煤矿采购询价制度

PAGE煤矿采购询价制度一、总则（一）目的为规范煤矿采购询价行为，确保采购过程公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证采购物资和服务符合煤矿生产经营需求，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于煤矿生产经营活动中所需物资、设备、服务等的采购询价工作。（三）基本原则1.合法性原则：采购询价活动必须遵守国家法律法规和行业标准，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，不偏袒、不歧视，保证询价过程和结果公平公正。3.公开透明原则：采购询价信息应及时、准确、完整地公开，接受内部监督和相关部门检查。4.效益原则：在保证物资质量和服务水平的前提下，通过合理询价降低采购成本，提高经济效益。二、询价流程（一）需求提出1.各部门根据煤矿生产计划、设备维护计划、安全设施建设等实际需求，填写《采购需求申请表》，详细说明所需物资或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、交货时间等内容。2.《采购需求申请表》经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）采购部门审核1.采购部门收到《采购需求申请表》后，对需求的合理性、必要性进行审核。审核内容包括：需求是否符合煤矿生产经营目标，是否有可替代的物资或服务，数量是否准确等。2.如发现需求不合理或存在问题，采购部门应及时与需求部门沟通，提出修改意见，直至需求明确、合理。（三）询价准备1.采购部门根据审核后的采购需求，收集相关物资或服务的市场信息，包括供应商名录、产品价格、质量标准、售后服务等。2.确定询价方式，可采用公开询价、邀请询价等方式。公开询价适用于采购金额较大、市场竞争充分的物资或服务；邀请询价适用于特定供应商能够提供满足需求的物资或服务，且采购金额相对较小的情况。3.编制询价文件，询价文件应包括询价函、采购需求明细、技术规格要求、报价要求、交货时间及地点、售后服务条款等内容。询价文件应清晰、准确，避免产生歧义。（四）询价发出1.公开询价时，采购部门通过公司内部网站、行业媒体、供应商平台等渠道发布询价公告，邀请符合条件的供应商参与报价。2.邀请询价时，采购部门向预先选定的供应商发送询价文件，明确告知询价的物资或服务内容、报价要求等事项。（五）供应商报价1.供应商收到询价文件后，应在规定的时间内按照询价文件要求进行报价。报价应包括物资或服务的单价、总价、交货期、售后服务承诺等内容。2.供应商应确保报价的真实性和准确性，不得虚报价格或提供虚假信息。（六）报价收集与整理1.采购部门负责收集供应商的报价文件，对报价进行整理和记录。记录内容包括供应商名称、报价日期、报价明细、交货期等。2.对供应商的报价进行初步审核，检查报价是否完整、符合询价文件要求，价格计算是否正确等。（七）比价与议价1.采购部门组织相关人员对各供应商的报价进行比价分析，综合考虑价格、质量、交货期、售后服务等因素，选择性价比最优的供应商。2.对于价格差异较大或存在疑问的报价，采购部门可与供应商进行议价，要求供应商对价格构成、成本因素等进行解释说明，并争取更优惠的价格。（八）确定供应商1.根据比价与议价结果，采购部门提出拟选定的供应商名单，报采购管理委员会审批。2.采购管理委员会对拟选定的供应商进行审核，重点审核供应商的资质、信誉、产品质量、价格合理性等方面。如审核通过，确定最终供应商；如审核不通过，采购部门应重新组织询价或调整供应商选择方案。（九）签订合同1.采购部门与确定的供应商签订采购合同，合同应明确双方的权利和义务，包括物资或服务的名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。2.合同签订前，应进行法律审核，确保合同符合法律法规要求，避免法律风险。（十）合同执行与跟踪1.采购部门负责跟踪采购合同执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量交付物资或提供服务。2.如发现供应商存在违约行为，采购部门应及时采取措施，追究供应商责任，要求供应商承担违约责任，如支付违约金、更换物资或服务等。三、询价管理（一）询价人员管理1.参与采购询价的人员应具备相关专业知识和工作经验，熟悉采购业务流程和市场行情。2.询价人员应严格遵守本制度规定，保守询价过程中的商业秘密，不得泄露供应商报价信息、采购需求等机密内容。3.定期对询价人员进行培训和考核，提高询价人员的业务水平和职业道德素质。（二）供应商管理1.建立供应商档案，对供应商的基本信息、资质证书、业绩表现、产品质量、价格水平、售后服务等情况进行详细记录。2.定期对供应商进行评估和考核，根据评估结果调整供应商名录，淘汰不合格供应商，引入优质供应商。3.与供应商保持良好的沟通与合作关系，建立供应商激励机制，鼓励供应商提高产品质量和服务水平，降低价格。（三）询价文件管理1.询价文件应妥善保管，建立询价文件档案，包括询价公告、询价函、供应商报价文件、比价分析记录、采购合同副本等。2.询价文件的保存期限应符合法律法规和公司档案管理规定，以便日后查阅和审计。（四）监督与审计1.建立采购询价监督机制，内部审计部门定期对采购询价活动进行审计，检查询价流程是否合规、采购决策是否合理、合同执行是否到位等。2.接受公司内部其他部门和员工的监督，对发现的问题及时进行整改，确保采购询价工作规范、透明。四、询价相关责任（一）采购部门责任1.负责采购询价工作的组织实施，确保询价流程符合本制度规定。2.对采购需求的合理性进行审核，提供准确的市场信息和询价建议。3.与供应商进行有效沟通，及时处理询价过程中的问题，签订并执行采购合同。4.对询价过程中的文件资料进行整理和归档，接受监督检查。（二）需求部门责任1.准确提出采购需求，确保需求内容清晰、合理、必要。2.配合采购部门进行询价工作，提供相关技术资料和需求说明。3.参与采购合同的评审，对合同执行情况进行跟踪和反馈。（三）供应商责任1.按照询价文件要求提供真实、准确的报价和产品信息。2.严格履行采购合同约定，按时、按质、按量交付物资或提供服务。3.接受采购部门的监督和管理，配合解决采购过程中出现的问题。（四）违规责任1.对于在采购询价过程中违反本制度规定的部门和个人，视情节轻重给予相应的纪律处分，包括警告、罚款、降职、辞退等。2.如因违规行为给公司造成经济损失的，应依法