物品采购询价制度

PAGE物品采购询价制度一、总则（一）目的为规范公司物品采购询价行为，确保采购过程的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证所采购物品的质量和适用性，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门因工作需要进行的各类物品采购询价活动，包括但不限于办公用品、办公设备、生产物资、维修配件等。（三）基本原则1.合法性原则：采购询价活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，不偏袒任何一方，保证询价过程和结果的公平公正。3.公开透明原则：采购询价信息应在规定范围内公开，接受公司内部监督。4.效益原则：在保证物品质量的前提下，通过合理询价和比较，选择性价比最优的供应商，实现采购效益最大化。二、询价流程（一）采购申请1.各部门根据工作需要，填写《物品采购申请表》，详细注明所需物品的名称、规格、型号、数量、预算金额、预计到货时间等信息，并经部门负责人签字确认。2.对于金额较大或涉及重要项目的采购申请，需附上详细的采购需求说明和可行性分析报告，报公司分管领导审批。（二）询价准备1.采购部门接到经审批的《物品采购申请表》后，指定专人负责询价工作。2.询价人员通过多种渠道收集潜在供应商信息，包括但不限于供应商名录、行业网站、供应商推荐、市场调研等，建立供应商信息库。3.根据采购物品的特点和要求，从供应商信息库中筛选出至少三家符合条件的潜在供应商作为询价对象。（三）询价实施1.询价人员向选定的潜在供应商发出《询价函》，明确告知询价的物品名称、规格、型号、数量、质量要求、交货时间、交货地点、付款方式等详细信息，并要求供应商在规定时间内以书面形式回复报价。2.《询价函》应统一编号，并留存副本以备查。3.询价人员在收到供应商报价后，对报价内容进行认真审核，确保报价的完整性、准确性和可比性。如发现报价存在疑问或不明确之处，及时与供应商沟通核实。（四）报价比较与评估1.询价人员对各供应商的报价进行综合比较，分析报价的合理性和性价比。比较内容包括价格、质量、交货期、售后服务等方面。2.根据采购物品的重要性和特点，确定评估标准和权重。例如，对于办公用品采购，价格权重可占60%，质量权重占30%，交货期权重占10%；对于生产设备采购，质量权重可占50%，价格权重占40%，售后服务权重占10%等。3.按照评估标准和权重，对各供应商的报价进行量化评估，计算出综合得分。（五）供应商选择1.根据报价比较与评估结果，询价人员推荐得分最高的供应商作为首选供应商，得分次高的供应商作为备选供应商。2.将推荐的供应商名单及相关评估资料报采购部门负责人审核，采购部门负责人根据审核情况确定最终的供应商。3.对于金额较大或涉及重要项目的采购，采购部门负责人审核后，还需报公司分管领导或总经理审批。（六）合同签订1.采购部门与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物品名称、规格、型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、售后服务等条款。2.合同签订前，应进行合同条款的审核，确保合同内容符合法律法规要求和公司利益。审核通过后，由公司法定代表人或授权代表签字盖章。3.采购合同签订后，应及时将合同副本分发给相关部门，如财务部门、仓库管理部门等，以便各部门做好相应的准备工作。（七）采购验收1.物品到货前，采购部门应通知仓库管理部门和使用部门做好验收准备工作。2.物品到货时，仓库管理部门和使用部门按照采购合同要求对物品的数量、规格、型号、质量等进行验收。验收合格后，填写《物品验收单》，并由验收人员签字确认。3.如发现物品存在质量问题或与合同约定不符，采购部门应及时与供应商沟通协商解决。如协商不成，可根据合同约定采取相应的法律措施。（八）付款结算1.采购部门根据合同约定和验收情况，填写《付款申请单》，附上采购合同、验收单、发票等相关资料，报财务部门审核。2.财务部门对付款申请进行审核，审核无误后，按照公司财务制度办理付款手续。3.对于预付款项，应在合同中明确约定预付款的比例和支付条件，并严格按照合同执行。三、询价管理（一）询价人员职责1.负责采购询价活动的具体实施，包括收集供应商信息、发出询价函、接收报价、审核报价、比较评估报价等工作。2.确保询价过程的公开、公平、公正，遵守相关法律法规和公司制度，维护公司利益。3.及时向采购部门负责人汇报询价工作进展情况，提供准确的询价信息和评估建议。4.建立和维护供应商信息库，定期对供应商进行评估和更新。（二）供应商管理1.采购部门负责供应商的开发、选择、评估和管理工作。2.建立供应商准入制度，明确供应商的资质要求、信用标准、产品质量标准等，对新供应商进行严格的资格审查。3.定期对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务、信用状况等方面。根据评估结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予优先合作机会，对于表现不佳的供应商进行警告、整改或淘汰。4.与供应商保持良好的沟通与合作关系定期召开供应商会议，及时反馈公司的需求和意见，共同解决合作中出现的问题。（三）询价记录与档案管理1.询价人员应做好询价过程的记录工作，包括询价函、报价单、评估资料、合同等相关文件，确保记录的完整性和准确性。2.采购部门应建立询价档案管理制度，对询价记录进行分类整理、归档保存，以便查阅和追溯。询价档案的保存期限应符合公司档案管理规定。3.定期对询价档案进行清理和销毁，对于已过保存期限且无保留价值的档案，按照规定程序进行销毁处理。四、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门负责对物品采购询价活动进行定期审计和监督，检查询价过程是否符合规定程序，采购结果是否公平公正，采购成本是否合理等。2.采购部门应接受公司内部其他部门的监督，对于其他部门提出的质疑和意见，应及时进行调查和处理，并将处理结果反馈给相关部门。（二）违规处理1.对于在物品采购询价活动中违反本制度规定的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于警告、罚款、解除劳动合同等。2.如因违规行为给公司造成经济损失的，责任人应承担相应