒体上发布，公告内容应包括采购项目名称、采购内容、采购预算、投标人资格要求、投标截止时间、开标时间及地点等。发售招标文件。向潜在投标人发售招标文件，并收取招标文件工本费。组织开标、评标。按照招标文件规定的时间和地点组织开标、评标活动，评标委员会由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，负责对投标文件进行评审，推荐中标候选人。确定中标供应商。采购人根据评标委员会的推荐意见，确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。签订采购合同。中标供应商应在中标通知书发出之日起[具体时间]内，与采购人签订采购合同。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值比例过大的。3.采用邀请招标方式采购前，采购执行部门应通过发布公告、从省级以上财政部门建立的供应商库中随机抽取等方式，选择不少于[具体数量]家符合相应资格条件的供应商，并向其发出投标邀请书。投标邀请书的内容与招标文件的要求一致。其他招标程序与公开招标方式相同。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的多家供应商分别进行谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.采用竞争性谈判方式采购的，采购执行部门应按照以下程序进行：（以下内容可根据实际情况进一步细化）成立谈判小组。谈判小组由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为三人以上单数，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。制定谈判文件。谈判文件应明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。确定邀请参加谈判的供应商名单。从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于[具体数量]家供应商参加谈判，并向其发出谈判邀请书。组织谈判。谈判小组与供应商分别进行谈判，在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应以书面形式通知所有参加谈判的供应商。确定成交供应商。谈判结束后，谈判小组应要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出推荐的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。签订采购合同。成交供应商应在成交通知书发出之日起[具体时间]内，与采购人签订采购合同。（四）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采用询价方式采购的，采购执行部门应按照以下程序进行：（以下内容可根据实际情况进一步细化）成立询价小组。询价小组由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为三人以上单数，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。确定被询价的供应商名单。从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于[具体数量]家供应商，并向其发出询价通知书让其报价。询价。询价小组要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格。确定成交供应商。采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交供应商。签订采购合同。成交供应商应在成交通知书发出之日起[具体时间]内，与采购人签订采购合同。（五）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式采购的，采购执行部门应按照以下程序进行：（以下内容可根据实际情况进一步细化）成立采购小组。采购小组由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为三人以上单数，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。进行市场调研。采购小组对拟采购的项目进行市场调研，了解市场上是否存在其他可替代的供应商和产品。说明理由。采购执行部门应向采购领导小组说明采用单一来源采购方式的理由，并提供相关证明材料。批准。采购领导小组对采购执行部门提交的采用单一来源采购方式的申请进行审议，如审议通过，报公司领导批准。确定供应商。采购执行部门与唯一供应商进行谈判，商定价格、条件和合同条款，确定成交供应商。签订采购合同。成交供应商应在成交通知书发出之日起[具体时间]内，与采购人签订采购合同。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应在中标通知书发出之日起[具体时间]内签订。采购执行部门应按照招标文件、投标文件及谈判结果等，起草采购合同文本，明确双方的权利和义务。2.采购合同文本应包括合同标的、数量、质量、价格、交货时间、交货地点及方式、付款方式、违约责任等主要条款。合同条款应符合法律法规及行业标准的要求，确保合同的合法性和有效性。3.采购合同签订前，采购执行部门应将合同文本提交财务部门、法律部门等相关部门进行审核。审核通过后，由公司法定代表人或授权代表签字并加盖公司公章。（二）合同履行1.采购合同签订后，采购执行部门应及时将合同副本分发给需求部门、财务部门等相关部门，明确各部门在合同履行过程中的职责。2.采购执行部门应按照合同约定，跟踪供应商的供货进度，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。需求部门应配合采购执行部门做好验收等工作，确保采购物资、设备、服务等符合合同要求。3.供应商应按照合同约定的时间、地点、方式等履行交货义务，并提供相关的质量证明文件。如供应商未能按时履行合同义务，采购执行部门应按照合同约定追究其违约责任。（三）合同变更与解除1.在合同履行过程中，如因特殊原因需要变更合同条款，采购执行部门应与供应商协商一致，并签订书面的合同变更协议。合同变更协议应作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。2.如因不可抗力或其他法定事由需要解除合同，采购执行部门应及时通知供应商，并按照合同约定及法律法规的要求办理相关手续。解除合同后，双方应按照合同约定及法律法规的规定，处理善后事宜。（四）合同验收1.采购物资、设备、服务等到货后，需求部门应按照合同约定及相关标准进行验收。验收内容包括数量、质量、规格型号、性能指标等方面。2.验收合格后，需求部门应出具验收报告。验收报告应包括验收项目、验收标准、验收结果等内容，并由验收人员签字确认。如验收不合格，需求部门应及时通知采购执行部门，采购执行部门应与供应商协商解决，直至达到合同要求。3.采购执行部门应将验收报告作为支付货款的依据之一。对于验收合格的采购项目，财务部门应按照合同约定及时支付货款。六、采购监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对环境卫生整治采购活动进行审计监督，检查采购程序是否合规、采购合同是否履行、采购资金使用是否合理等。2.采购执行部门应建立健全内部监督机制，加强对采购人员的管理和监督，防止采购过程中的违规行为。采购人员应严格遵守采购制度和工作纪律，不得接受供应商的贿赂或其他不正当利益。3.公司其他部门有权对采购活动进行监督，如发现采购过程中存在问题，应及时向采购执行部门或公司领导反映。（二）外部监督1.公司应积极接受政府相关部门的监督检查，配合做好政府采购信息公开等工作。2.对于涉及公共利益的环境卫生整治采购项目，应按照相关规定进行公示，接受社会公众的监督。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购计划、采购预算、采购文件（招标文件、投标文件、谈判文件、询价通知书等）、采购合同、验收报告、付款凭证等与采购活动相关