物资采购询价报价制度

PAGE物资采购询价报价制度一、总则（一）目的为规范公司物资采购询价报价行为，确保采购过程的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证物资质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有物资采购项目的询价报价活动，包括但不限于原材料、设备、办公用品、劳保用品等各类物资的采购。（三）基本原则1.合法性原则：物资采购询价报价活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：在询价报价过程中，应平等对待所有供应商，不得偏袒任何一方，保证采购信息公开透明，竞争环境公平公正。3.效益原则：通过合理的询价报价流程，选择性价比最优的供应商，实现采购成本的有效控制，提高公司经济效益。4.诚信原则：参与询价报价的各方应诚实守信，如实提供相关信息，不得隐瞒或虚报重要事项。二、询价报价流程（一）采购申请1.各部门根据实际工作需要，填写物资采购申请表，详细注明所需物资的名称、规格型号、数量、技术要求、预计到货时间等信息。2.采购申请表需经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）询价准备1.采购部门接到采购申请后，对物资需求进行初步评估，确定采购方式（询价采购、招标采购等）。2.根据物资特点和采购要求，收集潜在供应商信息，建立供应商名录。供应商应具备合法经营资质、良好的商业信誉、较强的生产供应能力和质量保证能力。3.采购人员制定询价文件，询价文件应包含以下内容：物资采购需求明细，包括名称、规格型号、数量、技术要求等。报价要求，明确报价方式（含税价、不含税价等）、报价有效期、交货地点、交货期等。供应商资质要求，如营业执照、税务登记证、生产许可证、产品质量认证等相关证明文件。其他要求，如售后服务承诺、付款方式等。（三）询价发出1.采购人员通过邮件、传真、电话等方式向潜在供应商发送询价文件，并告知询价截止时间。2.在询价过程中，采购人员应保持与供应商的沟通，解答供应商的疑问，确保供应商准确理解询价文件要求。（四）报价接收1.供应商应在询价截止时间前，将密封好的报价文件送达采购部门或按照指定方式提交报价信息。2.采购人员对收到的报价文件进行登记，检查报价文件的完整性和密封性，确保报价文件符合要求。（五）报价评审1.采购部门组织相关人员（如技术专家、质量管理人员、财务人员等）组成评审小组，对供应商的报价进行评审。2.评审小组根据询价文件要求，对供应商的报价、产品质量、交货期、售后服务等方面进行综合评估。报价评估：比较各供应商的报价，分析价格的合理性，判断是否存在明显的价格差异。质量评估：审查供应商提供的产品质量证明文件，必要时可要求供应商提供样品进行检验或实地考察供应商的生产现场，评估产品质量是否符合要求。交货期评估：根据采购申请中的预计到货时间，评估各供应商的交货期承诺是否能够满足公司需求，是否具有可靠性。售后服务评估：考察供应商的售后服务承诺，包括维修、保养、退换货等方面的服务内容和响应时间，判断售后服务是否完善。3.评审小组按照评审标准对各供应商进行打分或排序，推荐最优供应商。评审标准应根据采购项目的特点和公司需求制定，确保评审结果客观公正。（六）确定供应商1.采购部门根据评审小组的推荐意见，确定最终供应商，并将采购结果通知相关部门。2.如对评审结果有异议，采购部门应组织重新评审或进一步调查核实，确保采购决策的准确性。（七）合同签订1.采购部门与确定的供应商签订物资采购合同，合同应明确双方的权利和义务，包括物资规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。2.合同签订前，采购部门应将合同草本提交至法务部门进行审核，确保合同内容合法合规，避免法律风险。3.合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。三、询价报价管理（一）询价文件管理1.采购部门负责询价文件的编制、审核和存档工作。询价文件应妥善保管，以备查阅。2.每次询价结束后，采购人员应及时对询价文件进行整理，将相关资料归档保存，保存期限应符合公司档案管理规定。（二）报价文件管理1.采购人员对供应商提交的报价文件进行分类整理，建立报价档案。报价档案应包括报价文件、供应商资质证明文件、评审记录等相关资料。2.报价档案应按照项目名称、供应商名称等进行分类存放，便于查询和管理。（三）供应商管理1.采购部门定期对供应商进行评估和考核，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。2.根据供应商评估结果，对表现优秀的供应商给予奖励或优先合作机会，对表现不佳的供应商进行警告、整改或淘汰处理。3.建立供应商信息动态管理机制，及时更新供应商名录，确保供应商信息的准确性和有效性。（四）价格管理1.采购部门定期收集市场价格信息，分析物资价格走势，为询价报价提供参考依据。2.在采购过程中，如发现市场价格波动较大或供应商报价异常，采购部门应及时进行调查核实，采取相应的措施调整采购价格或重新选择供应商。3.公司鼓励采购人员通过与供应商谈判、招标等方式争取更优惠的采购价格，但不得违反公司规定和法律法规。四、监督与检查（一）内部监督1.审计部门：定期对物资采购询价报价活动进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购决策是否合理、采购成本是否控制在预算范围内等。2.纪检部门：对采购过程中的违规违纪行为进行调查处理，确保采购人员廉洁自律，维护公司利益。（二）外部监督1.接受供应商和社会公众的监督，如发现采购过程中存在不公平、不公正等问题，供应商或其他相关方有权向公司提出投诉或举报。2.公司应设立专门的投诉举报渠道，及时受理和处理投诉举报事项，并将处理结果反馈给投诉举报人。（三）检查与整改1.定期对询价报价制度的执行情况进行检查，发现问题及时整改。检查内容包括询价文件的编制与发放、报价文件的接收与评审、合同签订与履行等环节。2.根据检查结果，对制度执行过程中存在的问题进行分析总结，及时修订和完善询价报价制度，提高制度的科学性和有效性。五、责任追究（一）违规行为界定1.在物资采购询价报价过程中，存在以下行为之一的，视为违规行为：未按照规定流程进行询价报价，擅自简化或省略必要环节。与供应商串通，泄露询价报价信息，谋取不正当利益。收受供应商贿赂或其他不正当利益，影响采购决策。故意隐瞒或虚报重要信息，误导采购决策。违反法律法规或公司规定，签订显失公平的采购合同。其他违反询价报价制度的行为。（二）责任追究方式1.对于违规行为，公司将视情节轻重，给予相关责任人警告、罚款、降职、撤职等处分。2.如因违规行为给公司造成经济损失的，相关责任人应承担相应的赔偿责任。3.构成犯罪的，依法移送司法机关追究刑事责任。