物质采购询价制度

PAGE物质采购询价制度一、总则（一）目的为规范公司物质采购询价行为，确保采购过程公开、公平、公正，降低采购成本，提高采购效率，保证所采购物质的质量和适用性，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有物质采购询价活动，包括但不限于原材料、设备、办公用品、劳保用品等各类物资的采购。（三）基本原则1.合法性原则：采购询价活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，不偏袒、不歧视，为供应商提供公平竞争的机会。3.公开透明原则：采购询价过程及相关信息应保持公开透明，接受公司内部监督。4.效益原则：在保证物资质量的前提下，通过合理询价、比较，降低采购成本，提高公司经济效益。二、询价职责分工（一）采购部门1.负责组织实施物质采购询价工作，制定询价计划并按计划执行。2.收集、整理供应商信息，建立供应商数据库。3.向供应商发送询价函，接收并整理供应商报价及相关资料。4.对供应商报价进行初步分析和比较，筛选出潜在的合作供应商。5.组织相关人员与潜在供应商进行商务谈判，确定最终采购价格和合同条款。（二）需求部门1.根据实际工作需要，准确提出物质采购需求，包括物资名称、规格型号、数量、质量要求、交货时间等详细信息。2.协助采购部门对供应商提供的物资样品进行检验和评估，提供技术支持和质量反馈。3.参与采购合同的评审，对合同中涉及的技术条款、质量标准等提出意见和建议。（三）财务部门1.参与采购询价过程，从成本控制和财务风险角度提供专业意见。2.负责审核采购合同中的价格条款、付款方式等财务相关内容，确保符合公司财务规定。3.监督采购资金的支付情况，确保资金使用安全、合理。（四）审计部门1.对采购询价活动进行审计监督，检查采购程序是否合规、公正。2.审查采购合同的签订、执行情况，防止出现违规操作和利益输送。3.对采购过程中发现的问题提出审计意见和建议，督促相关部门进行整改。三、询价流程（一）需求提出1.各需求部门根据工作安排和实际需求，填写《物质采购申请表》，详细说明所需物资的名称、规格型号、数量、质量要求、预计使用时间、预算金额等信息，并经部门负责人审核签字后提交至采购部门。2.对于紧急采购需求，需求部门应在申请表中注明紧急原因，并提前与采购部门沟通协调。（二）询价准备1.采购部门接到《物质采购申请表》后，对需求信息进行整理和分析，确定采购物资的类别、特点及市场供应情况。2.根据采购物资的特点和采购金额大小，选择合适的询价方式，如公开询价、邀请询价等。3.采购人员从供应商数据库或通过市场调研等方式，收集不少于三家符合要求的潜在供应商信息，包括供应商名称、联系方式、经营范围、产品质量、价格水平、售后服务等方面情况。（三）询价实施1.采购人员向潜在供应商发送询价函，询价函应明确物资的名称、规格型号、数量、质量要求、交货时间、交货地点、报价要求等内容。询价函可采用书面形式或电子邮件形式发送。2.要求供应商在规定的时间内以书面形式或电子邮件回复报价，报价应包含物资单价、总价、交货期、付款方式、售后服务承诺等详细信息。3.对于重要物资或金额较大的采购项目，采购人员可要求供应商提供样品或产品资料，以便需求部门进行检验和评估。（四）报价评审1.采购人员对各供应商的报价进行收集、整理和初步分析，比较不同供应商的价格、质量、交货期、售后服务等方面情况。2.组织需求部门、财务部门等相关人员对供应商报价进行评审，评审内容包括但不限于：价格合理性：分析报价是否符合市场行情，是否在公司预算范围内。质量可靠性：评估供应商提供的物资质量是否满足需求部门要求。交货期及时性：审查供应商承诺的交货时间能否满足公司生产或工作需要。售后服务完善性：考察供应商的售后服务能力和承诺。3.根据评审结果，筛选出至少两家潜在的合作供应商，并形成《询价评审报告》，报告内容包括询价基本情况、各供应商报价及评审意见、推荐的合作供应商名单等。（五）商务谈判1.采购部门组织与推荐的合作供应商进行商务谈判，谈判人员应包括采购人员、需求部门代表、财务人员等相关人员。2.商务谈判主要围绕采购价格、交货期、付款方式、售后服务等条款进行协商，争取达成有利于公司的合作协议。谈判过程中应记录谈判要点和双方达成的共识。3.在谈判过程中，如发现供应商存在欺诈、隐瞒等不正当行为，应立即终止谈判，并采取相应措施。（六）合同签订1.根据商务谈判结果，采购部门起草采购合同，合同内容应明确物资名称、规格型号、数量、质量标准、价格、交货期、交货地点、付款方式、售后服务等条款，确保合同条款清晰、准确、合法。2.采购合同初稿提交需求部门、财务部门、审计部门等相关部门进行评审，各部门应从自身职责角度对合同条款进行审核，提出修改意见和建议。3.根据各部门评审意见，采购部门对合同进行修改完善后，提交公司领导审批。经公司领导批准后，由采购部门与供应商签订正式采购合同。四、询价管理（一）供应商管理1.建立供应商评估机制，定期对供应商进行评估，评估内容包括供应商的产品质量、交货期、价格水平、售后服务、诚信经营等方面情况。2.根据供应商评估结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。对于优秀供应商，在同等条件下给予优先合作机会；对于不合格供应商，及时淘汰并停止合作。3.加强与供应商的沟通与合作，定期召开供应商会议，反馈公司需求和意见，促进供应商不断改进产品质量和服务水平。（二）询价记录与档案管理1.采购部门应建立完善的询价记录档案，对每次询价活动的相关文件和资料进行整理归档，包括询价函、供应商报价、评审报告、谈判记录、采购合同等。2.询价记录档案应妥善保管，保存期限按照公司档案管理规定执行，以便日后查阅和审计。（三）监督与检查1.公司审计部门定期对采购询价活动进行审计监督，检查询价程序是否合规、公正，采购合同是否按照规定签订和执行。2.对于审计过程中发现的问题，审计部门应及时提出整改意见，并跟踪整改情况，确保采购询价活动规范有序进行。3.公司内部员工有权对采购询价活动中的违规行为进行举报，公司应设立举报渠道，并对举报内容进行及时调查和处理。五、询价相关纪律与责任追究（一）纪律要求1.参与采购询价活动的工作人员应严格遵守本制度规定，不得泄露询价过程中的商业机密和供应商信息。2.工作人员应秉持公正、公平、廉洁的原则开展工作，不得接受供应商的贿赂、回扣或其他不正当利益。3.在询价过程中，工作人员应客观、真实地记录和反馈相关信息，不得弄虚作假、隐瞒事实。（二）责任追究1.对于违反本制度规定的工作人员，公司将视情节轻重给予批评教育、警告、罚款、降职、撤职等处分；构成违法犯罪的，依法追究法律责任。2.因工作人员违规操作导致公司利益受损的，应承担相应的赔偿责任。