物资采购定期询价制度

PAGE物资采购定期询价制度一、总则（一）目的为规范公司物资采购行为，确保采购物资的质量和性价比，降低采购成本，提高公司经济效益，特制定本定期询价制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有物资采购活动，包括但不限于原材料、设备、办公用品、劳保用品等。（三）基本原则1.合法性原则：物资采购活动必须遵守国家法律法规和相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：在询价过程中，应公平对待所有供应商，不得偏袒任何一方，确保询价结果公正合理。3.诚实守信原则：采购人员和供应商应诚实守信，如实提供相关信息，不得隐瞒或虚报重要事项。4.效益优先原则：在保证物资质量的前提下，优先选择性价比高的供应商和采购方案，以降低采购成本，提高公司经济效益。二、询价组织与职责（一）询价小组1.组成：询价小组由采购部门、使用部门、财务部门等相关人员组成，成员不少于三人。2.职责采购部门：负责组织询价工作，制定询价计划，收集供应商信息，发放询价文件，整理询价结果等。使用部门：根据实际需求，提供物资的规格、型号、技术要求等详细信息，参与询价过程，对询价结果进行评估。财务部门：参与询价工作，对采购成本进行核算和分析，提供财务方面的建议和支持。（二）采购人员职责1.负责与供应商沟通联系，确保询价文件的准确发放和及时回收。2.整理和分析询价结果，向询价小组汇报，并提出采购建议。3.协助签订采购合同，跟踪采购进度，确保物资按时、按质、按量供应。三、询价流程（一）询价计划制定1.采购部门根据公司物资需求计划和库存情况，制定询价计划，明确询价物资的名称、规格、型号、数量、预算金额、询价时间等。2.询价计划经采购部门负责人审核后，报公司分管领导批准。（二）供应商选择与信息收集1.采购人员根据询价物资的特点和要求，通过多种渠道选择潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商名录等。2.收集潜在供应商的基本信息，包括公司名称、地址、联系方式、经营范围、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等，并建立供应商信息库。（三）询价文件编制与发放1.采购人员根据询价物资的具体要求，编制询价文件，内容包括询价函、报价表、技术规格书、质量标准、交货期、售后服务承诺等。2.询价文件经采购部门负责人审核后，加盖公司公章，以书面或电子形式发放给潜在供应商。（四）询价文件接收与报价整理1.采购人员负责接收供应商的报价文件，并对报价文件进行初步审核，检查报价文件的完整性、准确性和合规性。2.对符合要求的报价文件进行整理，将供应商的报价信息录入电子表格，形成报价清单。（五）询价结果评估与比较1.询价小组对报价清单进行评估和比较，综合考虑物资质量、价格、交货期、售后服务等因素，确定中标供应商。2.评估过程中，可采用打分法、最低价法等方法进行评标，具体评标方法由询价小组根据实际情况确定。（六）采购决策与合同签订1.询价小组根据评估结果，提出采购决策建议，报公司分管领导批准。2.采购部门根据公司领导批准的采购决策，与中标供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。四、询价周期（一）定期询价1.对于常用物资，采购部门应每季度进行一次定期询价，更新供应商信息和价格水平。2.定期询价应提前制定计划，明确询价物资的范围、询价时间、询价方式等，并通知相关部门和供应商。（二）不定期询价1.在以下情况下，采购部门应进行不定期询价：市场价格波动较大，影响公司采购成本时。公司物资需求计划发生重大变化时。供应商出现重大质量问题或其他异常情况时。2.不定期询价应及时、准确地反映市场动态和公司实际需求，确保采购决策合理有效。五、价格管理（一）价格审核1.采购人员收到供应商报价后，应及时提交给财务部门进行价格审核。2.财务部门根据市场行情、历史采购价格、成本核算等因素对报价进行审核，确保采购价格合理。（二）价格调整1.在采购合同执行过程中，如遇市场价格波动较大，导致采购成本明显增加或减少时，采购部门应及时与供应商协商调整价格。2.价格调整应签订补充协议，明确调整后的价格、交货期、付款方式等条款，并报公司领导批准。（三）价格分析与控制1.采购部门应定期对采购价格进行分析，总结价格变化规律，为采购决策提供参考依据。2.通过与供应商谈判、招标、询价等方式，加强对采购价格的控制，确保采购成本在预算范围内。六、供应商管理（一）供应商评估1.采购部门应定期对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、价格水平、交货期、售后服务、企业信誉等方面。2.评估结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级，对于不合格供应商，应及时采取措施进行整改或淘汰。（二）供应商激励与约束1.建立供应商激励机制，对于表现优秀的供应商，给予一定的奖励，如优先采购、增加订单量、提供合作机会等。2.建立供应商约束机制对于违反合同约定、提供劣质产品或服务的供应商，应给予相应的处罚，如扣除货款、暂停合作、取消供应商资格等。（三）供应商信息更新与维护1.采购部门应及时更新供应商信息库，记录供应商的评估结果、合作情况、价格变化等信息。2.定期对供应商信息进行清理和维护，确保信息的准确性和完整性。七、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对物资采购定期询价制度的执行情况进行审计监督，检查询价流程是否规范、采购决策是否合理、价格管理是否严格等。2.对于发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改情况，确保制度的有效执行。（二）外部监督1.接受政府相关部门、行业协会等外部机构的监督检